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摘要：目前，我国相当一部分企事业单位的基层组织尚未设置专门的档案管理机构与人员，文书档案管理工作都由秘书人员或其他工作人员兼任。本文通过分析基层文书档案管理的现状与方法，提出各企事业单位基层组织应认真贯彻落实《档案法》，建立档案管理制度，加强秘书人萄档案管理知识的学习等对策，从而真正实现文书档案的利用价值。
关键词：文书档案；档案管理制度；档案管理枝能；创新措施
一、基层档案室文书档案管理工作的现状
文书档案是基层档案室所有档案门类中最重要，也是占比最多的一类档案。基层单位的文书档案，不仅包括由单位自身职能及各科室业务工作所产生的文件材料，也包括与上级机关、同级机关及下级机关业务往来中所产生的有保存价值的请示、批复、来函、复函等文件材料。基层单位的文书档案涉及各个科室、各项业务，管理起来最为复杂，这种复杂性也决定了文书档案问题的多样性和典型性。在文书档案的实际整理操作层面，以档案局编制印发的《档案整理实操手册》为标准进行整理。虽然在规章制度、监督指导手段等方面已经很完善，但是从2016年实际的档案执法检查及档案室规范化管理检查来看，基层单位在文书档案管理中还存在收集不够齐全完整、保管期限划分不够准确以及实际整理操作不够规范等问题。上述问题，对档案工作质量影响较大，需要引起高度重视。
二、基层档案室文书档案管理工作中存在的问题
（一）文书与档案工作衔接易出偏差。文书与档案工作既联系又有区别，既统一又有分工，既配合又有互动。在现实工作中，文书和档案形成一个分体式的管理体系———这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制运行的本身，在某种程度上拉大了文书和档案工作彼此的距离。有些文书人员档案管理意识淡薄，档案人员对文秘工作也欠考虑，致使二者在衔接过程中出现了一些脱节。造成在文书和档案工作的衔接主体上，即在公文的格式和处理办法等方面出现了偏差。例如：用纸不达标，装订不规范；版记不全面，附件不规范；文种使用不当，办公程序不规范；原稿不齐全，编号不规范，等等。
（二）各部门对文档工作配合不默契，致使这项工作形成制约瓶颈。单位的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门为了本部门工作便利，不愿意将一些需要归档的文件资料交给档案员统一保管。一些责任心较强的档案员由于得不到有关职能部门的配合支持，在做档案工作时常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有妥协，时间长久了，一些重要的文件资料就容易散失，要追究责任也为时已晚。
（三）档案员的培训工作不到位。一些单位或部门的档案员从事档案管理工作却没有经过档案专业培训，对档案的分类、立卷等一知半解，不得要领，其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些人虽然持有上岗证，却很少参加有关档案专业培训及继续教育，阻碍了档案管理水平的提高。特别是随着计算机网络技术的发展，开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势，可一些档案员由于认识和能力问题，计算机操作能力有限。我们迫切需要档案员重视和加强知识技能的培训，从而使档案工作做到科学化、规范化、标准化。
三、促进基层档案室文书档案管理水平提升的对策
（一）加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平
1.加强对临时工作文件和零散文件收集的指导力度。一是档案行政管理部门要加强对临时工作文件和零散文件收集工作的指导，在与基层档案人员沟通的过程中，强调文书档案收集齐全完整的重要性，以及临时性工作文件和零散文件收集需要注意的事项。二是基层档案员平时要加强宣传，让各科室的兼职档案员注重收集临时性文件和零散文件，保证文书档案的齐全完整。另外，基层档案员也要根据单位的职能及科室变化，定期调整机关文件材料归档范围，保证文书档案收集的齐全完整。
2.通过激励监督的方式强化单位领导及全员的归档意识。单位文书档案的收集能否齐全完整，很大程度上取决于单位领导的重视程度，[2]单位领导重视与否很大程度上又影响了各科室领导和工作人员对文书档案收集工作的态度，因此档案行政管理部门要通过激励监督的方式强化各立档单位领导和全员的归档意识，确保文书档案得到齐全完整的收集。朝阳区档案局目前对各立档单位实行档案室规范化分类管理，将各立档单位的档案室管理水平由高到低分为一至五类，根据每年的实际情况进行调整，并且在下一年度全区档案大会上通报上一年度的调整情况。通过这种动态化的分类管理机制，让各单位的领导对本单位档案管理综合水平有更直观的认识，促进领导加大对文书档案收集管理的力度。
（二）加强培训和审核，提升基层档案人员划分文书档案保管期限的水平
1.通过培训来提升基层档案人员划分文书档案保管期限的能力。档案行政管理部门要定期组织档案员参加文书档案管理相关培训，并着重对较复杂、较难理解的文书档案保管期限划分工作进行讲解，保证基层档案员能够严格按照标准进行划分。同时，通过综合业务培训，提升基层档案人员对档案的整体性认识，使其在文书档案的重要性与一般性划分上更精确。
2.档案行政管理部门要加强对基层单位文书档案保管期限表的审核。由于变动频繁，许多基层档案员对文档案保管期限的划分往往不够准确，这就需要档案行政管理部门加强对基层单位档案工作人员的指导，严格审核文书档案保管期限表。另外，基层档案员也要严格按照保管期限表上所划分的期限界定相应的文件材料，将需要归档的文件材料与保管期限表进行对照，确保相应职能所产生的文件材料得到正确划分。以朝阳区为例，区档案局建立了完善的文书档案保管期限表审核流程，对收到的文书档案保管期限表进行严格审核，将划分不准确的某些事项反馈给基层单位予以修改，并对修改后的期限表进行二次审核，以保证相应文件材料能够得到正确的保管期限划分。
