科技成果档案信息资源开发利用的思考，本文主要内容关键词为：科技成果论文,信息资源论文,开发利用论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、一个根本、紧迫和严肃的问题
改革的大潮，给科技成果档案工作提出了一个至关重要的问题：如何充分发挥档案的潜在价值，主动地、大量地开发其中的信息资源，来为科技发展和经济建设服务？
这是一个带根本性的问题。收集和保管科技成果档案的根本目的，就是要利用它为科技发展和经济建设服务。科技成果档案管理的主要工作内容，就是要促进这种服务的实现，并且努力提高服务质量。只有利用档案才能使档案的潜在价值变成现实的价值，才能使档案馆的现实意义得以体现，才能使档案工作得到社会的承认。
这是一个紧迫的问题。在改革开放的新形势下，“科学技术是第一生产力”已日益深入人心。人们对依靠科技发展经济的期望值增高，社会对科技信息的需求急剧增加。这对于科技成果档案工作，是机遇，也是挑战。我们应当及时地抓住这个机遇。
这是一个严肃的问题。社会需求是科技成果档案工作存在和发展的决定性因素。一个档案机构如果能通过档案服务不断地满足社会需求，同时发挥社会效益和创造经济效益，档案工作就有生命力，就富有活力；反之，如果对科技发展和经济建设的服务工作做得不好，就会失去活力，逐步萎缩，甚至丧失自我维持的能力，被改革的大潮所淹没。
二、科技成果档案利用障碍重重
新中国成立以来，已经积累了数量巨大的科技成果档案。由于社会科技意识的增强，科技队伍的不断扩大，科技机构的不断增加、科技发展速度大大加快，科技成果档案正在加速地积累、增长。这些科技成果档案是国家的宝贵财富。将科技成果档案作为一种特殊信息源来单独地加以管理，是形势发展的需要。
1984年，我国第一家专门收集、管理科技成果档案的档案馆——四川省科学技术研究成果档案馆成立。随后，安徽、江苏、吉林、福建、河北、上海、天津、辽宁等省市相继成立了科技成果档案馆。经过几年的努力，这些档案馆都奠定了一定的物质基础，在业务建设上有了长足的进步。由于各档案馆同时肩负着对本省市科研档案管理业务指导的任务，事实上形成了一条科研档案管理的战线。
然而，由于历史的原因，使科技成果档案利用遇到了重重障碍，科技成果档案利用工作尚处于极低的水平。经过对四川省97个县级以上全民所有制科研单位调查，我们认为开展科技成果档案利用的主要障碍有：
（一）科技成果档案开放和限制的界限不清。
由于没有经过认真严肃的密级鉴定，科技成果档案普遍存在划密不全，划密不准，划密不及时，“单位秘密”同“国家秘密”混淆，保护知识产权同科技保密混淆等问题。保存十数年的档案，仍处于高密级状态。在“宁左勿右”的思想影响下，划密保密范围扩大，保密期延长。加之相互技术封锁，对如何妥善处理档案利用同保护知识产权的关系缺少具体操作办法，怕捅漏子，一些档案管理部门不敢提供利用。
（二）封闭和半封闭管理，阻碍了科技成果档案信息的采集和交流。
由文书档案管理发展形成的程式化管理模式，忽视了科研档案信息的知识性、通用性，投入大量资金和人力积累起来的科研档案，被封锁在形成单位狭小的范围内，不能为社会所共享。信息采集、处理和数据库建设缺少全国性的统一组织和规划，标准化、规范化水平差。建立省、市科技成果档案馆对于这种封闭和半封闭是一种突破，但收集范围窄小，又不持有成果的知识产权，目前基本仍处于半封闭状态。
（三）在体制上，科研档案管理部门同科技成果推广部门分立。管档案的不管推广，管推广的不管档案，互不衔接。档案服务的针对性、科学性差。不能以社会多元化的需求为导向，建立以满足社会需求为动力的运行机制。
（四）科技成果档案具有经济属性，它的复制品具有商品属性。信息资源开发和信息服务需要昂贵的投入，这些投入应当通过市场得以补偿。科技成果档案管理部门不应过分强调无偿公益服务的一面，应当用经济规律来协调、解决科研档案利用中的各种问题，促进档案信息资源的开发利用。
三、问题的答案——面向信息市场
中共中央《关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》指出：“科技体制改革的目标，是建立适应社会主义市场经济发展，符合科技自身发展规律，科技与经济紧密结合的新型体制，促进科技进步，攀登科技高峰，以实现经济、科技和社会的综合协调发展”。“信息服务机构要面向市场，逐步实现企业化经营，增强自我发展和市场竞争能力。”
学习中央《决定》精神，笔者认为解决问题的答案是：
（一）科技成果档案馆要建立适应社会主义市场经济发展，符合科技档案自身发展规律，使科技成果档案工作与经济建设密切结合的新型体制。
