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摘要：当前档案工作非常重视企业档案数字化建设，档案数字化建设指的就是将纸质档案的传统档案形式转变为数字信息，然后利用计算机妥善保存起来，当要对档案进行管理的时候就可以通过操作计算机来完成。这种数字化的档案还可以实现档案资源的共享，从而为提升企业的管理水平和各项改革发展打好基础。
关键词：企业；档案；数字化建设
1企业档案数字化
1.1相关认识
数字化以特定的信息为基础，指的就是利用特殊手段将特定信息转变为数字信息，对这些信息进行转化后再利用计算机处理。我国在《纸质档案数字化技术规范》中明确表示，利用计算机将模拟信号转化成数字信号的过程就是数字化。数字化的对象非常多，无论文字、实物、语言等等，都可以进行数字化的处理。通过数字化手段可将海量信息转变为占用空间最小的形式进行存储，极大方便了对各类信息进行处理。
1.2企业档案数字化的界定
学术界对档案数字化做了不少研究，但在具体观点上有些不同，主流观点认为企业档案的数字化指的不是企业所有档案，而是指的对企业、对社会、对国家有价值的档案，将这些实体材料通过处理变成数字信息，最后储存在计算机才是企业档案的数字化。从这个观点出发，企业档案的数字化可表现出以下两个特点：首先是信息的原始性，数字化档案是企业在发生生产经营活动之后所做的第一次记录。原始性也让档案对企业有着较强的价值，企业在改革发展和生产经营中的任何内容都可以通过档案来体现。其次是存在多样的载体，不仅可以将纸质档案数字化，实物甚至语言都可以数字化处理，存储载体可以是声像、光盘、磁带、磁盘等多种形式，档案的完整性便可因此得到保障。
2档案数字化管理在企业管理中的意义
数字存档工具和文件管理工具是数字档案管理的两个主要组成部分。数字存档是现代企业信息管理的主要内容和操作方法，而且档案的完整性和使用价值实际上是公司治理效果的缩影。对于企业的管理效果，首先是它减少占用空间、节省存储成本、减少企业的运营成本、有效避免传统文件管理中的数据重复、浪费劳动力等问题。然后，在建成的数字信息化档案里可以快速地调集出企业所需的信息资源，帮助企业员工可以充分便捷地完成工作任务与提高工作效率，充分发回来网络信息化时代的优势。由于公司的地域分散和运营的复杂性，所以导致企业文件的数字化存在许多问题，如管理同一问题的处理方式的存在不同标准的问题。而且一般企业所实行的档案数字化建设只强调数量，处理信息的能力效率低、质量差，而且难以分享与很难考察确认信息的真实性，使得建设数字化企业档案没有发挥应有的效果。笔者结合自己的看法与实际应用情况，对企业档案信息化的现实意义与如何高效加强信息化建设提出了自己的一些看法。最后，数字文件设计最大化资源共享。企业文档信息可以由多个用户通过网络通讯渠道直接下载，这改善了文件信息的使用便捷性，并充分公开了文件信息的价值，这在一定程度上为提高企业的经济利润和管理效率上有重大意义和作用。
3企业档案数字化建设的关键措施
3.1完善档案数字化建设的标准和制度
企业进行档案数字化建设的是为了更好地利用档案共享资源，让企业管理档案的水平得到提升，满足企业各项发展的需求。而要想真正推进档案数字化建设，必须对数字化建设的标准和制度进行编制完善。企业在档案数字化建设过程中，应为其建立一套完整管理体制，并为企业各部门及档案管理部门划定明确职责。同时企业还要编制完善档案数字化建设有关的规章制度，以制度来推进档案的数字化管理。另外要符合相关的技术标准和管理规范，从而强化数字化档案管理的规范性，也使企业档案数字化建设可以更好的发展。
3.2完善档案数字化的软件和硬件支持
硬件和软件都是企业档案数字化建设中不可缺少的基础。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在硬件方面，企业要从自身开展档案管理工作的实际需求为出发点，完善基本的计算机、打印机等硬件设施，同时也要根据实际工作需求对这些硬件设施进行必要的维护和升级。
3.3完善档案数据库
档案数据库在档案数字化的管理中有着重要的核心地位，而完善档案数据库需要从以下几方面出发：首先创建目录数据库，档案工作人员要以现有的档案数据库为基础，做好数字化档案目录数据库的建设，要做好目录的录入工作，在录入目录的工作完成以后，还应对目录的准确性进行检验，从而为今后的工作提供保障。其次，以企业的档案管理需求为基础，创建专用的电子原文档案数据库。最后，综合目录数据库和电子原文数据库，形成满足企业要求的完整档案数据库。
3.4加强档案现代化队伍建设
加强数字化技术培训，培养数字化技术人才，加强档案现代化队伍建设。由于电子文件信息内容的数字化、文档管理的集成、用于存储电子文件的技术支持以及开发和使用的多样化形式，使得电子文件管理越来越比纸质文件管理在优异性方面逐年增加。只有进一步加强企业档案中数字化人才团队的建设发展，才能有效促进企业档案数字化，以便在高效的数字化方向上快速发展，从而配合企业的生产规划。同时这也就要求企业需要对企业信息管理工作的现代化发展逐渐重视并实施，加强对档案数字化处理的落实工作。要有计划和有组织地开展对档案处理人员的教育培训工作，加大对相关工作人员的福利照顾政策，为档案数字化建设的稳步推进与持续发展打好坚实的基础与保障。
3.5开展质量检查工作
开展质量检查工作，有效监控，确保档案数字化工作的质量。企业文件的数字化应该重点关注对企业档案数据的全面质量检查和对完成情况的监督验收工作。在数字化之前要明确数字信息化文件的个数与所需文件的储存情况。因为要数字化的原始文件必须是一个完整，排序良好的文件，并且文件清晰明了，对于那些具有严重的损坏、无序和写作不清晰的原始文件应该预先固定和组织其处理的先后顺序，然后要做的是检查和控制数字化数据质量和图像质量。扫描图像的图像格式顺序应按原始纸质文件的顺序放置和排列，尽量保持文件的原始外观，保证图片清晰无失真、不丢失或增加信息量，确保无需二次扫描。
3.6加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。
3.7文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。
结语
综上所述，要想全面完成企业档案数字化建设，短时期是不可能的，企业需要解决的内部资金、技术、人才等多方面的问题，同时也必须参考符合国家相关的法律法规。要想让企业档案数字化建设从小到大，企业一定要长期坚持，并在不断实践的过程中逐步深入，终有一天企业可通过全面数字化的档案管理让自身的管理水平得到有效提升。
参考文献
［1］刘云川.档案数字化建设与企业档案管理研究［J］.办公室业务，2018，（19）：113-114.
［2］关华.对企业档案数字化建设的分析和思考［J］.办公室业务，2018，（8）：179.
论文作者:寇锦
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年10期
论文发表时间:2019/8/27
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