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（三）强化标准，提升基层档案人员文书档案实际整理操作的水平
1.严格执行文书档案实际整理操作标准。针对基层档案员在档案整理过程中出现的目录编制不规范等实际操作问题，档案行政管理部门有必要制定相应的业务标准予以规范，以便让各立档单位的档案工作人员都能够严格按要求整理文书档案。朝阳区档案局所编制的《档案整理实操手册》，以图文并茂的方式，分十个步骤对文书档案的实际整理进行了详细的讲解，并指出了常见的问题及易错点。其中，题名拟写部分还根据实际情况列出了相应的示例，如请示、介绍信、干部任免以及会议记录和纪要等题名拟写时需要注意的问题等。
2.加大对档案工作人员面对面实地指导的力度，提升其实际整理操作水平。许多档案管理基础比较薄弱的单位，仅仅依靠培训课程上所学的知识还不足以处理文书档案整理操作中遇到的实际问题，这就需要进行实地指导。对此，朝阳区档案局以协作组的方式进行归口管理，指派专人负责对相应的单位进行监督指导。除了平常的电话指导外，对于一些有特殊需求的单位还会派人进行现场指导，通过面对面的方式，手把手地对基层档案员进行讲解，以便更快地提升其实际操作水平。
四、基层文书档案管理工作的创新具体措施
4.1加强制度建设，保障执行力度
着力推进制度创新，即清理原有规章制度，在合法且不违背主管上级规定的前提下，根据本单位的管理体制、机制、机构变化，甄别废除完全不适宜的规定，修改完善部分不相宜的规则，建立新兴业务的管理办法，扬弃结合，弥补缺失，反映变化，全面覆盖。重构制度体系，即梳理档案领导和管理关系的变化，持续地完善领导体制、管理网络和责任制，为档案工作提供强有力的组织制度保障。在此基础上，制定电子档案管理标准，同时将这些新的制度与原有制度有机结合，形成横到边、纵到底的完整体系。
建立阶段性修编档案规范的制度。在档案部门外围环境不断演进变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。为此，我们应定期对现有的规章制度进行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使我们的制度符合实际和行之有效。
4.2创新工作机制，顺应档案规律
档案工作要适应日益开放和注重现实利益的环境，至少需要建立以下三种机制：
自我营销机制，即根据企事业单位的总体部署和阶段性安排，常做常新地宣传档案工作的作用，并在中心工作或重大活动的筹划、准备阶段提出档案工作的相关要求，以期引起领导重视，为保证档案生成质量奠定前期基础。主动参与机制，把上游的生成环节延伸到下游的利用环节，有形有益地参与到中心工作或重大活动中去，这不仅有利于提高档案工作的质量，更有益于彰显档案工作的作用，提高档案管理的地位。互动、衔接、协调机制，即通过宣传和参与，与相关业务或活动的主办部门就档案工作要求达成共识，形成良性互动的行动路线；在参与实际活动过程中履行指导、监督、服务职责，使档案工作的生成加工和利用环节顺利对接。
4.3优化队伍结构，满足人文要求
把好入口关。根据档案工作的实际需要引进、招聘有一定文化层次、有相应知识基础的人员。要加强档案管理队伍的素质锻炼和培养，提高文书档案管理人员的业务修养及对文书档案工作的认识，对现有档案从业人员本着“缺什么补什么”的原则，从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式、有计划、有重点地进行继续教育，更新业务知识，提高综合素质；还可以组织地域性、行业性的管理业务横向交流，实行系统内的岗位轮换，增强档案人员的复合能力。
建立优胜劣汰的用人机制。一方面要公平，保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干队伍的稳定；另一方面，要加强职业危机教育，建立日常的考核机制，充分调动档案人员的积极性和创造性，促进企业档案管理工作的良性循环。
4.4深化管理变革，适应需求变化
面对新形势下企事业单位改革攻坚的实际，档案部门要随时注意企业重组、资源整合、组织结构和队伍结构的变化，适时调整档案工作的领导机构，保持健全的专兼职档案管理骨干队伍，使档案工作始终有人管、有人干，有责任制，同时要做好历史档案的接转传承。
要提高创新意识，从原有的档案管理等、靠、要的状况中解脱出来，努力使档案工作成为企事业单位服务的先行官和创造者，以期形成档案管理工作由事后的搜集材料变为事前介入、事中参与、事后跟踪的档案管理工作理念。
为适应信息的开放性和对档案的显性化需求，档案管理应该由“闭系统”向“开系统”转变。在符合保密规定的前提下，档案部门可定期将库存的档案目录和编研的专题成果在特定或公众媒体上向用户公布，方便用户的选择和查考，使大家随时都能感受到档案的用处，充分发挥档案的作用，赢得社会的认可。
结语
总之，文书档案管理好与坏，是衡量一个单位或部门行政管理水平的重要标志，是文档工作赖以生存的基础与重要的资源发生地。只有树立文书档案管理工作科学化、规范化、标准化，才能真正提高文书档案利用率，切实为本单位各项事业发展提供强有力的保证。
参考文献
[1]李文斌.基层事业单位文书档案管理工作浅谈[J].卷宗,2016,6(2).
[2]向才兴.浅谈基层单位文书档案管理[J].清江论坛,2014(1).
[3]吴莹.浅谈当前基层文书档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2014(6).
[4]陈丽琴.文书档案管理工作的实践思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集,2016.
[5]孙学志.基层文书档案管理存在的问题及对策[J].科研，2014（6）：65.
论文作者:王春燕
论文发表刊物:《知识-力量》6中
论文发表时间:2018/10/15
标签：档案论文; 文书论文; 工作论文; 基层论文; 档案管理论文; 文件论文; 档案室论文; 《知识-力量》6中论文;