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应转变流动人员人事档案的服务方向
——对“弃档”现象的思考
钟万梅
摘 要 造成“弃档”的关键原因是流动人员人事档案的服务方向发生了偏移，它主要为流动人员和干部工作服务，而不是为流动人员的用人单位服务。材料不全、利用的限制和管理手段的落后是造成这种现状的原因。为消除“弃档”现象，必须使流动人员人事档案服务于其用人单位，具体的措施有：加强收集工作、放开利用权限和加快信息化建设。
关键词 流动人员人事档案 服务方向 “弃档”现象 对策
流动人员人事档案“弃档”现象一直是个热议话题。所谓“弃档”，主要是指人才服务机构长期联系不上当事人，档案材料长期得不到补充，从而使档案处于被人“遗弃”的状态。“弃档”的主体是流动人员，“弃档”的客体是流动人员人事档案，“弃档”的重要原因是流动人员认为档案“没用”，“弃档族”“弃档”的原因和心态在一个点击量达50多万次的“热帖”[1]中可以充分体现。的确，虽说人事档案是国家档案的重要组成部分，具有凭证、参考等价值，发挥着不可或缺的作用，但不可否认的是，流动人员人事档案的功能越来越弱化了。不同于干部在考察、任用和晋升等各个环节都离不开人事档案，流动人员在求职、晋升等重要关口，都不需要人事档案。然而，流动人员人事档案真的“没用”吗？我看未必。市场经济越发达，对信息和信用的依赖性越高。而人事档案记载了个人的经历、品行、才能和业绩，是最具真实性和可靠性、最具有凭证价值和参考价值的信息。曾经帮助网站用户记录员工不良行为的“中国黑档”，“一开通就得到企业界的大力支持”[2]，说明流动人员人事档案本应是极具价值的，为何落到被人“遗弃”的尴尬境地呢？笔者认为，关键是流动人员人事档案的服务方向发生了偏移，它没有服务于流动人员的用人单位，这个原因人们较少提及，本文就此进行探讨，希望能为“弃档”现象的解决提供多一条思路。
《进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知（人社部发〔2014〕90号）》（以下简称人社部发〔2014〕90号文）将八类人员的档案称为流动人员人事档案。第一类流动人员即被“非公有制企业和社会组织聘用”的人员所占比例最高，本文的分析主要基于这类流动人员，本文所称的用人单位主要是指流动人员就职的非公有制企业和社会组织。
一、流动人员人事档案的服务方向
1.人事档案及其服务方向。“人事档案是人事管理实践活动的产物，服务于组织、人事、劳动（或人力资源管理）工作，服务于相对人。”[3]可见，人事档案形成于人事管理活动，也主要服务于人事管理活动。人事档案自古以来就是如此，如汉代的人事档案产生于官员的选拔、任用和考核等活动中，服务于官员的选拔任用工作；唐代的甲历档案产生于官员的应考、选官等活动中，也服务于官员的铨选工作。
2.流动人员人事档案及其服务方向。参考干部档案定义[4]，可以推出流动人员人事档案形成于流动人员人事管理活动中，如培养、选拔、任用和考核等工作，能记录流动人员品德作风、业务能力和工作实绩等情况。干部档案是为干部组织、人事工作服务的，《干部人事档案管理条例（1990年修订）》（以下简称干部条例）在“第一章总则”中指出，管理干部档案目的是“更好地为干部工作服务”，干部档案“是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据”，是为“选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的”。那么流动人员人事档案服务于谁呢？作为管理流动人员人事档案规章性文件，《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118号）在总则里并未如干部条例一样，指出流动人员人事档案是为流动人员人事管理工作服务的。
领导干部在加班，下属就必须守在办公室，这在一些地方似乎成了“潜规则”。不可否认，领导干部开会、调研等可能挤占了办公时间，白天没做完的事情晚上加个班是正常的。加班过程中需要部属找一点资料、提供一些数据等也是应该的。但有些部属看到局长办公室的灯亮着，明明与己无关，却不敢离开办公室。即使在办公室玩手机、煲电话粥，也要保持加班的“姿态”，制造加班假象，其目的无非是在领导面前刷存在感，以辛勤工作的表现形式，赢得领导的关注和认可。这值得深思。
读这部小说，我们还看到，有不少细节游离在小说所展开的抗日历史的情节之外，是所谓的趣闻轶事。如何把这些趣闻轶事穿插进来，增强小说的艺术性和趣味性，是摆在此类小说作者面前的一项不可忽视的任务。
一般情况下，变频器通电瞬间滤波电容过大的充电电流会导致三相整流桥损坏或使电源跳闸，因此在通电瞬间必须限制充电电流。在电路中设计限流电阻R3和继电器KA，控制电路要保证变频器在通电瞬间继电器KA不动作，限流电阻起限流作用，待图3中C4、C5电容充满电，继电器KA动作将限流电阻短接，延时电路如图4所示。
1.流动人员人事档案里的材料不全。流动人员人事档案里面的内容普遍存在陈旧、单一的情况[5]，对用人单位来说没有多少参考价值。流动人员与人才服务机构处于“人档分离”的状态，两者之间的联系很松散，大部分流动人员或其用人单位的档案意识淡薄，很少主动向人才服务机构移交补充新的材料。笔者调研的数个人才服务机构，都普遍反映存档者不会主动把档案材料交给人才服务机构，只有在需要开具相关证明，发现档案里材料缺少时才去补充。只有少部分比较负责任的公有制单位在收集整理编制内人员的档案材料时，会主动把编外人员的材料也送过去归档。因为档案材料没有及时补充，就无法反映流动人员在德、勤、能、绩方面的最新状况，对用人单位来说没多少参考价值，自然就不会查阅利用。
