杨琪，曾繁璞，张金凤
（中山大学附属第三医院药剂科，广东广州，510630）
摘要：目的让繁琐的排班工作高效省时。方法依据排班规律在EXCEL办公软件上制作班表模板，在模板上修改上班人员即可自动生成新班表。结果排班表的时间缩短至5分钟，避免了手动输入的人为差错。结论利用EXCEL制作班表，不仅大大减少排班时间，也保证了班表的准确性，节约了复核时间，提高排班人员的工作效率。
关键词：EXCEL；班表；门诊西药房
我院门诊西药房兼有急诊药房的功能，需要24小时值班。针对门诊药房和急诊药房的两种不同特性，药房设置了不同的班次和上班时间。由于上班的人员多，班次多，传统的排班工作既繁琐又费时，稍不注意还容易出错。在医疗改革的新形势下，随着医院的发展，病人数量的不断增长，传统的药房事务人工管理模式已无法满足当前药房工作的需要[1]。为了让排班工作高效省时，我们总结排班规律，用EXCEL软件制作班表模板，在模板的基础上修改日期和上班人员即可自动生成新班表，大大减少排班时间，提高工作效率。
1.一般资料
门诊西药房在岗人员41人，其中药师35人，药士3人和工人3人。药房共设有9个发药窗口，5种班次，分别是：夜班、夜休、夜班补休、白班和轮休。其中白班又细分为：8点中班、8点全天班、8点半全天班、9点全天班、11点30分夜诊和补位6种班次。
2.制作模板
2.1分组
为便于制作班表模板，我们依据班次的变化将在岗人员分为2组：第一组是轮值夜班的15对药师，他们15天一个夜班，其上班规律为：夜班-夜休-夜班补休-夜诊-9号窗-8号窗-7号窗-6号窗-轮休-5号窗-4号窗-3号窗-1号窗-补位-2号窗-夜班。第二组是班次固定的5名药师、3名药士和3个工人
2.2用EXCEL的制作模板
建立一个EXCEL表格，在sheet1（见表1）中以时间为横轴，班次为纵轴建立模板。首先将B2/C2合并，输入当前的日期，再依次合并D2/E2、F2/G2、H2/I2、J2/K2、L2/M2、N2/O2并用序列填充，自动生成相应的日期。其次，在A3-A17输入第一组的班次，A19-A24输入第二组的班次。第三步，在B3/C3中输入当天两位轮值夜班的药师名字，根据其上班规律，上完夜班后的班次依次是夜休、夜班补休、夜诊、9号窗、7号窗、6号窗，故在D17/E17、F16/G16、H15/I15、J14/K14、L13/M13、N12/O12、P11/Q11输入命令“=B3”/“=C3”，以此类推，在B4-B17和C4-C17按轮值夜班的顺序输入14对药师的名字，并在D-Q列对应的位置输入相应的命令，让星期二至星期天的名字自动生成，并随着星期一名字的变化而变化。
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做完第一组成员的班表后，再进行第二组成员的排班。由于第二组成员的班次是固定不变的，因此只需在D-Q列的19-24行分别输入命令“=”B-C列的19-24行即可。为了让班表美观易看，将中班、轮休和夜诊这三个班次分别用不同颜色填充。第二组成员工作日是正常上班，周末除了组长外其余几位组员则是单休，因此，第二组成员周末休息的班次也用轮休的颜色填充。
2.3实际应用
在模板上先排定一周的值班情况，再排新班表时，我们只需要修改日期和星期一上班药师的名字即可。具体操作流程为：复制sheet1表格至sheet2→将sheet2重命名→修改班表B2/C2的日期→选择N3-N17和03-O17区域→点击鼠标右键→点击”复制”→在空白的地方点击鼠标右键→点击“选择性黏贴”，选择“值和数字格式”→复制出第一组药师的名字→把第一排两个药师的名字移到最后一排，再复制黏贴到B3/C3-B17/C17区域。
表1 班表模板
3.结果
根据排班规律制定模板，排定一周的值班情况后，只需要轮换值班人员的上班顺序，几分钟时间就可以排好一周的班表，简单易操作，还避免了人为差错。
4.讨论
相较于传统的手工排班，科学利用EXCEL软件具有明显优势：
（1）克服了手工排班费精力、花时间的缺点[2]。传统的手工排班，组长要修改每个班次值班人员的姓名，稍不注意就容易出错，一个星期的班表要耗费30分钟。现在利用模板，组长只需2-3分钟就可以轻松的排出一个星期的班表，节约了组长的时间，提高了工作效率。
（2）运用EXCEL排班，排版清晰明了，减少手工输入的差错，既保证班表的准确性，又节约复核时间。
（3）总结排班规律，既保证排班工作的公平性和公开性，也让所有同事清楚自己的上班规律，便于安排作息时间。
（4）用不同颜色标示中班、休息和夜诊三个特殊班，让班表美观之余，又可提醒相关人员注意特殊班次的上班时间，避免因为记错上班时间而出现误岗、脱岗的情况。
[1]刘慧,黎少鹏,钟慧婷,曹恒英,叶锡洪,网络EXCEL平台在药房事务管理中的应用,广东药学院学报,2014,30(6);
[2]黄红,袁洪波,李燕,张伶俐,我院门诊药房优化流程合理排班经验探讨,中国医院药学杂志,2009,29(7)
杨琪（1987—），广东河源人，药师，研究方向：药房管理
曾繁璞（1988—），河南信阳人，药师，研究方向：药房管理
张金凤（1987—），广东梅州人，药师，研究方向：药房管理
论文作者:杨琪 曾繁璞 张金凤
论文发表刊物:《中国医学人文》2016年2月第2期
论文发表时间:2016/5/17
标签：班次论文; 药房论文; 夜班论文; 药师论文; 模板论文; 西药房论文; 时间论文; 《中国医学人文》2016年2月第2期论文;