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一、目前高校改革对财务部门的信息管理提出更高的要求
我国高等院校自1985年起，部分院校已实行电算化管理，财务管理方式有所更新，财务管理范围有所扩大。但有些高校还停留在原始的手工单纯型、出纳型状态，会计人员的大量时间都浪费在算账、报账、结账上，而无暇进行大量的财务及事务性管理。随着我国高校财务体制的改革，高校财务部门由原来的单纯型向管理型转变，对财务部门信息管理提出越来越高的要求。高校财务改革遇到的具体问题如下：
1.暂付款管理：由于现在各高校经费都很紧张，为加快资金周转，必须对暂付款进行严格的动态管理，但这种管理用手工实现是非常困难的。
2.部门包干经费管理：现在各高校都实行按部门经费包干，为管好、用好这些经费，就需要及时、准确地提供经费使用状态的资料。
3.科研项目的管理：大部分高校都有一定数量的科研项目，有的院校多达几千个。这些项目如果用手工管理，其难度可想而知。只有实行微机管理，对科研项目的动态管理才能得以实现。
4.预算分析：预算分析是对高校的宏观经济状况进行控制分析。这些分析有些需要用同一时期资料进行比较，有些要查找历史资料进行比较，这些资料的调用和运算工作量极大，若要准确分析必须采用现代化手段才行。
5.决算汇总工作：每年年末财务人员都耗费大量的精力与时间，进行一年的决算汇总，报表的抄写、计算、打印等工作。
6.学生收费管理：近年来各高校都实行了收费制管理，如何管好学生收费情况，是一个工作量大、管理困难的问题。
7.日常财务分析：目前高校内部不断推出一些新的改革举措，每一项改革的出台都要对事前的大量财务资料进行比较、计算和分析，并且这些分析随时都会发生。
8.高校财务制度正逐渐与国际接轨，每次改革都会提出一些新的课题。
综上所述的八个管理问题，都是各高校财务人员遇到的比较棘手的问题。出路只有一条，利用现代化管理手段——计算机来解决这些问题，即实行财务电算化会计系统管理。这也是各高校领导和财务部门都已看到的方向。
二、高校电算化会计系统的特点与作用
电算化会计系统是信息技术、电子计算机技术和现代会计技术相结合的产物，它是通过使用计算机来进行会计核算和会计管理。高校电算化会计系统是使用计算机来进行财务工作的日常会计处理，即编制记账凭证，登记各类账簿，编制各类会计报表以及完成各项管理。尽管电算化系统也遵循会计的基本原理，但由于采用了这一现代化工具，使电算化会计系统与传统的手工记账系统相比，其各种性能都会有较大的飞跃，具体表现在以下几个方面：
1.数据处理集中化、自动化。实行会计电算化以后，各个分散的工作岗位可以通过联网的计算机，将业务进行输入，可能的情况下再进行一下科目类别和数据精确性的人工复核，复核通过后，本岗位的会计业务即告结束，而由一名数据管理员进行记账和结账处理。这个过程的特点是由原来的核算会计几天的记账、汇总、结账，变成通过计算机几秒或几分钟就处理结束，避免了手工账务处理中的一些人为失误，使会计数据更趋于准确。
2.信息资料的“共享”。通过会计基础资料的输入，计算机可以进行大量的数据存储。这些被存储的资料可以由多个用户“共享”，并随时随时进行查询和调用，使用户既方便又节省人力。在更为先进的信息处理技术中，可以通过网络向主管部门报表、传递数据，更有可能的是通过各高校的统一传送资料，教育主管部门可以汇总、统计、决算，上报国家教委，作为整个教育资料的一部分进行使用。
3.会计信息存储磁性化。在手工条件下，会计信息主要是以纸介质的形式存放，对历史资料的查询以纸介质为基础。电算化会计系统中则采用了磁性介质为主、纸介质为辅的存储形式，各种会计数据可以电信号和磁信号的形式存储于计算机的内外存储器内，使得传统的纸介质凭证、账簿和报表已不是账务处理的原始资料，而是存储器上的各种会计数据从打印机上输出的形式，使得信息资料存放更加安全可靠。
