摘要：随着我国经济的迅速发展和科技水平的不断提升，电力工程越来越受到人们的关注。工程监理档案也发挥着越来越重要的作用。由于信息时代的不断发展，知识经济时代下，企业内部也逐渐朝向数字化环境建设，然而传统的电力行业在发展过程中，对于监理档案、资料管理等方面的建设和发展也必然受到影响，所以在电力行业开展档案资料的管理，对出现的问题进行批判、提出如何创新档案资料的管理措施，就显得非常重要。
关键词：电力工程；监理；档案资料；管理；优化
引言
在市场经济社会中，电力市场也不可避免出现竞争，尤其是近几年竞争出现加剧。电力企业要想企业决策能力得到提升，充分应用电力工程的成果，其中一个重要途径就是强化管理电力工程档案的质量。电力工程从设计、实施建设和应用的各个环节都需要记录在档案中，从而保证电力工程的安全应用。
1工程监理档案的重要性
在工程建设中，档案资料管理并不是一项额外的工作。作为工程建设的原始记录，每一项工作的完成都有对应资料的生成。要形成一套完整、符合规范的工程档案，并非一朝一夕即可做到的。它取决于前期完备的工作策划、切实可行的管理制度、标准统一的日常操作，以及各参建单位、各级工程管理人员对制度的充分执行和相互配合。它是从工程开工直至竣工，在不断的形成、收集、整理、检查和修正的过程中日积月累的结果。基于档案的凭证及参考价值，从工程建设的角度来看，工程项目档案记录了工程建设的全过程，是全面考核工程建设成果、检验工程质量的见证和依据，更是竣工验收、达标投产、工程创优的重点检查环节。监理档案更是其中不可缺少的组成部分。
2工程监理档案工作中存在的问题
2.1文件无原件
部分归档文件形成的份数不足，在向建设单位归档后，无原件向本单位归档。GB/T50328—2014《建设工程文件归档规范》中要求“归档的工程文件应为原件”。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第69条规定“无法与原件、原物核对的复印件、复制品”不能单独作为认定案件事实的依据。在工程初期，未对归档份数要求做好充分的预估，造成了后期归档文件原件的份数不足。
2.2文件签字、盖章不规范
在归档验收时出现的问题包含：印章漏盖或用章不正确；审批意见、签字漏签；笔迹过于潦草无法辨认签署内容；签字人职责与文件规定的签署权限不对应；签字方式不正确，未对应文件条款逐行签字；文件代签字，同一签字人在多份文件的签署笔迹不一致等。此类问题会大大降低文件真实性，从而影响其法律效力，降低档案的查考、凭证价值。GB/T50328—2014《建设工程文件归档规范》中要求“工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备”。此项要求，不仅是文件质量的基本要求，也是各类考核、检查的基本审查项。
2.3归档文件不齐全
缺少闭环文件。如监理工程师通知单、设计变更通知单、检查通报等文件，关系到工程质量，需要施工单位整改关闭问题，形成回复闭环文件。而缺少闭环的文件是由于未及时对需要闭环的文件进行盘点、关闭；待工程结束时，部分参建单位已离场或相关人员已调离，难以弥补缺失文件。文件或文件的附件有缺失。产生这问题，一是由于对文件收集、归档制度的执行不够严格，文件管理人员不熟悉业务知识，未保留文件；二是由于交接工作的不到位造成文件遗失，项目部人员调动频繁，新、旧管理员的工作交接不清，或原文件管理人员调离时暂无人接替，形成工作空档。
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3改善电力工程档案资料管理的措施
3.1推进信息化工作，加强档案资料管理
