摘要：在传统的文书档案管理过程中，虽然能够在一定程度上发挥文书档案的价值，但由于纸质档案保存时间较短，且查询不方便，使得很多文书档案都不能充分发挥出效用。随着现代化科技的发展，档案管理工作也开始使用网络化技术，如何使用信息化思维和技术来提升中专学校的文书档案管理工作效率，是目前人们关注的热点。本文通过对信息化背景下的中专学校文书档案管理进行分析，以期提高文书档案管理水平，更好的满足中专学校的日常运营需求。
关键词：信息化；文书档案；管理方法
当前，我国的信息化建设水平不断提高，而且在各个方面的应用范围越来越广，由此对于中专学校的文书档案管理也提出了更高的要求。文书档案涉及各个方面的因素，在进行文书档案工作处理时，就会变得非常复杂，通过应用信息化技术，对于提高文书档案工作效率具有重要意义，这是中专学校在开展文书档案工作时应当关注的重点内容。
一、信息化背景下文书档案管理概述
文书档案是档案管理工作中的重要一部分，能够通过记载客观的反映出学校的领导决策、问题处理、基本建设、研究开发等过程和结果[1]。文书档案是中专学校在进行各种经营活动中所形成的重要资料，具有巨大的保存价值，因此必须要使用科学合理的方式进行统一保管。在传统的文书档案管理中，工作人员往往面临的都是纸质档案，这些文书档案都需要存储很长的时间，以便于后续工作时对于档案信息的查询。但由于是纸质档案，保存起来困难较大，工作人员在对档案进行查阅和管理时存在诸多不便，难以提高档案工作效率。
在信息化背景下，越来越多的中专学校开始将信息化技术应用到文书档案管理中，将所有的文书档案形成数字信息，并存储到电脑上，形成一个查询系统，这样当需要查询档案信息时，可以通过查询系统便能够在最短时间内得出所要查询的内容[2]。这样信息查询人员能够快速的找到所需要查询的信息，还能够省去到档案管理部门查询的时间，大大提高了工作效率。当前，文书档案管理中信息化技术的渗透应用，对于文书档案管理的重要性越来越突出，在文书档案管理工作中发挥着不可或缺的作用。
二、信息化背景下文书档案管理方法
信息化发展已经成为不可逆转的趋势，而且信息化技术在文书档案管理中的应用优势也不断的显现出来，在信息化背景下，加强文书档案管理也成为中专学校档案管理部门所要解决的重要问题。具体的文书档案管理方法如下：
1、创新档案管理观念
对于中专学校文书档案进行信息化管理，需要首先创新管理观念，用现代化管理意识来指导工作。通过把现代化信息管理观念贯彻到管理工作中，指导中专学校文书档案管理工作的运行和流程，才能够让中专学校的文书档案管理符合现代化时代的需求。文书档案管理工作开展过程中要充分的利用电脑信息技术，电脑信息技术能够有效减少文书档案管理工作的复杂性[3]。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆学校领导层也需要重视档案管理工作的重要性，不断创新自身的管理思维，摒弃传统的档案管理方法，创新信息化管理理念，为信息化文书档案管理工作投入适当的财力、人力和物力资源，逐步推动中专学校的文书档案管理工作逐渐信息化，切实的把信息化技术应用到文书档案管理的每一个工作流程中，减少文书档案的人工操作，减少了工作中的失误性和不确定性，简化了文书档案的收集、收纳、保存等工作步骤，逐步实现了中专学校文书档案管理的信息化转变。
2、建立数字化档案管理制度
档案管理工作需要建立管理制度才能够实现工作的科学性和合理性，工作制度的建立需要符合中专学校的特点还有档案管理实际需要，管理制度要具有操作性，建立的管理制度要以可操作性、方便使用、简便易行为目标进行，加快文书档案管理的数字化、信息化和网络化进程，为档案管理人员和使用人员搭建便捷、快速的服务平台，提升档案管理的数字化服务水平和质量。在进行档案的鉴别过程中，需要把虚假的资料拒之门外，明辨是非，保障文书档案的真实性和可靠性。
3、建立高素质的档案管理队伍
由于中专学校的文书档案管理工作量比较大，因此档案管理工作比较费时费力，无形当中影响了档案管理工作的及时性和准确性。想要提升档案管理工作的质量必须要拥有一支素质较高、具有现代化信息技术、管理技能的管理团队。中专学校的文书档案管理工作人员要不断的创新自身技能，通过学习新技术新方法来提升自我能力建设，加强工作中的相互交流和合作，准确、快捷的完成管理工作重点每一个步骤。一个优秀的管理团队必须要整个管理单位上下一心，其次要求管理人员需要具备专业的技能和现代化信息设备操作能力，让业务能力和实践工作能力相结合，这样才能够更好的做好信息化档案管理工作。
4、建立完善的信息化管理平台
想要确保文书档案管理工作信息化发展，必须要在工作中建立起一个完善的信息化平台作为工作保障。完整的信息化平台需要具备文书档案的加工、存储、保密、查询等功能[4]。通过搭建完善的信息管理平台，能够提升文书档案管理工作能力，开发出合适的管理软件能够进一步提高文书档案的管理效果和工作水平，同时还能够减少中专学校档案管理部门的工作量。档案管理的信息网络要跟外网之间建立物理的隔离层，这也是保护档案信息的有效手段。当前有很多单位采用防火墙来进行认证工作，目前不管是那一种隔离手段，都具备有过滤信息功能，能够严禁某些业务的进入，记录下防火墙的信息内容活动，确保系统运行的安全性可靠性。
结束语：
信息化已经成为当前社会发展的必然趋势，信息化技术在文书档案管理中的应用会越来越广泛，越来越深刻，对于提高整体的文书档案工作效率具有重要意义。因此，在未来的发展过程中，中专学校档案管理人员应当充分认识到信息化技术在文书档案中应用的重要性，并积极引进最新的信息化技术，以不断的提高文书档案管理的信息化水平，为中专学校的发展提供更多有利条件。
参考文献：
[1]邓春秀. 信息化背景下文书档案管理工作的思考[J]. 办公室业务,2016,(16):106-107.
[2]刘丹. 浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J]. 科技展望,2016,(16):226.
[3]刘喜珍. 信息化背景下文书网上档案数据管理工作初探[J]. 网络安全技术与应用,2015,(03):43+45.
[4]曹建波. 信息化背景下文书档案管理工作初探[J]. 兰台世界,2014,(S6):1+4.
论文作者:张荣
论文发表刊物:《基层建设》2017年4期
论文发表时间:2017/5/22
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