档案网站检索查询功能的建设，本文主要内容关键词为：查询功能论文,档案论文,网站论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、档案检索查询功能亟待加强
在我国档案管理数字化的进程中，档案馆网站发展迅速，但很多都没有档案的检索功能，能够实现网上全文查询的更是寥寥无几。这一缺陷严重影响了档案馆网站的实用性，影响了馆藏档案信息资源的开发利用。网络所具有的互动性功能不能有效地发挥作用，使得档案馆网站的存在价值或多或少地打了折扣。
档案的检索查询功能是一个档案馆网站最有意义的存在价值。美国的国家档案馆网站(www.archives.gov)以及台湾的国立故宫博物院网站(www.npm.gov.tw/index-c.htm)，都具有较好的档案检索查询功能，很多做法都值得我们学习借鉴。
建设具有互动性功能的网站必须使用ASP、JSP、CGI、PHP、ASP.NET等动态服务器技术，使Web页在传送过程中能根据ASP等技术加以修改，然后发送给用户浏览器，实现网页的交互功能。目前使用较多的是ASP(Active Server Pages)，它是一种服务器端脚本环境，可用来创建动态交互式网页及Web应用程序。比较简单的方法是直接使用Dreamweaver MX可视化方式来编辑动态网页，运用嵌入式JavaScript语言和嵌入式ASP网页的编辑方法编辑服务器行为，进行数据库操作，这样，几乎不用编写任何程序代码就能开发出功能强大的网站应用程序。
有了Dreamweaver MX还无法创建动态网页，还必须建立一个适合动态网页的运行环境，这就是Web服务器环境和数据库运行环境。Web服务器可以选择比较简便的IIS，它是Windows XP目带的Web服务器程序，用它就可以把Windows XP模拟成网络服务器环境来运行。数据库可采用微软公司的Access2000，在其用户系统中有服务器应用程序所需要的驱动程序(Driver)。前者(IIS)是Web服务器环境，后者(Driver)是数据库运行环境。动态网页必须通过Web服务器中的服务器程序来对数据库的内容进行操作，服务器程序只有通过数据库驱动程序才能够处理数据库。
二、建立动态站点和数据库
利用Dreamweaver MX建立本地ASP站点，要求本地站点文件夹建立在IIS的WWW方式根目录下，否则，编辑好的ASP不能在本地机器上运行。IIS默认的根目录在系统盘../InetPub/wwwroot文件夹内，此文件夹内的所有文件都可以通过站点访问到。因此，本地站点文件夹要建立在../InetPub/wwwroot根目录下并用英文或汉语拼音命名，如“Record”。
在站点文件夹Record内一般需要建立以下ASP文件：
提交档案信息页——add.asp
操作成功页——ok.asp（或ok.htm）
用户密码登录页——passes.asp
登录失败页——sory.asp（或sory.htm）
档案信息浏览页——browse.asp
档案详细信息页——detail.asp
档案查询搜索页——search.asp
档案搜索结果页——result-a.asp、result-b.asp、result-c.asp、result-d.asp、result-e.asp
以上文件除了登录失败页和操作成功页外，都要以asp为扩展名，这样数据库程序才能正常执行。命名最好能够指明网页内容性质，一目了然。还应在网站根目录Record下建立一个文件夹（如rec）存放提交的源文件。
在利用高级方式定义站点时，在测试服务器的服务器模型选择栏下拉菜单中选择【ASP VBScript】，访问一栏下拉菜单中选择［本地／网络］，测试服务器文件夹一栏，通过打开右方的文件夹，找到并选择刚才建立在../InetPub/wwwroot根目录下的文件夹ecord加以确认便可以了。