二、流动人员人事档案不服务于用人单位的原因
庄子的妻子去世的时候，他鼓盆而歌。自己将死的时候，弟子要厚葬他，他说：“在上为鸟鸢食，在下为蝼蚁食，夺彼与此，何其偏也？”在所有人都往上挤、财富名利什么都想要的时候，庄子连生死都看淡了。
改进流动人员人事档案工作，使之能服务于流动人员用人单位，牵涉的面很广。但笔者认为，最关键的措施有三项。
自古以来，人事档案形成于人事管理活动，也服务于人事管理活动，在人事管理活动中发挥作用。流动人员人事档案产生于流动人员的人事管理活动，它理应在流动人员的人事管理工作中发挥作用。但现有的制度割裂了这种天然的关系，基本上把用人单位查阅利用流动人员人事档案的权利剥夺了，使得流动人员在求职、晋升等重要关口，都不需要“用到”人事档案，流动人员人事档案的功能逐步弱化，从而引发“弃档”。让流动人员人事档案服务于用人单位，是发挥流动人员人事档案价值的需要。
三、流动人员人事档案服务于用人单位的必要性及对策
3.流动人员人事档案的管理手段落后。我国大部分的人才服务机构管理流动人员人事档案的手段比较落后，没有实现流动人员人事档案的数字化、网络化管理，给查阅利用带来不便。
让流动人员人事档案服务于用人单位，是提高流动人员及其用人单位档案意识的需要。流动人员及其用人单位的档案意识薄弱是造成“弃档”的重要原因，提高他们的档案意识是解决“弃档”问题的一个重要途径。社会档案意识的提高，“是需要从加强档案宣传和最大限度地发挥出档案作用两个方面着力的”[7]。档案宣传，是来自外界的灌输；而最大限度地发挥出档案的作用，可以使利用者从档案的利用中尝到甜头，从而发自内心地重视档案工作。两者相较，显然是后者的效果更好。让流动人员人事档案服务于用人单位，才能更好地发挥流动人员人事档案的作用。
人们一般在什么情况下需要“用到”流动人员人事档案呢？笔者就这个问题对海南省内外的16个人才服务机构进行调研，反馈的结果是：（1）入职需要，主要是考入公务员、国有企事业单位等“体制内”单位，办理入职手续需要人事档案，“体制外”的作用可能不大；（2）升学需要，例如考上研究生，需要调取人事档案；（3）办理退休、养老手续需要，对于1992年以前参加工作的人员，办理退休、养老手续，档案里的材料可以证明出生年月、工作年限；（4）出国政审需要；（5）职称评定需要；（6）开具各类证明需要，如人才服务机构可以依据档案里的材料开具相关证明，如亲属关系证明。从调研的结果来看，几乎不存在为了流动人员用人单位的需要而调取或利用流动人员人事档案的。
对于流动人员人事档案的服务对象，可以从人才服务机构提供的服务中进一步分析。人社部发〔2014〕90号文中对人才服务机构应提供的流动人员人事档案基本公共服务作了说明，主要包括“档案的接收和转递……为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务……”从中可以看出，人才服务机构所提供的服务主要面向流动人员本人、“体制内”（即公有制）的工作单位，对流动人员用人单位所提供的服务有限。
2.流动人员人事档案利用服务的相关规定限制了利用。人发〔1996〕118号文对查阅利用流动人员人事档案作出了严格的规定，如“应办理审批手续”、管档单位对提供什么材料具有较大的自主权、只有中共党员才能查阅，这说明用人单位查阅档案需要履行严格的审批手续。有些地方对流动人员人事档案查阅作出了更严格的规定，如《海南省流动人员人事档案管理服务实施细则（暂行）》（琼人社发〔2017〕104号）[6]规定，只有在以下情况下才能查阅流动人员人事档案：国家机关、事业单位因招考录用需要；公安、检察、法院、纪律检查、监察、国家安全等国家机关因侦查、审理需要；经存档人同意后，具有人事档案管理权限的用人单位因工作需要。并明确规定，“无人事档案管理权限的单位不得查阅档案”，这些规定明文把流动人员用人单位的查阅利用权限排除在外。如果流动人员用人单位确实需要，只能由存档人申请复印其中不涉密的材料了解情况。
1.加强收集工作。收集工作是档案管理工作中的第一环，收集工作做不好，就好比让“巧妇做无米之炊”。当前流动人员人事档案管理工作中面临的普遍问题是，流动人员人事档案里面的内容单薄、陈旧。造成该问题的直接原因是流动人员或其所在单位不主动向人才市场移交新增的档案材料。有关部门应完善流动人员人事档案管理制度，对于由个人委托存档的，要求个人在规定时间内向人才服务机构移交新增的材料；对于单位委托存档的，要求用人单位定期向人才服务机构移交所属员工的档案材料。人才服务机构应加强与流动人员及用人单位的联系，敦促其执行。流动人员人事档案的收集工作做好了，才能全面地反映当事人的品行、业绩等情况，使之具有利用价值。
全风化片麻岩物理参数描述统计如表4所示。土样土粒比重、各类密度值都较为稳定。土样的测定孔隙比介于0.471～0.953，平均为0.67；孔隙度介于32%～48.8%，平均为39.5%，孔隙比与孔隙度均大于位于其上部的石英砂岩风化残积土。孔隙度标准差与极差偏大，也反应土层中孔隙分布具有非均性。天然含水量介于9.8%～30.2%，饱和度介于55.7%～100%，表明原状土样不完全处于饱和状态。
