宏观鉴定与职能分析，本文主要内容关键词为：职能论文,鉴定论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
宏观鉴定概念是我在1989年形成的，1990年起，我在加拿大国家档案馆(现为加拿大国家图书档案馆)负责将其应用于实践，一直到8年后我离开该馆到大学任教。宏观鉴定是进行档案鉴定的一套综合性理论、战略及方法。现代国家政府组织结构复杂、区域化严重，不仅形成了数量浩瀚的纸质文件，更面临大型数据库和办公自动化产生的电子文件或数字文件的保存危机，正是在这种充满挑战的背景下，宏观鉴定被提了出来。当然，这个方法也一直应用于其他类型的机构环境中。
宏观鉴定中的“职能”概念作为其中心理论假设，揭示了什么是有价值的什么没有价值，什么值得被社会铭记什么不值得，什么应成为档案永久保存什么可以销毁。今天我将聚焦宏观鉴定的职能分析，重点阐述怎样运用它把“公民”放置到公民-国家这对关系当中，在鉴定中确认出那些应长久保存的档案。
宏观鉴定源自处理国家级政府的档案文件，因此，它涉及这级政府所对应的较为广泛的公民——国家关系。在今天的演讲中我会一直使用“公民——国家”这个术语，但我的假设是，宏观鉴定也同样适用于其他层级的政府部门(这些部门也确实采用了宏观鉴定法)，不仅如此，它还适用于鉴定工商企业、大中小学、医院、工会、教会等任何现代组织的档案文件，而这对关系术语会相应变化为：公司与客户、学校与学生、医院与病人、工会与会员、教会与教友等，不一而足。国家政府是我今天要举的例子，但这并非宏观鉴定限定的基础或唯一的实施领域。
先做一个简单的介绍，加拿大语境下的宏观鉴定有下列10个关键前提：
1.鉴定应是对具有档案价值的文件(指具有永久价值的档案——译者注)进行确认的一个主动的、有计划的过程，而不是对文件管理人员(指机关档案管理人员——译者注)请求准许销毁文件的被动答复。
2.档案文件的鉴定应由档案工作者根据若干预定的“价值”标准来直接确认，而不是间接或被动地接收形成者销毁后剩余下来的文件。坚决抵制詹金逊把鉴定责任交给文件形成者的做法。
3.档案工作者在鉴定中最不该做的是考虑研究者潜在的利用可能。谢伦伯格强调档案工作者主要根据现实的或预见的研究趋势来判定文件的“信息(情报)价值”，这一做法具有根本性的缺陷，只构成宏观鉴定法中最后的例外步骤。
4.鉴于每天形成的现代文件数量巨大和形式复杂，档案工作者不针对每份文件甚至每个文件系列进行鉴定，而是鉴定它们的各种形成背景和为形成者当下所用的状况：也即文件的虚拟或职能来源。这样一来，某一特定职能在所有载体所有地点上形成的文件便可以同时被综合性地加以鉴定。
5.宏观鉴定要求档案工作者对组织文化和机构职能，对文件管理体系、信息流、记录载体以及它们在时空转换中的变化进行深入的研究。如果说鉴定乃是判定文件的长期价值，那么宏观鉴定则是对形成者形成和利用这些文件的职能——组织背景和工作文化进行价值判定，对公民如何与这个背景和文化互动、如何受其影响进行价值判定。
6.鉴定是决定文件是否应长期保存以及哪些文件应予销毁的价值判定过程；不应把它与收集混为一谈，后者是确定已被鉴定为档案的文件实际能否移交到和保存进档案馆；也不应把它与文件采集或文件管理(指机关文件和档案管理——译者注)相提并论，后者是一个有关联但却不同的智能过程。
7.倘若没有关于鉴定“价值”的缜密的理论或概念，任何鉴定策略或方法既得不到连贯的实施，其鉴定结果也无法经得起日益挑剔的公众的审视或满足几百年后人们对我们留下的档案遗产的理解。