Access数据库也要建立在本地站点文件夹record内。打开数据库Access，选中【空Access数据库】单选按钮，确定后弹出【文件新建数据库】对话框，命名（如dbl）后，在对话框窗口找到站点文件夹record，选择保存在record内。然后便可打开该数据库文件dbl，使用设计器创建表设计字段名称、数据类型及字段属性。
一个完善有效的档案信息数据库应包括：
1.编号。字段名称为id，数据类型为自动编号，字段属性对话框内索引栏设为“有（无重复）”。并设为主键。
2.题名。字段名称可为newstitel，数据类型为文本，字段属性对话框内字段大小设为“200”就足够了；必添字符设为“是”；允许空字符串设为“否”。
3.摘要。字段名称可为newscontent，数据类型为文本，字段属性对话框内字段大小设为最大“255”，以便能包含尽可能多的信息；考虑到有些文件不便作出摘要，必添字符设为“否”；允许空字符串设为“是”。
4.源文件链接。字段名称可为link，数据类型为超级链接，考虑到有些文件不一定要提供源文件，必添字符设为“否”；允许空字符串设为“是”。
5.内容。字段名称可为newstatail，数据类型为备注，备注最多为65,535个字符，一般文件是够用了。考虑到有些文件可通过源文件链接的方式提供，字段属性对话框内必添字符设为“否”；允许空字符串设为“是”。
6.主题词。字段名称可为word，数据类型为文本，字段属性对话框内字段大小设为最大“200”，考虑到有些文件可能没有主题词，必添字符设为“否”；允许空字符串设为“是”。
7.日期。字段名称可为newdata，数据类型为文本，字段属性对话框内字段大小设为“100”即可；文件一般都有日期，日期是检索的重要方面，因此必添字符设为“是”；允许空字符串设为“否”。
8.文号。字段名称可为number，数据类型为文本，字段属性对话框内宇段大小设为“50”即可；考虑到有些文件可能没有发文字号，必添字符设为“否”；允许空字符串设为“是”。
建立用户密码数据库简单多了，文件可命名为passes.mdb，只需设置用户名guest、密码pases以及自动编号id字段即可。需要注意的是用户名及密码数据类型均为文本；作为必填数据，必添字符设为“是”；允许空字符串设为“否”；密码字段大小可设置为“6”，即填入6位数字。
三、建立系统DSN
建立好数据库之后，还要设定系统的DSN（数据源名称），有了DSN，才能让网页知道数据库所在的位置以及数据库的相关属性，动态页面才能与数据库取得联系并对其进行操作。使用DSN的好处还有，如果移动数据库的位置或是换成其他类型的数据库，只要重新设定DSN即可，不需要修改原来使用的程序。
首先建立档案信息数据库的DSN。打开计算机控制面板中的ODBC数据源，选择【系统DSN】选项卡，然后添加系统数据源，由于这里使用的是Access数据库，所以应在数据库驱动程序中选择Microsoft-Access Driver(*.mdb)。完成后在数据源设置窗口的数据源名一栏中命名，如命名为“record”。单击【选择】按钮，找到网站根目录record下的数据库文件dbl.mdb，确定后系统DSN窗口中就会出现数据源record，它所对应的就是网站所要使用的数据库。
在Dreamweaver MX网站创建ASP网页后，首先要找到数据源名称，然后才能进行下一步的操作。从窗口打开应用程序的数据库面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【数据源名称(DSN)】定义数据库连接。在出现的数据库连接窗口数据源名称(DSN)一栏的下拉菜单中选择数据源“record”，使用本地DSN，并加以命名（如record），确定后，数据库面板内就会出现该数据源record图标。同时，站点文件夹内也会自动产生一个名为Connections的文件夹，里面的文件record.asp就是数据库dbl.mdb的连接文件。
其次还要再建立一个用户密码数据库DSN，方法与上述建立档案信息数据库DSN相同，该数据源名称可命名为pases，连接名可定为pase，兹不赘述。
四、创建提交档案信息页和用户密码登录页