2.放开利用权限。应改革现有的流动人员人事档案利用制度，允许用人单位查阅利用流动人员人事档案，并为之提供便利。只有这样，才能强化流动人员人事档案的功能，发挥流动人员人事档案应有的价值，从真正意义上消除“弃档”现象。具体做法可以参考银行的征信系统，当个人向银行申请信用卡时，被申请的银行往往会登录征信系统，查询该申请人的信用情况，从而决定让不让其通过申请。同样，当应聘者向用人单位提出就职申请时，用人单位也可以登录相应的流动人员人事档案管理系统，了解该应聘者的工作经历和工作表现，为是否录用该应聘者提供参考。若能做到这样，将会使流动人员和用人单位都重视档案工作，必使流动人员人事档案焕发新的生机。
3.加快信息化建设。信息化建设是提高档案利用服务效率的重要手段。流动人员人事档案“人档分离”情况更需要实现流动人员人事档案的信息化、网络化，为流动人员人事档案的异地查询提供方便。人社部发〔2014〕90号文要求，各地要大力推进流动人员人事档案信息化建设，全面掌握流动人员的数量、结构、分布、流向等情况……研究制定流动人员人事档案信息化建设标准，推进档案数字化。《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》（人社部发〔2016〕44号）、《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》（人社厅发〔2016〕75号）等文件进一步提出要建设“全国流动人员人事档案基础信息库”。这些政策为流动人员人事档案的信息化建设提供了良好的政策保障。在政策的推动下，一些人才服务机构已把流动人员人事档案的信息化建设提上了工作日程。
在以上三项措施的共同作用下，笔者相信，“弃档”现象一定能得到较大程度的解决。
参考文献
[1]网址：姐姐的姐妹.“档案挂靠”这个高达上百亿的产业如吸血鬼般吸着大学毕业生最后一滴血，http：//bbs.tianya.cn/post-develop-1536112-1.shtml.
[2]陈勇，韦克.“中国黑档”对人事档案工作的影响及其思考[J].档案学通讯，2004（1）：11-15.
[4]干部档案工作条例（1990年修订），第一章第二条.
[5]邓绍兴.流动人员人事档案管理难点和对策[J].中国人才，2007（10）：74-76.
[6]见海南省人力资源社会保厅政府信息公开专栏，网址：http：//xxgk.hainan.gov.cn/hi/HI0107/201705/t20170516_2321070.htm.
[7]姜之茂.档案馆理论与实践新探[M].北京：中国档案出版社，2000：190.
Service Direction of Mobile Personnel Archives Should Be Changed--Thought on the Phenomenon of"Archives Abandonment"
Zhong Wanmei
Abstract The key reason for"archives abandonment"is the deviation of service direction of the mobile personnel archives,which mainly serves the work of mobile personnel and cadres,rather than the employing units of mobile personnel.Incomplete materials,limited utilization and backward management means are the reasons for this situation.In order to eliminate the phenomenon of"archives abandonment",it is necessary to make the mobile personnel archives serve their employing units.Specific measures include strengthening the collection work,liberalizing the utilization access and speeding up the informatization construction.
Keyword mobile personnel archives;service direction;"archives abandonment"phenomenon;countermeasures
中图分类号 G275.9
文献标识码 A 收稿日期 2018-08-22
DOI： 10.16565/j.cnki.1006-7744.2019.05.27
★基金项目： 海南省档案学会高校档案专业委员会2015年资助课题：学生档案查询系统的开发与应用研究（QGD-2015-1)和中国高等教育学会档案工作分会高等学校档案工作“十三五”规划课题：大学毕业生档案在人才市场的管理状况调研（ZGD-Y-2016-04）。
★作者简介： 钟万梅为海南医学院档案馆馆员，研究方向为学生档案管理。
标签：流动人员人事档案论文; 服务方向论文; “弃档”现象论文; 对策论文; 海南医学院档案馆论文;