（二）科技成果档案馆在保持“公益性”职能的同时，要以市场为导向，搞好业务建设，增强服务功能，使自己成为社会化、产业化、网络化的国家综合信息网络的一个组成部分，促进科技成果转化为现实生产力，增强自我发展和市场竞争的能力。就是说，要面向信息市场发展科技成果档案工作。这是档案馆的生命力所在。只有这样，才能实现档案信息资源的有效利用，产生最大的社会效益和经济效益。
面向信息市场，当前应做好以下工作：
1.划分档案开放（利用）与限制（利用）的界限，妥善处理利用同科技保密和保护知识产权的关系。
近年来，欧美各国把档案开放与限制作为档案利用研究的中心内容之一。美国档案学家A·瓦格纳认为：“利用的开放与限制是档案馆现在和将来的首要问题”。①美国档案学家T·平克特认为：“公共档案或存放公共档案馆的档案，应当最大限度地提供利用，以符合公众的利益”②。
四川省对1021名科技人员的调查表明，67.7%的人认为科研档案利用的主要障碍是保密扩大化和相互技术封锁。另一方面，科技成果档案应当保住的科技精华没有保住，就会给国家造成损失。科技成果档案涉及知识产权问题，应当保护成果持有人的合法权益。
解决利用同科技保密的矛盾，就要划分好科技成果档案开放和限制的界限。划分界限的关键在于准确鉴定科技成果的密级。四川省科技成果档案馆在这方面做了一些有益的探索，组织力量对馆藏一万多项成果档案进行了密级鉴定，并利用行政手段使进馆档案的密级鉴定制度化。通过推广国家科委的《科技成果密级评价方法》，使全省的密级鉴定工作规范化。在密级鉴定中，注意把同一卷档案中要保密的材料同可以开放的材料区别开来，结果表明，需要保密的档案材料只占2%，绝大多数均可在国内提供利用，这就为充分开发利用档案信息资源打下了基础。
在档案利用过程中，注意尊重成果持有者的所有权。可请成果持有者填写《科技成果转让意向书》或《档案材料保密状况调查表》，预先征求他们对成果档案利用和保密的意见，然后将表格装入档案内，作为提供利用的依据。
2.以市场为导向，丰富馆藏。
科技档案馆在确定档案收藏范围时，应尽可能考虑满足社会的需要。四川省科技档案馆原来只收藏到省科委登记的省级重要科技成果，档案数量少，品种不全，利用价值不高。考虑到科研课题“查重”（复），科技成果“查新”，以及技术市场的需要，应当突破从单一的档案源收集档案，逐步扩大收藏范围，以吸引社会利用。收藏范围应当包括：地、市、州和省级各部门的科技成果档案副本，省科委攻关计划、重点研究计划、火炬计划、星火计划、软科学计划和成果推广计划项目的档案，中央在川单位科技成果档案副本，省级各厅局研究项目目录、县级科技成果目录，四川省民间传统工艺资料，四川科技新产品样本等。
3.面向信息市场，开发利用档案信息资源，提高资源利用率和共享水平。
开发利用科技成果档案信息资源包括以下内容：
（1）各档案馆要在进行档案实体管理的同时，注意抓好档案信息管理，加快信息资源的收集、加工、管理和服务的现代化建设（采用现代化手段和技术，重点建设好数据库）。
（2）科技成果档案部门本身要以各省、市科技档案馆为中心，形成信息系统，打破部门分立、各自为战的现状，加强数据库和全国联机网络标准化、规范化建设，提高信息资源共享水平。
（3）科技成果档案信息系统要参加到本地社会化、产业化、网络化的综合信息系统中去。当代科技发展的潮流是综合，只有综合的信息网络，才能更好地满足社会的需求，才能产生较好的经济效益。信息虽有科技、经济、社会之分，但从信息加工、处理、提供和服务的过程来看，它们的共性是主要的。用户对信息的需求是综合的、多样的。发展融科技、经济、社会信息为一体的综合信息系统，最大限度地实现社会化和产业化，是我国整个信息业发展的方向。
（4）面向市场生产信息产品。一般认为，二次文献、三次文献都是信息产品。目前应集中力量开发二次文献，编制目录、文摘、索引和简介，形成较完善的科技成果档案检索体系，以方便利用者。辽宁省某市档案局根据市场需求，每年编制《科技档案信息资源开发计划》，安排若干个二次文献、三次文献编研项目，每年评选优秀的信息产品，为社会提供了一大批汇编、图册、图表、技术、手册、工艺手册、选编、专题介绍、产品目录、技术性能总汇、集萃、指南、索引等信息产品，产生了很大的经济效益和社会效益，这种做法值得提倡。
（5）按照技术成熟和经济效益好、社会效益大的原则，筛选大批科技成果加以推广。编辑推广科技成果的目录、文摘、简介、推广资料等进入技术市场，并担任起技术咨询和技术转让中介人的角色。
4.按面向市场的科学规律构筑档案馆的内部结构，以信息商品流程对内部机构进行合理布局，发展科技成果信息中间商、代理商和信息产品“供货公司”，组成产、供、销一体化的信息服务联合体，形成与经济建设密切结合的新型体制。
注释：
①A·瓦格纳著《利用档案的原则——从限制到开放》，《档案工作》1989年第9期。
②T·平克特著《美国档案理论水平的发展状况》，《档案学参考》，第4期。
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