创建提交档案信息页的作用是使档案的收集更加方便、广泛、完整、快捷，建成内容充实全面的档案信息资源数据库。任何人都可以在网上提交档案文件，而为了保证提交文件的合法性，需要设置限制对页的访问及提交密码，对提交者的身份进行验证。为此，还要创建一个用户密码登录页，及登录失败页。
首先创建提交档案信息页——add.asp。插入一个表单域，在其内插入一个9行2列的表格，将最后三行的第一列合并为一个单元格。在表格第一列分别输入题名、文号、日期、摘要、内容、主题词、源文件链接等7项文字内容，并分别在其对应的第二列插入单行文本字段，并设置一定的字符宽度；其中文件摘要、文件内容对应的第二列可插入多行文本区域，除了设置一定的字符宽度外，还可设置一定行数。最后在表格下方表单域内插入“提交”和“重置”两个按钮。一个提交档案信息页就基本做成了。
为了规范数据元的提交，不可忽略在相应的数据元旁提示输入方法、要求或注意事项。题名、日期可注明“必填”。还可以添加行为——检查表单，方法是选中整个表单，打开设计中的行为面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【检查表单】，在出现的检查表单窗口内命名的栏位中选择题名、日期的文本字段名，将值设为必需的。确定后在行为面板中将出现的事件设为onSubmit，即按下提交按钮将会出现检查表单的行为。一旦提交者没有填入题名、日期，提交时会跳出提示，并拒绝提交。摘要可注明“255个汉字以内”，内容可注明“如只提交源文件，请输入‘请您查看源文件’”，主题词可注明“每词之间空一字符”，源文件链接可注明“源文件指电子文件或已经过电子化的传统文件电子版”。
源文件链接的文本宇段采用的是超级链接的数据类型，在网页中只是起提示链接地址的作用，不能直接输入源文件，提交者需要以电子邮件附件方式发送源文件，然后由网站管理者将源文件放入相应的文件夹rec内提供给浏览者。所以应在第二列文本字段内输入相应的文件夹名和路径rec／作为初始值，在第二列其下一行内注明“请在rec／后直接输入文件名和扩展名，然后用电子邮件附件方式发送源文件；如不提交源文件，请在rec／后直接输入‘无’”。第二列最后一行内输入网站管理员的电子邮件地址链接，提交者点击即可打开Outlook提交源文件。提交的源文件可以通过输入地址的方式打开链接，将文件格式、签章、字迹、表格、图像等原貌展现出来，浏览者查看时如同看原件一样。而且，这时计算机生成的是不可以修改的只读文件。提交的源文件甚至可以包括照片、声音、影像文件。
设置提交档案信息页上述元素后，要在该页添加服务器行为——插入记录，才能将信息加入到数据库中。打开服务器行为面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【插入记录】，在出现的插入记录窗口连接一栏的下拉菜单中选择数据源“record”，插入后转到一栏内输入“ok.asp（或ok.htm）”。在表单元素对话框内依次选中文本字段或文本区域，和下面列一栏的下拉菜单的数据库表的字段配好对，比如题名的文本字段是textfield，对应的列的字段应是newstitel。在表单送出时，该表单字段中所填写的数据将会插入到所选择的数据库表对应的字段中去。
限制对页的访问，也要在该页(add.asp)添加服务器行为。打开服务器行为面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【用户身份验证】—【限制对页的访问】。在出现的限制对页的访问窗口选择单选按钮“用户名和密码”，在如果访问被拒绝，则转到一栏内输入“passes.asp”。
