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摘要：基于信息技术的发展进步，高职院校的档案管理工作形式也逐渐发生了变化，开始由传统的纸质管理方式向信息数据管理模式转移，而这就对档案管理工作的安全性和稳定性提出了更高的要求。为了保证高职院校档案管理工作能够有序进行，促进教学工作的顺利开展，相关管理人员必须要意识到目前管理工作存在的不足之处，并结合实际的院校发展情况，积极研究有效强化档案管理工作的办法。
关键词：新形势；高职院校；档案管理；办法
高职院校是我国教学模式当中的重要组成部分之一，其与普通院校的教学区别就在于更注重学生的应用能力，主要是向社会提供高质量的人才。而档案管理工作具体指的是对高职院校教师和学生档案的系统管理工作，同时还包括一些教学资源档案以及院校发展过程中的文件数据管理等等。
一、高职院校档案管理工作的不足之处
1、人才的管理能力方面
首先，高职院校档案管理工作的效率和水平会受到管理人员操作能力、管理能力以及组织能力等多方面的影响。因此高职院校内部管理团队的人员应当是能够应对现阶段档案管理工作要求的高技术人才。但是实际上在许多高职院校的管理团队当中，都存在管理人员工作能力参差不齐的现象，尤其是管理团队往往整体年龄水平偏高，都是一些即将退休的人员，导致信息整理的准确性得不到保障，这主要是由于院校对档案管理工作的重视程度不够，只将其看作是一项简单的资料整理工作，因而导致了目前管理工作存在许多问题。
2、管理工作的形式方面
现阶段各个高职院校在实际开展档案管理工作时，主要还是依靠传统工作的形式对纸质档案进行整理和监管工作。这种管理方式可能会由于时间过久导致档案的遗失或者破损，而且对于查找工作也十分不便。现在基于信息技术的发展，相应的网络管理平台逐渐建立起来，为管理工作提供了极大的便利，而许多高职院校出于对运行成本方面的考虑，没有注重资金技术的投入工作，使得档案管理的数字化和信息化程度偏低，从而影响了管理工作的有效性。
3、管理条例方面
高职院校档案管理工作的有序进行还需要依靠管理制度对人员的工作行为进行约束，但是实际上大部分的高职院校内部管理条例都存在流于形式的问题，没有有效的落到实处，因而无法达到对员工进行管理的目的。这也与管理制度没有合理结合高职院校的档案管理形式和内容有关，管理机制欠缺合理性和科学性，就会导致管理人员自身意识不到档案管理工作的重要性，这就容易发生重要档案文件丢失、机密信息泄露的事故，这些问题都是目前高职院校在开展档案管理工作时需要重点解决的问题。
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二、新形势下强化档案管理工作的可行办法
1、培养员工的管理意识和能力
在社会发展的新形势下，高职院校要想强化档案管理工作，以保障院校的稳步发展状态，就需要对管理人员进行档案管理工作重要性的宣传，以全面转变他们的传统工作观念，并保证其工作态度的积极性得到有效发挥。这就需要高职院校应当积极对管理人员开展思想教育工作，提升管理人员的个人综合素养的同时，还应当保证管理人员具备相应的管理能力，这还需要包括对基础管理知识以及管理技术的培训工作。相应的培训工作可以邀请管理方面的专家来定期进行，为了保证培训结果的有效性，高职院校还可以通过考核的形式来全面考察员工的工作能力是否满足新时期档案管理工作的实际需求。针对于管理团队年龄层偏高的问题，院校还应当及时进行人才招聘工作，通过提高管理人员的福利待遇，吸引社会上的优秀人才投身于档案管理工作当中，从而全面做好档案管理人员的人才储备工作，以促进档案管理事业的可持续健康发展。
2、利用信息技术改善管理形式
基于信息技术的发展进步，在实际进行高职院校的档案管理工作时，应当将工作重点从传统纸质档案管理工作向无纸化数字信息档案管理方式转移，利用信息技术的优势全面提升管理工作的效率和水平。在这方面的工作过程中，高职院校应当安排专业的技术人员为学校建立内部的档案管理系统，将相关信息录入到系统当中，通过计算机网络系统自动化、智能化的功能特点，对信息进行快捷的整理和分类，构建一个健全的管理结构体系，方便教师以及学生查找相应的资料信息。管理人员必须意识到，档案管理工作自身具有服务性质，是为高职院校的全体师生人员服务的。因此在改善管理形式的过程中，相关管理人员还应当建立配套的微信公众平台，或者在档案信息管理系统开设互动交流渠道，及时解决档案需求者的疑问，从而提高师生对档案管理工作的满意程度，充分体现以人为本的工作原则。
3、优化管理条例
档案信息数据的安全性和稳定性，关系到高职院校是否能够取得稳定的发展状态，也关系着师生个人档案的隐私问题。所以在实际进行档案管理工作时，院校的相关领导人员应当结合目前我国在数据信息管理方面的相关法律规定，以及院校实际的档案管理情况，有针对性的制定科学合理的管理条例。管理工作应当从人员管理以及网络安全管理两方面进行，在人员管理工作上应当建立责任机制，将档案管理工作的具体内容分配到每一位管理人员的身上，并督促员工做好交接工作，定期对档案数据进行整理，及时处理过期的档案数据。
一旦出现问题则可以直接追究相关负责人的责任，同时还可以利用奖惩结合的方式，对工作态度认真并取得良好管理效果的员工给予一定的奖励，并对导致档案数据丢失的员工进行严格的惩罚，为档案管理工作提供良好的工作氛围，而针对于网络安全的管理工作，还需要通过优化网络安全防范技术来完成。
结论：在新形势下优化高职院校档案管理工作需要从提升管理人员的管理观念和管理能力方面进行，积极与员工沟通交流，为员工树立正确的工作态度，并为员工明确档案管理工作的服务性质，提升员工的综合素养。院校还需要加大资金技术的投入，建设档案管理的信息数据平台，全面提升工作效率和水平，并应当结合新时期档案管理工作的具体需求，以及实际的院校发展情况，制定合理的管理条例，实现高职院校的可持续发展。
参考文献：
[1]佚名.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].教育教学论坛,2018,384(42):26-27;
[2]王颖.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].纳税,2018,v.12；No.202(22):165.
论文作者:宋洪军
论文发表刊物:《科技新时代》2019年4期
论文发表时间:2019/6/19
标签：管理工作论文; 档案论文; 高职院校论文; 管理人员论文; 工作论文; 档案管理论文; 院校论文; 《科技新时代》2019年4期论文;