摘要：在经济发展的推动下，社会科技水平也不断提升，尤其是计算机与互联网技术的广泛发展，已经深刻地影响到社会发展的方方面面，在这种社会背景下，在基层档案管理中开展信息化建设具有一定的必然性。本文从基层档案管理中开展信息化建设的必要性与重要性出发，分析基层档案管理信息化建设中存在的问题，探究如何有效开展信息化建设工作。
关键词：基层；档案管理；信息化
1基层档案管理信息化建设中存在的问题
1.1基层档案管理信息化建设水平较低，无法真正发挥出信息化建设的作用
当前基层档案管理信息化建设水平较低，主要体现在以下三个方面：一是基层单位的信息化设备不足，无法满足档案管理信息化建设的需求，比如有些单位到现在都没有配备完备的信息化设备，要么只有单一的计算机，要么只有打印、复印、扫描仪等，有的单位即便具有完备的信息化设备，但由于各种因素的影响，信息化设备的利用率也较低。二是基层单位档案管理工作人员的水平较低，大多数基层档案管理人员不是专业的档案管理工作者，即便是专业的档案管理工作者，面对信息化设备的迅速涌入，未切实掌握相关的管理技术，无法满足档案管理信息化建设工作的需求。
1.2对基层档案管理信息化建设的认识不足
信息化时代的到来已经将信息化技术渗透到各行各业当中，对于基层档案管理工作而言，同样受到信息化建设的影响，这就要求基层单位要充分重视基层档案管理信息化建设工作的开展。然而传统的档案管理思想已经根深蒂固，基层单位对档案管理的信息化建设工作不够重视，一方面，认为信息化建设工作的开展可有可无，在具体的工作中仍然延用传统的纸质档案管理模式，不愿意尝试运用信息化管理方式，长此以往，势必会影响档案管理信息化建设进程。另一方面，只重视对档案的保存和整理，却忽视了档案资料的运用，不利于提高档案管理工作的水平。
1.3基层单位档案管理信息化建设经费投入不足
在我国普遍存在基层单位档案管理信息化建设经费投入不足的问题，这种投入不足不仅仅表现在基本的硬件设备投入上，在对管理人才以及管理软件方面的投入也存在很大的缺口，这直接制约了基层档案管理信息化建设的有效开展。在基层单位中，整体的工作经费都比较紧张，能够投入到档案管理中的经费更是在总经费中只占据了很小的比例，加上在经费的实际运用中还常常出现被挪用或者被占用的现象，能够真正用到档案管理信息化建设上的经费只能说少得可怜。有部分基层单位并没有认识到档案管理工作的重要性，在单位机构设置中没有针对档案管理设置专门的管理部门以及人员编制，更不要说针对档案管理制订经费预算了，仅仅只安排个别人员在完成本职工作后收集档案材料，并没有系统地开展档案资料的收集整理工作，开展档案管理信息化建设更是缘木求鱼。
2基层档案管理信息化建设的重要性和必要性
我们都知道档案管理工作是基层单位的一项重要工作，这些档案记录了基层单位的发展历程，对基层单位各项工作的开展具有非常重要的意义，然而传统的档案管理工作主要是纸质档案管理，需要消耗大量的人力、物力，档案管理效率较低，无法满足基层单位对档案工作的需求。而基层档案管理信息化建设工作的前提就是将纸质档案转化为电子档案，通过将纸质档案电子化能够在很大程度上提高档案使用效率。当前基层单位档案管理设施都比较落后，容易造成纸质档案的损坏与丢失，无法满足档案管理的现代化需求，为了保证档案管理工作的正常开展，必须将纸质档案电子化，这样才能确保档案的完整性和安全性，才能充分发挥出档案管理的作用。
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3基层档案管理的信息化建设
3.1持续提高对基层档案管理信息化建设的认识
通过提高人们对档案管理信息化建设的认识，能够使人们更加重视档案管理信息化建设工作的开展，一是要提高基层档案管理工作人员对档案管理信息化建设的重视度，使他们认识到开展档案管理信息化建设的重要性和必要性，这样才能使其在具体工作中更多地运用信息化知识，更好地保管档案、利用档案，提高档案信息化建设水平。二是要提高基层单位领导对档案信息化建设工作的重视度，使其充分认识到信息化建设的重要性，将信息化建设工作当作一项重要工作来做。
3.2 增加信息化建设档案的资金投入
档案管理工作本来就需要一定的资金投入，针对基层档案管理开展信息化建设更需要在资金上增加投入。资金的投入主要分为两个方向，其一是做好档案管理信息化技术的投入，信息化建设对设备要求很高，需要基层单位根据信息化建设的相关标准配备计算机、复印机等多种设备，对已经老旧的设备要及时换新，同时为了确保档案管理信息化建设的有序开展，有条件的单位可以积极引进档案管理相关的软件，推动档案管理智能化发展，让基层单位档案得到更充分的利用；其二是要加强对档案管理专业人才的引进，现代化的复合型档案管理人才不仅要具备专业的档案管理水平，而且要求对计算机有较高的信息化素养，才能够有效推动基层档案管理信息化建设工作的有效开展。
3.3加强信息化建设
从长远的角度来分析，基层单位档案管理的现代化操作，必须坚持在问题的解决过程中，按照彻底的方法、标准来完成，一些老旧的观点和模式，并不能取得良好的成绩，还会造成新的挑战。所以，信息化建设已经成为基层单位档案管理的不可或缺内容。1.日常的信息化建设工作需要在基层单位档案管理的系统上不断建立，尤其是设备和软件的搭配，都要按照正确的方式、方法来完成，促使纸质档案能够取得良好的转变效果，为将来的基层单位档案管理进步提供更多的帮助、指导，在具体工作的实践效果上，也要大幅度的提升。2.信息化建设工作的开展，必须提升基层单位档案管理的内涵，尤其是在技术的操作过程中，应充分观察信息化的建设进度，从而在具体工作的干预上，能够获得较多的参考和指导。
3.4建立和健全档案管理体系
在档案管理与信息化管理相结合的过程中，必须设置专门的组织管理机构，成立信息化管理领导小组，保证所有的小组成员都是具有丰富经验的档案管理与信息化管理相结合的人员，他们通过专业化的管理机构能够对档案管理的各项指标进行全面化的监督，完善档案流程，保证信息化管理工作效率得到明显的提升，避免出现财务风险等问题。
结束语
综上所述，我们知道档案管理信息化建设是信息化时代的要求，也是其自身持续发展的要求，因此基层单位应重视档案管理信息化建设工作的开展，一方面要持续提高领导对档案管理信息化建设工作的重视程度，另一方面要持续加大对基层档案管理信息化建设的投入，再一方面要持续提升基层档案管理工作人员的工作能力。
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论文作者:黄志坚
论文发表刊物:《基层建设》2019年第15期
论文发表时间:2019/8/7
标签：档案管理论文; 信息化建设论文; 档案论文; 基层论文; 基层单位论文; 工作论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第15期论文;