创建用户密码登录页passes.asp时同样要插入一个表单域，然后在其内输入文字“用户名”和“密码”，并分别插入文本字段，当然也要插入提交、重置按钮。两个文本字段的属性均为密码，密码文本域最大字符数设为6，和数据库密码的文本字段设置相一致。下一步应打开服务器行为面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【用户身份验证】—【登录用户】。在出现的登录用户窗口内使用的连接验证一栏的下拉菜单中选择“pase”，表格一栏的下拉菜单中选择“pases”，用户名列一栏的下拉菜单中选择“guest”，密码列一栏的下拉菜单中选择“pases”，如果登录成功，选择一栏输入“add.asp”，如果登录失败，选择一栏输入“sory.azp（或sory.htm）”，并选择单选按钮“用户名和密码”。这样，在点击提交档案信息页链接时首先进入此页，输入正确的用户名和密码才能进入提交档案信息页。
五、创建档案信息浏览页和档案详细信息页
档案信息浏览页——browse.asp是向浏览者提供基本信息的。直接插入一个表格，根据想要提供基本信息的多少进行设计，至少要有题名、日期、源文件链接几项。考虑到检索的全面性和方便管理，还可加上文号、主题词、摘要、编号。
关键是将数据库的变量绑定在表格相应的栏目内。打开绑定记录面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【记录集查询】，定义相应的记录集。在出现的记录集窗口连接一栏的下拉菜单中选择数据源“record”，名称可以使用默认的名字，也可以自己命名。排序一栏选择“id，降序”，使得最后提交的信息出现在表格前面。确定后，记录集图标出现在绑定记录面板内。单击图标前面的“＋”号，打开记录集，分别将出现的数据库文本字段插入到表格相应的栏目，数据变量便绑定在表格内。还可选中插入的摘要字段(newscontent)，单击绑定面板中的格式下黑色“
”，在跳出的下拉菜单中选定“编码——Server HTMLEncode”，以便使提交的信息能够包含一些HTML标签，而不是将这些标签当作代码来解释。
为了在同一个页面中显示多个提交信息，需对表格设置重复区域。打开服务器行为面板，选中整个表格，单击“＋”号按钮，从弹出的菜单中选择【重复区域】选项，在出现的重复区域窗口对话框“显示”一栏设置每页显示的记录条数。加以确定后，为了方便浏览者在各个页面之间跳转，还要将光标置于表格后面，在插入菜单中选择【应用程序对象】—【记录集导航条】插入。
为了实现单击题名跳转到档案详细信息页的目的，需要选中绑定的文件题名字段。单击“＋”号按钮，从弹出的菜单中选择【转到详细信息页】，出现的转到详细信息页窗口详细信息页一栏内输入“detail.asp”，传递URL参数一栏输入任意的名称如“as"，因为选择的是题名链接，所以要从列下拉菜单中选择“newstitel”。
还应为浏览者列出“浏览须知”如下：
1.点击题名可查看全文内容。
2.非电子版文件全文内容只能查看源文件。
3.若要查看源文件，请在浏览器地址栏内路径record／后输入源文件名和路径（源文件名和路径在每个表格最后一行内，或两个＃号之间），将原有文件名、路径替换，然后按Enter键即可进入页面。
4.并非所有文件都有可查看的源文件。
浏览须知应告诉浏览者如何浏览文件，此处Record是网站文件夹的根目录，发布后会出现在浏览器地址栏中。提交的源文件都被网站管理者维护时集中放在根目录下的文件夹rec中。在档案信息浏览页源文件链接一栏内，提交档案工作者提交的文件名和扩展名前还有该栏的初始值rec/，构成完整的源文件名和路径“…/Record/rec／文件名＋扩展名”。利用浏览器的搜索功能，在…/Recor后输入“rec／文件名＋扩展名”，就可以打开源文件。当然，浏览须知的内容应根据网站的结构规划、构建方法不同而不同。
建立单独的档案详细信息页——detail.asp可避免页面文件过多，文字过长，便于阅览。先在页面插入一个包括题名、内容、时间、字号等项目的表格，参照前述步骤定义记录集并将数据变量绑定在表格相应的栏目内。不同的是无需设置重复区域和插入记录集导航条，记录集参数的设定“排序”一栏选择“无”，内容字段(newstatail)设置“编码-Server HTMLEncode”格式。为了与档案信息浏览页建立链接，需要在此页(detail.asp)添加服务器行为。打开服务器行为面板，单击“＋”号按钮，从弹出的菜单中选择【转到相关页】选项，弹出移至特定的记录窗口后，在其中的列一栏下拉菜单中选择“newstitel”，匹配URL参数一栏输入“as”，与档案信息浏览页设定的传递URL参数相匹配。
