组织内信息行为协调研究，本文主要内容关键词为：组织论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
〔分类号〕TP354
信息包含有发送者意图、判断、所处情境等一系列隐含内容，如果被人适当的接收并加以解释就会产生负面效应，如误解、泄密等。在组织中，信息活动被不慎公开会导致组织行为意图公开化并向周边环境发送不适当信息，从而产生负面效应。所以，必须协调组织内的信息活动，只向具有适当权责的人发送适当信息，同时在需要时隐藏信息收集活动。
限定特定参与者是信息共享的常用手段[1]，一般通过一套安全／匿名机制实现。现有安全机制强调保护参与者隐私不会被外部攻击非法获取，这些机制着重于隐藏信息内容而不是发送／接收信息的行为，因此仍然存在不当信息转移的可能。现有匿名机制则通过隐藏发送／接收信息行为及信息内容来保护隐私，但并不适用于组织内信息共享，因为无法追踪信息交换记录，导致难以确定员工在不当信息转移中应负的责任。
鉴于此，本文认为组织成员可执行的发送／接收信息动作要视其在组织中的权责而定，笔者使用共享信息标签表示这种安全机制。
1 共享信息标签
使用共享信息标签的目的是为组织内信息共享行为建模，其基本理念是：组织成员可执行的发送／接收信息动作要视其在组织中的权责而定。
依据主体执行信息动作的不同，共享信息标签可分为发送标签（简记为s）和接收标签（简记为r），其中发送标签包含目标源选择标签和发送信息选择标签，接受标签则包含接收源选择标签和接收信息选择标签：①目标源选择标签（简记为s-destination）：选择信息发送目的地；②发送信息选择标签（简记为s-info）：选择发送什么信息；③接收源选择标签（简记为r-source)：选择从哪个信息源接收信息；④接收信息原则标签（简记为r-info）：选择接收什么信息。
这样，组织成员的信息共享行为可用共享信息标签标记如下：①第一级：不具备任何发送／接收标签，即没有s-destination、s-info、r-source、r-info标签；②第二级：具备r-info和s-info标签，但没有r-source和s-destination标签；③第三级：具备r标签和s-info标签，或者具备s标签和r-info标签；④第四级：具备r标签和s标签，即有完全的发送／接收权力。
这是组织内信息共享活动的一个四级协调模型。具备第一级标签的成员只能从指定信息源接收给定信息，同时也只能向指定目标发送特定信息。由于无法自己决定发送／接收什么信息，处于本级的组织成员不能自主的共享信息，因此第一级的信息共享行为基本上是被动的，具体来说主要有两种：①从具备更高级标签成员处接收信息并做出反馈；②接受／发送组织指定信息。这一级的信息活动主要是组织内的例程操作，如依据固定例程从上级接收命令，向上级提交报告等。
具备第二级标签的组织成员只能在同级成员之间共享信息，他们不具备r-source和s-destination标签，其信息交换的目的和来源都由组织指定。本级组织成员的工作有一定创造性，可以提出一些改进组织工作效率的小建议，但更深入的改进需要由具备更高权责的组织成员启动，因此第二级标签拥有者不允许同其它级别标签拥有者之间主动共享信息，也就是说本级的信息共享行为在同级者之间是主动共享，但在不同级者之间则是被动共享。
第三级标签有两种情况：对于具有r标签和s-info标签者，r标签允许其选择信息源，即可从组织外收集信息，但由于缺乏s-destination标签，他们不能主动开启信息共享通道。具有s标签和r-info标签者无法收集外部信息，却可向外部输出组织内信息。这两类三级标签都缺乏同组织外的双向交流通道，因此其持有者都不适于从事组织创新工作。
简单讲，一级标签持有者可比作“蓝领”；二级标签持有者可比作“灰领”；三级标签持有者由于不能同时拥有s-destination和r-source标签，无法展开创新活动，因此比作“白领”并不合适，拥有完整信息共享权的第四级标签持有者才可比作“白领”。