8.鉴定理论与档案理论没有直接关系，而且它们似乎可被视作对立的双方：鉴定理论研究文件对社会和机构记忆的价值，而档案理论则研究文件作为可靠证据的特性。当然，没有可靠“价值”的文件几乎不会被判定具有“鉴定”价值，但这反而产生了一个疑问，即无数确实显示出具有可靠档案(证据)价值的文件是否也具有鉴定(记忆)价值。
9.鉴定不可避免地是一个主观过程，任何“价值”判断都会随着时间、地点、政府结构/定位，以及社会和民族文化的变化而变化：现在的档案工作者正在建构未来将要知道的过去。
10.由于鉴定的复杂性、鉴定的社会重要性以及鉴定的主观性，档案工作者及其所在的机构应该通过对背景研究、鉴定过程、存——毁决定以及最终的档案文件移交等做出充分和透明的记录，以保证他们对鉴定决定的负责；应该制订能够规范和评判鉴定过程的基准标准，并严格遵照执行。
鉴定是档案工作者肩负的最大的社会责任。当我们进行档案鉴定时，我们实际上在塑造受我们管辖的文献遗产的未来。我们在决定什么将被记忆什么将被遗忘，社会上谁将留名于史谁将被忽视，谁将发出声音谁将无声无息。宏观鉴定是确定哪些文件形成者、职能、工作项目以及活动——因而也是哪些相关的文件——将反映在档案之中的过程，同时也是完全、终极地确定哪些人和事将不被载入档案。从文字上说，我们档案工作者在共同创建档案。我们在形成历史，我们在行使对记忆的权力。这远非过去所认为的档案工作者是行政管理自然和有机遗存物的中立的、不偏不倚的、客观的保管者或守护者这个神话。
让我们更加具体地剖析一下我所指出的这些区别。鉴定理论从哲学角度讲是探索档案工作者根据哪些元素或受什么影响来判定文件的“价值”或“意义”或“重要性”。如果一份文件具有“价值”，那么人们必然会问道：对谁有价值？采用什么样的标准？为什么？鉴定战略和方法论则是工具，在实际工作中可以用它来确认和实践理论或哲学上定义的“价值”。先有理论，再从中获取战略和方法，然后付诸实践。否则的话，鉴定工作就没有合乎逻辑或自我辩护的核心。
我建立的宏观鉴定理论借鉴了德国前辈档案理论家汉斯·布姆斯的见解，提出了应该把社会价值列为档案鉴定的基础。尽管没有人能够直接确切地知道这些社会价值是什么，但档案工作者可以制定鉴定战略和鉴定方法，规定适当的基准流程，从而保证按照这个过程移交到档案馆的文件更有可能准确地反映这些社会价值。做到这一点是有可能的，方法是，既有意识地记录政府的职能又有意识地记录它的各项工作活动；特别要记录公民与国家职能行为的互动程度：即公民如何接受、拒绝、抗议、申诉、改变、修正以及影响这些职能工作的，他们又是如何受到其影响。当然，在“全景档案”(total archives)框架内，对私人领域档案文件的鉴定是对公共领域档案文献的辅助和补充。但由于时间关系，今天我就不谈这个话题了。
让我们回到构成宏观鉴定概念支撑或理论支撑的社会性焦点，社会学家发现在西方社会存在着社会组织、社会功能以及公民(或是个人或是各种社会团体中的成员)这个三方互动关系。宏观鉴定相应的试图说明，档案工作者如何通过分析特定交互关系(有时是冲突)的属性和交点，在实际工作中使这些社会价值得到确定：(1)文件形成者(即组织、机构、人)；(2)社会——历史过程(即职能、项目、活动以及形成者代表公民所进行的事务处理)；(3)公民、客户或群体，他们受到职能和组织的影响，反过来也直接或间接、明显或不明显地影响到职能和组织。宏观鉴定由此成为基于来源的鉴定法，在此，形成文件的社会背景和文件的当下利用(而非预测的研究利用)确立了文件的相关价值。
