吴峥
（南京南瑞集团公司 江苏南京 211106）
摘要：为适应市场发展需求，电工装备制造企业通过扩大产业覆盖增加盈利渠道，不平衡的外部经营能力与内部管理能力,使电工装备制造企业渐渐失去了可持续发展的外在竞争力和内在动力。采购作为供应链上的重要环节，是企业利润的重要贡献者，高效合理的集中采购管控模式是企业整合采购资源，发挥采购规模优势的重要手段，是企业核心竞争力的重要体现。如何通过集中采购管控模式改进提升效率，提高经济效益成为现代企业重要研究课题。
关键词：供应链 集中采购 管控模式
一、采购相关定义
1、采购定义：狭义的说，采购是企业购买货物和服务的行为；广义的说，采购是一个企业取得货物和服务的过程。采购与生产、仓储、运输等业务活动一样是供应链或价值链中的一个环节。
2、采购管理定义：采购管理通常是指企业为了实现生产或销售目标，同时以保证产品品质为前提，在一定的时间内，用合适的采购价格，向合适的供应商，购入一定数量的物品或服务所采取的一系列管理活动。采购管理过程包括采购需求申请，采购计划提报，采购寻源招标，采购评标谈判，供应商选择，采购合同签署，采购执行控制，供应商绩效考核。
3、采购管理模式：采购管理模式是企业采购采取的方式或手段，只有确定了采购管理模式，企业才能制定具体的采购策略。采购管理模式选择的正确与否直接关系到企业采购活动成败。采购根据工作内容的不同,分为战略采购,即“采”。战术采购,即“购”。采购根据组织机构的不同主要分为两类：集中和分散采购管理模式。采购根据采购寻源和结果执行方式主要分为分谈分签、卓越中心、统谈分签、统谈统签四个阶段。
二、管理现状与存在问题
1、工作界面不清晰：“采”与“购”未完全分离，电工装备制造企业集中采购专业机构与所属产业单位同时具有采购职能，偏向侧重集中统一的招标采购方式，按照资金收支方向确定的集中、分散采购成效有限，缺乏采购早期参与机制，难以形成集中采购规模优势。
2、管理体系不完整：电工装备制造企业集中采购专业化采购团队力量较为匮乏，对采购结果执行跟踪手段落后，集中采购方式过于简单，与所属产业单位采购界面模糊，对所属产业单位依赖性较强。
3、业务流程运行效率不高：采购流程覆盖不够全面，采购周期过长，信息化平台缺乏数据共享贯穿。
4、标准化控制基础薄弱：物料标准化缺乏有效管控，物料申请提报审核机制不完善，主数据标准化基础薄弱。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
5、信息化控制缺乏整体设计：采购管理信息系统不完整，信息化应用水平参差不齐，业务应用及分析决策能力较弱，业务应用之间集成还停留在数据级层面，对管控层、支撑层的分析决策缺乏有力支撑，采购系统缺失增加了采购人员的工作强度，增加了业务执行的出错效率，SAP系统中存在大量历史垃圾数据，系统功能不全，缺乏数据关联。
6、审批流程控制与业务关联不强：审批流程控制可追溯性差，审批流程控制未全覆盖，线上线下审批同时存在，数据交互不良，信息孤立，整体审批流程控制效率低下。
三、改进措施
电工装备制造企业根据产业结构、业务特性，生产方式调整采购管理模式，明确工作职责界面，通过组织机构的完善、业务流程的优化实现集团化运作，兼顾资源配置和效率效益的全局最优，使采购集中管理体系成为电工装备制造企业物资供应服务提供者和利润贡献者。
1、明确工作职责界面：明确采购管理发展目标，明确采购部门职能定位，明确部门工作职责，通过“管”的职能管理、“采”的战略寻源、“购”的采购执行形成战术采购向战略采购的集中采购管控模式转变。
2、完善集中采购管理体系：完善物资管理业务职能，完善集团层面集中采购支撑机构，明确各级物资机构设置及人员配备标准。