4.内部控制程序化。实行电算化管理，程序中提供了密码保护、数据验算等控制方式，使得财务业务处理过程中人为参与减少，只能按照软件授予的权限进行操作，也就是说业务流程是依据财务软件本身制定的核算程序进行。当然这些程序是按照财务管理的需要科学制定而成的，通过程序内部控制的程序化就回避了许多人工因素的干扰。
三、实行电算化会计系统应注意内控机制
利用计算机对数据进行集中处理，对会计核算手段是一个质的飞跃，但同时也给财务人员带来一系列新的问题，特别是会计系统的内部控制环节、控制方式，显然成为实行电算化应急需解决的问题。只有建立一套全新的、科学的、有效的内部控制制度才能使高校财务电算化系统更好地为高校各部门服务。会计电算化控制系统应包括以下几方面：
1.会计电算化岗位责任制。由于高校电算化会计系统数据处理高度集中，使得传统中的许多内部牵制，作为传统的内部控制手段，仍可应用在电算化系统上。高校电算化会计系统应建立岗位责任制，明确岗位职责与使用权限，做到事事有人管。在电算化会计系统中，系统开发人员不能参与系统日常维护操作，系统操作员之间应有明确的责任界限，各个用户之间也应有明确的责权界限，以确保系统岗位职责明确，保证系统安全运行。
2.电算化会计系统操作管理制度。会计电算化系统在软、硬件条件得到充分保障的情况下，系统操作的规范与否是保证系统安全的关键所在，为此，必须建立规范操作的一系列管理制度。（1 ）机房管理制度。机房是整个电算化会计系统软、硬件及数据存放的地方，电子计算机及其存放数据的磁介质对环境有许多特殊的要求。为保证系统能正常运行，必须制定包括对机房的环境管理、机房进出人员管理、对外来磁盘及光盘使用管理等一整套机房管理制度，以确保机房防磁、防火、防水、防尘、防病毒的安全环境，防止系统数据遭受非法破坏和病毒的侵袭。（2）系统上机操作管理制度。 高校电算化会计系统最初的数据是由操作员上机时操作输入的，对操作员的操作权限和操作规范必须有严格的管理制度，未经授权不能上机操作；上机操作必须严格按电算化会计系统的使用说明的要求有步骤地操作，如操作有误或出现异常情况应按系统提示或经数据管理员进行处理，严禁直接打开数据库操作；做好操作密码的保密工作，定期更换操作密码；按系统要求正常进出系统不得非法中断系统操作。（3）系统维护管理制度。 系统维护工作是由系统管理员完成的，系统管理员必须懂得会计业务，熟练掌握电算化系统，同时要了解一些计算机硬件的异常维护及网络管理，使电算化会计系统始终保持正常运行状态，在出现意外故障时能及时查出原因，排除异常，恢复系统使用。在整个电算化会计系统中，系统管理员的责任重大，要制定系统管理员的职责范围；要注意软、硬件系统的可靠性和安全性；要保证数据的安全与完整；做好系统软件和系统数据保密工作，防止非法修改软件和数据；管理好操作员的日常操作工作；维护上机人员的密码安全等等。
3.会计档案管理制度。档案资料是高校电算化会计系统中的比较重要的组成部分，其管理好坏，直接影响到整个会计业务的恢复、查询、信息处理及审计等方面的工作。对电算化系统要做好双重备份，既做软盘或光盘备份，又做硬盘备份，可能的单位在网络的主工作站中可以查到几年的会计档案。为此，应制定电算化会计档案制度。电算化档案应由专人负责保管，一般由系统管理员保管；对磁性介质形式保存的会计档案做好防磁、防火、防潮和防尘工作；重要的档案应存双份，存放在不同的地点，要定期检查和复制磁性介质中保存的会计档案。为保证安全，除对电算化数据进行备份存档外，还应在每年年末，将会计资料进行打印装订成册，与会计凭证一起集中存档。