现在可以谈谈支撑这一宏观鉴定理论的操作背景。机构具有民主社会通过议会代表以法律、法规、政策规定等形式所赋予和指定给它们的正式的及内部建立起来的职能；这样，这些机构就成为社会趋势、社会活动、社会需要、社会观念、社会愿望以及社会“珍视”的那些事物和概念的过滤器(和镜子)。这些价值和愿望借助非常宏观的若干类大职能得以表达，比如(就国家政府而言)社会职能、文化/遗产职能、经济发展职能、自然资源开发职能、国防和外交职能等。这些大的宏观职能中的一部分通常再由内阁或枢密院或某个非常高层的中央机构分派给不同的组织，往往首先是大部，然后是通过这些大部向上报告的较小规模的机构(但并非总是如此)。针对这些指派的职能，相关机构要确定各项分职能，然后再把它们分派给机构内部不同的行政部门或办公室，授权一个部门履行或实施一个职能或一个职能的一部分或若干职能的若干部分。这些重要的职能部门(在加拿大被称为Offices of Primary Interest)为了履行他们的职能任务，进而又制订和开展各项持续性或一次性的工作项目和活动，而这些项目和活动又引发具体的行动和事务处理，同时为了有效地处理这些事务，建立了信息系统。公民、客户、团体、公司、协会——在宏观鉴定理论中统称为“公民”——与这些职能、组织、项目、活动发生互动，凭借互动所能达到的高度和灵活度，他们反过来又在不同程度上直接对这些工作提出挑战并加以塑造和修改，从而通过这一直接的互动式职能行为对社会价值再次产生有力的影响。数字社会媒体的出现，使这种互动在现今远比以往任何时候更为普遍得多。在所有这些职能步骤和过程中，文件本身是那些事务处理信息系统以及公民/社会与国家互动的信息系统中最终的证据。
以上所做的简单的职能解构意味着形成档案文件的背景取决于所有这些元素：宏观职能，职能，分职能，组织(及重要职能部门)，工作项目，活动，行动，事务处理，特别是客户互动，以及文件形成过程，文档管理系统，记录介质和技术。通过把档案鉴定研究的焦点放在分析——也就是“鉴别”——数量上可掌控的这些职能、项目、活动以及公民互动的重要性上，而不是去鉴定数量庞大难以计数的文件或成千上万的系统，那么，档案工作者就能够看到整片森林而不是几棵树木。知晓整个背景最终意味着那些价值不大的和重叠的文件更容易被辨认和剔除，而重要职能部门形成的并且记录在最佳介质上的那些最简明、最准确、最重要的文件更容易被迅速锁定(或鉴别出来)，以作为档案长久保存。如果说对文件价值的判定传统上被称为“鉴定”，那么，对这个职能大宇宙的判定最佳的称谓就是“宏观鉴定”。
那么，依据上面的逻辑可以说，宏观鉴定方法把鉴定最初和最主要的焦点从文件——以及文件本身所具有的任何研究特征或研究价值——转移到了形成文件的职能背景上，也即文件的概念来源、虚拟来源或职能来源上。通过对机构职能进行分析，其中包括对职能与组织的互动、组织文化的动力、文档管理系统、公民/客户的参与及其与机构或职能的互动等进行分析，并运用从分析中获得的知识，对档案工作者而言，主要的鉴定问题就变为：第一，形成者的哪些职能和活动应该被记录(而不是哪些文件应该被保存)？第二，谁在制定和执行关键职能、项目计划以及机构事务处理中会有动机和责任去形成文件，可能是哪种类型的文件，该法人在此文件的形成或使用中与谁发生了互动？这两个问题又提出了第三个问题：哪些文件形成者或“职能”(而不是文件本身)最为重要？只有回答了这些问题后档案工作者才能够从“宏观鉴定”的角度按照他们认定的详细程度(或者按传统鉴定所采用的诸如年代、广度、唯一性、时间跨度、完整性、破损度、可靠性等“判定标准”)来切实锁定那些可能最具有潜在档案价值的文件或文件系列。只有在这个时候才能够确定，哪些私人领域的文件形成者可以用来充实或补充政府档案，从而实现覆盖社会治理的“全景档案”综合体。此外，鉴于这些宏观层面的问题是在政府一方回答的，这便意味着大量的文件不用做细致调查即可被销毁，从而节省机构和档案馆用在鉴定和文件处置工作上的大量的时间、空间和资金。这便是为什么宏观鉴定宣称，档案工作者在鉴定档案文件时最不适合做的就是鉴定档案文件。