推动信息化建设工作，加强部门档案的编排管理。首先，制定方案时，需要根据不同的项目进行设计一套完整的方案，按照工程大类进行分类：变电、线路、农网、配网等。按照资料的数量不同进行案卷的整理和分装。其次，组织相应的案卷信息化机制，对于企业的材料收集工作，以及档案资料的管理部门进行监督。按照提供的资料和实际部门的工作情况组织信息调查。由于一些工程技术材料都是成套的，所以根据工程档案的特点对工程技术文件的数量进行录入，加强管理时，要具有一定的灵活性，根据案卷分类进行录入。再者，进行案卷机制的组成之后，要按照文件材料的隶属关系，在信息系统中编制编目。方便日后资料的查找和材料的使用，先排列文字，随后排列附表。反映技术材料的问题，按照目录的隶属情况，在原有目录中进行记录，最后对案卷进行编目工作。
3.2加强制度构建，制定档案管理章程
由于档案工作，是电力企业在开展项目工程时的一项基础工作，也是为了能够保障未来电力企业发展的一项重要工作，加强管理编制工作。电力档案管理工作是与电力企业工程项目息息相关的，需要重视档案的收集和管理，坚持档案工作和建设的开发。在档案管理中，按照工程项目的实际情况，充分细化各个项目环节的竣工资料，按照时间和分类的区别，将资料编制整合，进行移交。通过电力工程的档案管理，应该有效的与档案管理的法律法规相联系，以及与工程中选取的材料标准，构建标准，验收标准的要求相一致才能够开展验收工作。在建立档案管理制度时，需要的一体化的流程操作，从文件资料的采集、到最后档案、文件的装订成册，都需要建立相应的机制进行管理和监督，完善工作化流程。
3.3提高专业技能，提升人员编制水平
电力行业的档案资料管理人员，应该把将资料编制、整理、归类、清点、数据记录等知识深度挖掘、整合和理解进。这不仅仅需要考验传统档案部门人员的编排、整理、以及工作人员的专业水平。还需要调动企业人力资源的最大化运用，健全电力企业的内部的规章流程和工作守则，同时加大对档案资料管理人员的专业培训，提升档案人员对于档案资料的责任感，同时做好分类工作、整理档案资料、开展立卷管理工作。电力企业的档案管理人员还需要充分了解企业营业的涉及专业知识，能够从企业施工的各个环节，开展文件范围的选取和清点。加强档案管理人员的多种形式的培训工作和指导工作，对于单位的文件包进行有效的调查，确保在不同项目在竣工后，仍然能够将档案牢牢控制。
3.4加强全面接收，做好档案归档手册
对于电力行业的不同类别的档案资料的进行定期清点活动，制定计划，严查审核各个环节的档案资料是否完整、准确、具有规范性的卷案质量，逐页进行点查。分批录入数据。对于过程的隐蔽工程资料进行跟踪记录，不合格的案卷应该尽快提出改善建议。编制归档手册的采集和记录项目施工竣工之前的记录工作，提供资料的阅览，并且在相应的复杂文件进行收集和备份。在整理系统文件时，最重要的是需要掌握资料的先后逻辑顺序，方便日后的查阅情况。对于工作人员在对外借阅和归还资料档案的操作上，也应该将资料的借出要详细的记录，人员所在部门，借还日期，将逾期未还的情况落实，随后催促相关关联方尽快将资料进行补齐。
结语
当前信息化技术的不断发展，传统意义上的电力工程监理档案资料的管理模式已经逐渐被淘汰，信息化的管理得到了广泛的应用。本文重点研究在电力工程企业的档案资料管理中存在的管理问题，针对管理问题，提出相应的建议，希望能够对电力工程企业的档案资料管理的研究和创新实施提供一定的参考价值。
参考文献：
[1]雍承曙，邵蕾萍.浅谈如何做好项目档案工作[J].通讯世界，2015（11）：227-228.
[2]王晓媛.浅谈信息化时代图书馆档案资料管理[J].经营管理者，2013（30）：291.
论文作者:陈文正,毛鹏飞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第4期
论文发表时间:2019/4/26
标签：文件论文; 档案论文; 工作论文; 档案资料论文; 资料论文; 工程论文; 案卷论文; 《基层建设》2019年第4期论文;