浏览须知可输入“如要查看源文件，请您返回档案信息浏览页，在浏览器地址栏内路径Record／后输入源文件名和路径（源文件名和路径在每个表格最后一行内，或两个＃号之间），将原有文件名、路径替换，然后按Enter键即可进入页面。（说明：并非所有文件都有可查看的源文件。）”
六、创建档案查询搜索页和档案搜索结果页
在档案查询搜索页——seatch.asp插入题名搜索、日期搜索、主题词搜索、文号搜索、摘要搜索五个表单及其提交、重置按钮，依次选中五个表单的文本框，将其文本域名字分别改为newstitel、newdata、word、number、newscontent，与数据库的字段名一致。表单属性面板的动作一栏依次输入results-a.asp、results-b.asp、results-c.asp、results-d.asp、results-e.asp，方法一栏选择“get”，表示提交后转到五个不同的搜索结果页。
还应注明提交搜索的方法：如题名搜索注明“题名关键字词必须是一个连续的字词、词组；可以输入完整的题名，也可以用不完整数据输入方式进行搜索，但必须连续”；日期搜索注明“数字用阿拉伯数码或汉字、汉字大写，如：2000年4月23日，乾隆30年4月23日，乾隆叁拾年肆月贰拾叁日，乾隆三十年四月二十三日；也可以用不完整数据输入方式进行搜索，但必须连续”；主题词搜索注明“主题词必须是一个字、词、词组；或者是两个以上连续的字、词、词组，之间空一字符；外文不区分大小写”；文号搜索注明“文号指文件的发文字号，如：国发(2002)12号，也可以用不完整数据输出方式进行搜索，但必须连续；并非所有文件都有文号，如历史档案文件、内部使用的文件等，不能用文号搜索”；摘要搜索注明“摘要关键词语必须连续”。以上内容可以单独做成一页，也可置于搜索页各个表单的上方，方便浏览。
接下来创建档案搜索结果页——results-a.asp。先设计并插入包含全部档案信息栏目的表格，打开绑定记录面板，单击“＋”号，从弹出的菜单中选择【记录集查询】，定义相应的记录集。在出现的记录集窗口“连接”一栏的下拉菜单中选择数据源“record”，筛选一栏选择“newstitel”和“包含”，下面一栏选择“URL参数”和newstitel对应，排序一栏选择“id”和“降序”，以实现对档案题名的关键词搜索结果。然后将数据库的字段绑定在表格相应的栏目中。由于要求搜索到全部文件，所以要选中表格，在服务器行为面板添加行为【重复区域】显示所有记录。还要在表格下方输入“对不起，没有你所要找的文件”几字，选中后，添加行为【显示区域】—【如果记录集为空则显示区域】，这样，当没有搜索到文件时，将会出现该文字。还可将档案信息浏览页的“浏览须知”复制粘入，但应将第一条删除。
其它四个搜索结果页只需将results-a.asp另存为results-b.asp、results-c.asp、results-d.asp、results-e.aspl略加修改就可完成。分别打开各页，双击服务器行为面板上的记录集将其打开，将筛选一栏选择的“newstitel”分别改选为“newdata”、“word”、“number”、“newscontent”，其它参数设置不变，就可以完成日期、主题词、发文号、摘要搜索结果页的制作。
本文论述并举例说明如何建设一个具有全面检索功能的档案网站，方法简便易行，容易上手，对于还没有掌握编程语言方法的人来说，不妨是个捷径。文中提出的方法对于中小型数据库的网站具有一定的可操作性。本文的基本宗旨是为各不同特点的网站提供一个必要的思路，比如网站的规划、文件级检索、全方位检索、各类源文件的检索、提交数据方法的灵活性、提交数据合法性的保障、浏览须知、检索查询说明的必要性等等，这些都是需要予以重视和解决的问题。希望本文能对档案网站检索查询功能的建设有所启发和帮助。