必须清楚地了解，我们说宏观鉴定是基于职能的鉴定方法而不是基于文件的鉴定方法，这是一种比喻的说法，不可从字面上去理解，否则就会谬之千里。首先，宏观鉴定不仅聚焦职能，它还聚焦职能、组织以及公民的三方互动，这三个方面的结合反映了政府在公民社会中的职能行为，也就是说政府的治理。其次，用来评判(或鉴定)职能的职能法是评估一个项目计划对社会的重要性(进而也是其文件的重要性)的手段。鉴定理论的焦点在于社会性，即要鉴定(或鉴别)那些为政府有力影响社会提供证据的文件，而不是为政府职能本身提供证据的文件。最重要的是聚焦社会(公民)治理和公民-政府互动，而不仅仅是记录政府的职能。
由于文件是因其尽量以最简洁的方式反映形成者的职能领域及其对社会的影响和与社会的互动、反映社会向政府提出的问题和与政府的互动而获得“档案价值”的，那么，在宏观鉴定中档案工作者主要的鉴定研究焦点——以及随后的决策——就应该放在职能互动过程这个治理概念的核心上。处在不稳定的自动化办公室空间或持续变化的关系数据库中，或面对浩瀚的现代纸质文件，要在文件级做出存毁决定要么不可能要么极其困难和极不准确，因此，由上而下的职能路径不仅是理论之需求也是实践之必要。宏观鉴定简而言之就是把基于背景的来源放归鉴定，不再具体关注文件的主题内容。然而，正如我所指明的，这个基于来源的背景不是那个把档案文件与其单一的“原始形成机构”相连的传统式背景，而是复杂的组织文化，在这个背景下文件在现代机构中被形成和管理，它即包括政府的职能运作和各个项目的实施，也包括公民与政府职能活动的互动：他们是怎样接受、拒绝、抗议、申诉、改变、修正以及影响这些职能工作的，反过来又是怎样受之影响的。通过把鉴定焦点放在社会治理和公民国家互动这个双向职能作用上，而不只是关注政府职能，宏观鉴定使档案工作者有机会为未来挑选出更广阔更丰富的档案。
注释：
①本文译自2011年6月他在中国人民大学信息资源管理学院的一次讲座。
②我国语境下的文件和档案这两个词在北美语境下对应着三个词，即document，record，archives。因此，翻译时很难准确地一一对应。Document一般指固定在介质上的信息或数据，但不属于正式文件(或公文)的构件，比如草稿、复制件、资料等；而当它用来表示具有法律或公务性质的文件时，则等同于a record(一份文件、一件公文)。Record(通常使用复数records)一般指公文、应留存文件、应归档文件或已归档文件(即档案)。Archives指具有永久保存价值的records。总的来说，document和records许多情况下均可翻译成文件；records大部分情况下应翻译成档案；archives可翻译成档案或永久档案。而Records management指的是机关的文件和档案管理。例如，the records management of NARA(美国国家档案与文件局)，指的是NARA本身形成的文件和档案的管理，而不是NARA馆藏永久档案的管理。
③译者在翻译本文时基本上尊重了我国的语境，酌情把records译为文件或档案，把archives译为档案或永久档案。