令Pi(i=1、2、3、4)代表具有相应共享信息标签等级的组织成员，表1简单总结了共享信息标签模型。
现代组织包含多个共享信息标签等级，其信息共享活动的协调必须考虑各标签等级的差异以及不同标签等级间的关系。本文将以信息共享标签为基础分析信息共享活动协调方法。
2 信息共享活动
依据组织内成员主动／被动参与信息交流，组织内信息共享行为可大体分为主动共享和被动共享两类。被动共享由组织而非个人指定共享什么信息。主动共享则由个人而非组织决定共享什么信息，其决定建立在自身权责之上，是完全自主的。表2简单总结了组织内信息共享活动类型。
因为组织创新主要是由P4的信息共享活动支持[2]，所以重点将讨论组织中的主动信息共享活动，被动信息共享行为主要是例程任务，故不做过多讨论。如表2所示，组织中主动信息共享活动依据参与者是否全为P4可分为双向主动共享和单向主动共享。
双向主动共享的参与者必须都具有P4标签，其地位是对等的。虚拟企业内的协同工作[3]或网络社区[4]等都是典型的双向主动信息共享，社区成员通过email共享信息，发送者和接受者共同决定将哪些信息共享，email会自动转发给社区所有成员，所以同一社区的所有成员共享相同的信息，也就是说，成员之间的信息流是对称且双向的。
单向共享参与者的地位是不对等的，由具有P4标签的发送／接受者决定共享什么信息，这是一种非对称的单向信息共享关系，反映了个体在组织中权利和责任上的差异。
P3的单向共享实质上是由P4指定开启的，因此下文将只讨论P4同P1、P2间单向信息共享行为的协调。
3 协调单向信息共享
单向信息共享主要是P4同P1、P2共享信息，该共享行为可分解为两个动作：①P4向P1、P2发送信息；②P4从P1、P2处收集信息。这些动作的主体是P4，P1不具备自主发送／收集信息的共享信息标签，而P2只允许同其他P2成员交换信息，因此P1、P2只能发送P4需要的回应信息。
为避免信息动作的可见带来负面效应，P4的动作需要分为隐藏和不隐藏两类。隐藏信息动作的关键是：让P1或P2主体认为自己处理的是数据而非信息，如图1所示。
图1 隐藏信息发送／采集动作
例如，某领导X就组织内某问题给出了处理意见，如果这些意见被直接发送给下属，那么该领导的信息动作就会被下属知道，这可能会造成负面效应。为了隐藏信息动作，X应该通过例程系统发送意见，这样接收者不会知道是谁发送的信息，只会认为是例程数据，于是该领导就向接受者隐藏了信息发送动作。
与此类似，P4信息采集动作的隐藏也必须通过某种方式，使得P1/P2无法得知提交的数据将被谁获取。
与上述隐藏信息动作不同，在P4不隐藏的信息动作中，P1/P2处理的都是信息，因为他们明确知道接受／发送的数据来自哪里／将去哪里，所以和P4之间存在一个信息交流通道。当无需担心不适当信息转移造成负面效应时，可以采用不隐藏信息动作。
表3为四种基本单向信息共享行为，前两种非常直观，故只讨论后两种。
实现信息共享依赖于信息交流机制。现代组织的信息交流机制可以按照信息发送者／接收者关系（如果发送信息时接收者由发送者指定，那么两者的关系就是同步的，否则就是异步的）以及是否存在中介协调管理信息流进行简单分类，表4为四种常用交流机制。
工作流通过协调及流程化组织活动来提高组织运作效率。由于按照预定工作流程管理信息流，因此其发送者／接收者关系是同步的，这一点和email相同。但是，工作流需要按照当前活动预定义待交换信息的数据结构，同时还需要协调者预定义交换流程，这一点却和email不同，email无需预先指定这些内容，因此不需要协调者。
有时候，从数据库中读取数据代表着接收信息，所以数据库也是一种主要的信息交流机制。数据库中信息的读写是异步发生的，它连接着信息过去的发送者和未来的接收者。信息库也同样如此，因此数据库和信息库中的发送者／接收者关系都是异步的。数据库需要协调者以统一方式管理共享数据库，而信息库则不需要，因为用户独自管理自己的本地信息库，而且信息库系统的逻辑共享同物理共享是分开的。
