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在武汉钢铁(集团)公司(下称“武钢”),内部审计被称为企业的第二种声音。武钢决策层一直认为,如果企业只有一种声音,就会出现只报喜不报忧,甚至以过充优的现象,这是一种不好的企业文化。相比之下,第二种声音比第一种声音更重要,“忠言逆耳利于行”,听到后可以及时采取措施,堵塞漏洞。
正是公司决策层对企业发展负责的境界,为内部审计营造了良好的环境。
管理中最大的问题不在财务
对于内部审计的控制职能,财政部内部控制准则咨询专家、武钢企业咨询指导组组长、曾任过武钢审计部部长和计划财务部部长的谭丽丽有着自己的见解,“以前内部审计是以财务为主线,审来审去审的是财务。其实,管理中最大的问题不是在财务,也不是在管理的某个环节本身,而是在整个系统中一个环节与另一个环节的接口部位。”
因此,武钢的内部审计立足于对控制系统的整体思考。按照体现企业管理要求的各个环节建立控制点;审计人员以业务流为基础,以资金流和物流为主线,“三流”合一,齐头并进,相互验证;在日常审计活动中,关注企业市场变化、政策变化、技术飞跃、供应渠道改变、业务流程再造中易发的突变现象及风险。在不被识别、极易忽视但有着因果关系的各个环节中,发现理论上不曾介绍过的隐性系统,重点关注管理的接口部位责任与权利的传递点。在这些环节间,组织跨专业、跨部门的信息循环,验证信息过滤风险,在信息循环的起点与终点间建立制衡机制,发挥控制系统的协同效应。
风险审计为企业降低成本
风险审计涉及决策程序、企业改制、并购及生产经营诸方面。如在决策环节,重点关注民主决策程序的规范性及决策支撑依据的真实性,以防止信息不对称造成的决策风险。近年来,武钢将企业风险审计的重点放在企业改制、投资、采购、建设工程等领域以及易被忽视的专项预算费用的使用。
作为生产规模近3000万吨的大型企业集团,武钢所需铁矿石的80%依赖进口。因离海太远,武钢的铁矿石运费每吨要比沿海钢铁企业高200元。于是,降低原料成本成了武钢的一道必选题。
因此,在原材料采购审计中,内部审计将采购活动作为物流中枢和信息中枢,直接采取网上比价审计,与市场信息对接,同时关注采购流程、定价依据、授权、付款政策和采购方式的适当性和有效性。
审计在采购方面投入的重点,不再是环节本身,而是一个环节与另一个环节的接口部位。审计部创立的“纵向到底的源头审计法”、“横向到边的终点审计法”、“采购与应付款的内环审计法”、“跨越部门及专业的外环审计法”,均已跳出了传统的管理思路。
在风险处置方式上,武钢立足于建立预警机制。对于风险征兆比较明显的项目实行“审计备案”,保留审计对当事人的永久追索权;对重要的风险发现,建立第一时间上报《审计要情》的机制,以规避风险。
干部离任审计从事后到事前
在武钢的内部审计中,很有特色的一个例子就是武钢对领导干部的离任审计。谭丽丽的理念是,“事后审计有什么用?我们把它转换成事前审计,任期审计。就是领导人在任的时候,我们就对他实行审计,还可以对他进行问责。我们同组织部门是这样协调的,先审后离,我们不审计完,组织部门不下文。”
数据显示,武钢对全公司领导干部离任审计率达到100%,对子公司经营者现职审计率亦达到100%。之后,公司将经济责任审计的范围扩大到机关管理部门负责人,极大地提高了广大领导干部全面履行职责的自觉性。
审计模式创新
奏响“内审三部曲”
在审计模式上,武钢将目前国内仅局限于对工程概预算的内部审计模式,延伸至对决策、筹资、设计、招标、合同、物资采供、施工、概预算、决算、后评估全过程的审计。审计部汇集了公司内外涉及建设项目各个程序和环节的力量,包括承包方和监理方,开始了全方位的建设项目审计模式探索与实践。这种无边界的组织效应和新型的“借脑”运作,使审计与各环节的专业管理密切协调,实现互动。
“任何一个系统在发生变化时都会有风险。人们普遍认为系统是有序的,其实不是这样的,无序和混乱也是系统的产物。同样,一项管理的创新,人们往往只看到它给项目带来生机,其实,它也会带来投机。”谭丽丽非常看重系统的整体管理,“企业管理最可怕的事实就是现有的制度既不执行也不废止,这样就造成混沌,我们看不见的那股力量就会在制度上钻空子,打时间差、打空间差、打制度差。所以控制一定要是全方位的控制,系统一定是个整合的系统。”
通过这样一种审计,带动了部门之间的联手管理,特别是武钢的“审计会诊”。以前,很多部门都会说“这个不是我的责任”。现在,凡是审计的项目涉及到了哪个部门,哪个部门的人都汇集在一起,共同会诊,“这就带动了一种负责任的服务,没有互相推诿,没有借口。这就是系统的一种整体效应,这也使我们的审计更容易被大家所接受。”
系统审计在推行的过程中也并非一帆风顺,谭丽丽将它形象地称为“内部审计三部曲”:开始不了解,被审单位有抵触情绪;查出问题后他们很紧张;从最后的解决方式来看,他们会觉得审计还是很讲道理的,是在帮助他。