全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的有机整体，即一个机关的全部档案。全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是管理全宗档案的“档案”，它集中了管理全宗档案过程中所形成的一系列的原始记录性的文件材料，它具体记载个人经历、思想品德、业务能力、工作实绩等内容，以个人为单位集中保存、以备查考的文件材料，是甄选人才、进行人力资源开发与管理的重要依据。
一、人事档案管理工作的现状
在人事档案管理工作中形成的文件材料的现状，表现为载体格式、载体尺寸和载体整理不规范，而且分散在组织人事部门管理材料之中，没有单独保管；进行单独保管的，也没有进行系统整理。正是由于这些在人事档案管理过程中形成的文件材料的管理不规范，导致其保管和利用不便。它的产生原因在于人事管理部门工作和人事档案员工作的多样性和社会化；没有指导管理在人事档案工作中形成的文件材料的理论依据和规范性的文件。人事档案管理只是人事管理部门工作中的一部分，人事档案管理人员也是身兼多项工作，在人事档案管理工作中形成的文件材料，也就有了两种形式：一是混在人事档案管理人员的其他工作所产生的文件材料之中，管理随意；二是混在人事管理部门内的综合管理处的综合文件材料之中，也是管理随意。由于人事档案管理工作是一项面向社会的工作，如：进人，就要从单位外部接收档案；出人，就要向单位外部转递档案；而用于接收、转递档案的凭据没有具体要求，或有要求执行不严，接收、转递档案凭据的用纸就出现了不规范、统一的现象；保管这些不规范、统一的接收、转递档案凭据极为不便。所以，人事档案管理工作中形成的文件材料的管理现状，来源于人事管理部门工作和人事档案员工作的多样性和社会化。那么，怎样才能组织、保管、利用好这些记录人事档案管理工作各环节形成的文件材料呢？我们通过建立人事档案全宗卷的方式，不但实现了组织、保管、利用好记录人事档案管理工作各环节形成的文件材料，还能让人事档案管理的新人员或其他人员从中熟悉所管人事档案的状况，了解所管人事档案的内容，把握所管人事档案的脉络。
二、建立人事档案全宗卷的依据
1.根据档案全宗理论的定义，如果我们把某一独立机关、组织或单位在社会活动中形成的人事档案视为一个有机整体，这个机关、组织或单位在社会活动中形成的人事档案，我们也可以把它看成是一个档案全宗。对于在人事档案管理工作中所形成文件材料，也就可以按照全宗卷的方式来整理、保管与利用。
2.《全宗卷规范》规定：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的文件材料所组成的专门案卷。在这里，机关人事档案室，在人事档案管理活动中形成的文件材料，符合《全宗卷规范》的要求。
3.人事档案管理工作的七个环节，为建立人事档案全宗卷提供了材料来源。人事档案的收集工作有移交清单，人事档案的整理工作有整理细则、说明，人事档案的鉴别工作有鉴别原则、记录，人事档案的转递工作有转递清单、回执，人事档案的专项整理有专项整理要求、原则、记录，任命人事档案人员有任命、岗位职责文件，等等。这些都为建立人事档案全宗卷提供了材料来源。
4.人事档案管理工作提供的材料来源，虽然表现为杂乱无章，但也有规可循。这些来源于人事档案管理工作中的文件材料，可以（需要）通过建立全宗卷的方式对这些文件材料进行系统化、规范化、整体化的整理和组卷。
据此，建立人事档案全宗卷是可行的。
三、建立人事档案全宗卷的内容
建立人事档案全宗卷的内容，是对人事档案管理七个环节中形成的文件材料进行系统化、规范化、科学化的过程。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆根据人事档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等一系列工作内容。
（一）人事档案全宗卷收集的日常工作内容
1.人事档案的主要内容
人事档案主要有履历类；自传和思想类；考核鉴定类；学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类；政审、审计和审核类；党、团类；表彰奖励类；违规违纪法处理处分类；工资、任免、出国（境）和会议代表类；其他可供组织参考的材料。
2.人事档案的收集归档与整理要求
应严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料应保持头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与人事档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，并加盖材料制作单位公章。人事档案材料的载体使用16开型（长260毫米，宽190毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20至25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
人事档案全宗卷材料的收集方法主要是平时收集、积累：在人事档案管理的日常工作中，把收集到的人事档案全宗卷材料，按照形成时间先后顺序，集中排列，临时保管，一个年度结束后的次年初再统一整理组卷。台账、登记簿之类的特殊材料，放在记满时的年度里整理组卷。
3.人事档案的保管与防护
人事档案使用专用库房进行保管。库房的设施和安全措施应符合防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温的要求，温度控制在14℃至24℃以内，相对湿度控制在45%至65％以内。
4.人事档案的提供与利用
查阅借阅人事档案，坚持安全保密、符合程序、方便利用的原则。查借阅人事档案，必须严格遵守保密制度和查借阅制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查借阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
5.人事档案的转递
人员人事管理权限发生变动(如员工调动、职务变动)后，应当对人事档案进行审核整理，两个月内转往新的主管单位。转出单位应当通过机要交通转递或组织人事部门派专人送取人事档案，不得以特快专递、挂号等方式邮寄或交本人自带。逾期一个月未收到回执的，转出单位应追查人事档案下落，以防丢失。
6.人事档案的管理要求
按照预防为主、防治结合的要求，建立和维护科学合理的档案存放秩序，按照有关标准要求建设人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开，并适当增设电子监控设备。
（二）人事档案全宗卷案卷管理
由于人事档案全宗卷的所属内容，是人事档案在各个管理环节中形成的原始凭证，是日后人事档案管理查证的依据，是人们了解、熟悉、掌握所属人事档案工作内容、管理状况的基础。因此，人事档案全宗卷案卷最好实行专人专柜的管理制度。人事档案全宗卷案卷应当与人事管理部门的其它文件材料区分开来，由人事档案管理人员进行专柜保管，并为日后的利用提供查找服务。
人事档案全宗卷在人事档案的日常管理工作中，看不出它的重要性，但在某些特殊情形下，它的重要性就会突显出来。这已被过去的历史事实所证实。所以，建立人事档案全宗卷是可行的。
论文作者:孙红霞,瞿翠萍,邹岸,石泰旭
论文发表刊物:《基层建设》2019年第15期
论文发表时间:2019/8/5
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