在组织被动共享行为中，P1/P2信息交换的目的和来源都由组织异步指定，同时还需要协调者管理信息流，故其交流机制主要是数据库。而在单向主动信息共享中，信息发送者指定信息接收者，其交流机制必须是同步的，由于P4能自主开启信息共享，所以也不需要协调者，那么email就是最佳信息交流机制，表5为组织单向主动信息共享行为交流机制一览。
Email的格式为email：＜邮件头、内容、发送者、接收者、时间＞，在非隐藏信息动作中这对应着信息：＜数据结构、信息价值、发送者、接收者、时间＞，email在P4和P1/P2之间建立起一个直达通道。
扩展email不允许P4和P1/P2之间存在直达信息通道，因为这将无法隐藏P4的信息动作，所以扩展email机制会在信息通道中间设置一个中转机制，从而向P1/P2隐藏P4的信息动作，数据库的异步性使得数据发送者对接收者是不可见的，因此扩展email可以采用数据库作为中转机制，如图2所示。
图2 使用扩展email机制隐藏信息动作
下面结合图2举例说明扩展email机制如何隐藏信息动作。假设某银行怀疑其电话银行服务系统存在设计缺陷，相关负责人为查清真相，需要了解电话服务系统真实且详尽的运作数据。如果负责人直接要求一线服务人员提供缺陷有关的特定运作数据，其意图就暴露了，也就是说负责人会无意中发送给一线员工一些不当信息，这些信息很可能通过一线员工散布到银行外，如果缺陷的确存在，那么就有可能被恶意利用。
为避免该负面效应，负责人应该向特定数据库（该数据库负责保存电话服务系统的定期检查记录）而不是一线员工发送email，然后接收数据库发来的email完成信息采集，数据库中相应具体数据的检索以及email的收发可由软件代理完成。这样一线员工在定期向该数据库输入电话服务系统运作数据时只会将其视为例程任务，完全不会察觉负责人的意图。如果定期例程检查运作数据不能满足负责人要求，他还需要一些特定检查数据，那么他要做的就是向银行例程库多发一封email，将其特定检查要求作为意外例程加入一线员工的每日例程即可，从而避免了可能的不当信息转移。
4 组织内信息共享行为协调
信息流将计划、实施和调查(plan、execution、investigation)三类基本组织行为串联起来[5]。实施行为基本上是例程工作，具体的数据结构和算法可以预先决定，与实施信息系统无关。调查行为是对实施行为结果的分析，不全是例程工作，其信息系统的数据结构可以预先决定，而算法却不能，是与调查信息系统相关的。计划行为却基本上是非例程工作，而且同实施和调查行为不同，其输入信息主要是组织外部信息而不是组织内部信息，组织外部信息的获取对计划行为至关重要。现代组织需要应对外部环境的快速变化，伙伴组织之间往往存在大量信息共享行为，但不适当的共享行为可能带来负面效应，因此在向其他组织输出信息前，协调组织内部信息行为是非常必要的，而且这种协调对提高组织自身信息的流动和利用效率也是很重要的。
单向主动信息共享系统是协调组织信息共享行为的主要工具，P4、P1和P2分别对应着计划、实施和调查三类基本行为，该系统通过扩展email机制实现信息共享动作的隐藏，避免不当信息转移造成的负面效应，图3为单向信息共享系统基本架构。
图3 单向信息共享系统基本架构
5 结论
组织活动基本上是计划、实施和调查行为的循环过程，其中会常常出现意外，因此计划过程很有必要直接贴近实施和调查过程[6]。在这一过程中存在大量信息共享活动，如何有效协调这些活动，避免不当信息转移带来的负面效应是一个重要问题。本文研究了组织中信息共享活动的类型，重点分析了单向主动信息共享行为，并提出了相应的协调系统基本架构。
收稿日期：2007-08-24修回日期：2007-10-15