3、优化完善采购业务流程：按照采购过程，将审批流细分为采购方案、采购文件、寻源结果三个审批阶段，将采购大类分为生产经营类物资和非生产经营类物资，强化采购策略研究，制定集中采购目录。
4、标准化控制改进：构建物料主数据管控组织，统一工作标准和流程，按物料种类成立专家团队，设置专职岗位负责接口审核提报新增物料数据。编制物资分类标准和编制物资采购技术标准，形成标准化和规范化的采购技术文件，清理新旧物料主数据。
5、信息化控制改进：将框架协议涉及的供应商、价格、协议有效期以及配额协议等主要信息维护到SAP，在订单执行时将供应商、价格和配额关联到订单，保障框架协议有效落地。将SAP作为采购后台业务处理系统，新增采购管理平台与SAP实现对接，利用业务数据来支持采购业务的辅助决策分析与优化。
6、业务流程控制改进：识别业务流程缺失环节，对部门职能、岗位职责、制度规范和业务流程，通过内部控制矩阵从风险评估、风险预警、信息沟通、流程监控、有效性评价、缺陷改进对物资管理内部控制进行识别评估，推动企业物资管理从单一制度管理向体系化管理转变，从传统管理向风险管理转变，从事后监督向过程监督转变、从职能条块化管理向全流程管理转变，对组织机构缺陷进行岗位职责重新设计，对内部业务流程审批环节缺失采取信息系统固化举措，对内部控制执行缺陷增加内控执行考核指标。建设BPM系统作为采购管理支撑平台，固化规章管理制度和操作实现，打通审批流程与SAP数据，提高物资管理结构化信息和工作效率。
四、改进成效
在采购分散化至集中化管理阶段，完善了集团层面集中采购支撑机构，整合企业采购专业资源，通过发挥采购规模优势，采购提早介入研发，切实为企业创造了采购利润。通过理清企业采购组织机构中“管”、“采”、“购”的工作界面，制定了相应的规章制度，梳理明确了业务流程，并通过业务流程管理BPM固化业务流程。通过历史采购数据分析，按照不同物资分类采购不同采购策略制定了企业集中采购目录，使集中采购工作有了物料级依据。
在采购集中化至集约化管理阶段，利用信息化、标准化、业务流程管理三个控制手段从物资管理基础上编制了数据词典，编写了采购技术标准，制定了新旧物料数据切换方案，通过信息化手段明确部门工作界面，固化各业务审批流程，发挥信息化管控作用。
五、结语
1、集中采购与分散采购：制定集中采购目录去明确集中采购和分散采购的范围，保持采购灵活性；将集中采购规模优势和产业公司分散采购业务优势结合，形成采购合力。
2、集中采购方式扩展：通过采购策略研究，结合电工装备制造企业物料主数据物资小类，持续更新集中采购目录，引入超市化采购、协议库存、定向采购等采购方式创新。
3、物资管理信息化：通过信息化手段完成招标采购全流程电子化采购，加强物资信息系统的横向融合集成。
4、持续加强集中采购风险管控：加强集中采购风险预测识别，加强对前期市场调查及采购策略分析研究，提前采取应对防范措施。深化完善集中招标采购工作机制、法律保障机制及全过程监督机制，防范廉政风险。
参考文献
[1]马士华，林勇 供应链管理（第三版）[M],机械工业出版社，2012.1
[2]利丰研究中心 供应链管理香港利丰集团的实践（第2版）[M]中国人民大学出版社，2009.8
[3]差异化国企物资采购价格管理方式[J现代经济信息,2012第18期
[4]财政部 企业内部控制应用指引第1号——组织架构,中国会计报，2010.5
论文作者:吴峥
论文发表刊物:《电力设备》2016年第12期
论文发表时间:2016/8/26
标签：采购论文; 数据论文; 业务论文; 物料论文; 企业论文; 业务流程论文; 流程论文; 《电力设备》2016年第12期论文;