关于档案职业方向问题的研究，本文主要内容关键词为：方向论文,档案论文,职业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
近年来，档案职业队伍的急速扩展及其自身正在经历的诸多变革，促使我国档案学家对该职业的一些根本性问题予以反思，理论界开始将整个档案职业作为具有特定结构与功能的子系统，置于社会政治、经济与文化大系统中加以考察，并从社会需要和适应社会需要的角度，宏观地研究整个职业的目标、方向、任务、地位、生存与发展等问题，掀起了“档案与社会”研究的热潮。于此，笔者也有一番不成熟的思考，今借此文，引述关于档案职业方向问题的一孔之见。
“档案职业方向”这一概念，长期来无论是理论研究还是工作实践，我国档案界都极少提及，而对这一概念的论述，却是西方档案学的重要命题。起初，笔者以为这只是中外专业选词和研究角度不同而已，因为国内有关著述亦阐述到档案工作的“基本任务”等问题。但进一步研究发现，国内时档案工作基本任务的阐述与国外对档案职业“职业方向”（Professional Orientation）的研究虽有相关性，但其内涵有较大区别，“职业方向”不只说明档案职业界今天的“基本任务”是什么，更重要的是，它首先从理论上说明档案职业存在、发展于现代社会的依据，由此出发推演出社会赋予档案职业的根本任务，以及整个职业理应把握的职业方向。
一、社会功能与社会使命是档案职业存在与发展的依据。
档案职业的从业者讫今为止已逾百万，面对这百万大军，我们首先应提出并明确回答的问题是：这支职业队伍存在的必要性和必然性是什么？这不仅是一个十分重要的现实问题，更应成为整个理论研究的出发点。
假如，这支职业队伍对社会所发挥的作用能够被其他已有职业所代替，或者该职业对社会的“产出”小于社会对该职业的“投入”，则档案职业绝无存在发展之道理。实践既然给出了否定的答案，那么从理论上去进一步分析、论证就显得十分必要。 显然，档案职业之所以能够存在并发展于现代社会，必然是对社会的发展具有某种或多种积极的，甚或不可缺少的作用，这种作用即称之为档案职业的社会功能（Social Function）。发挥社会功能是档案职业形成的目的和存在的依据。
社会功能通常是多方面的，这些功能对社会来说并不交织并举，而存在着主次轻重。其中，为社会发展所必需，且是其他职业无法替代，决定或派生出其他必要或重要功能的社会功能，乃是档案职业的“立足”之能，这一主导功能便成为社会赋予整个档案职业的“社会使命”（Social mission），成为整个职业界通力协作，共同奋斗的职业方向。
二、档案职业的双重社会功能。
由上所述，在研究档案职业方向之前首先应明确档案职业所具有的各项社会功能。国内档案界对档案职业社会功能的分析，通常是从档案职业与社会发展的关系、档案职业的涵义、性质、社会地位等角度来论述的。笔者刊载于《浙江档案》1992年第9期的《关于档案职业社会使命的研究》一文，已对国内有关该问题的论述作了粗略的归纳[①]。综合已有的论述，档案职业的社会功能可以归纳为以下两个方面。
1.现行功能。档案职业成为现实进行着的各项社会活动不可缺少的组成部分之功能。引有关论述，它是档案职业“当前的、现实的意义”，是职业活动对“当前工作的需要”，对“局部单位的工作和生产的意义”。[②]事实上，这种现行功能的实质是一种管理功能，即档案职业活动作为各级各类管理活动组成要素的原生信息服务功能。这里的“原生信息”限于对其形成单位或环境仍有一定效用的档案文件信息，相当于国外指称的“现行和半现行文件”。因此，档案职业的现行功能，相近于西方所述的文件管理功能（国外常将“文件管理”与“档案管理”相提并论）。
2.历史功能。即档案职业对社会历史和文明发展的整体功能。它是对档案职业社会功能整体的、宏观的、历史的抽象。历史功能的实质是纵向信息传递功能——一种“使信息交流在今天或明天开展的社会活动同昨天结束的社会活动之间进行的功能”。由于社会文明的发展是继承已有文明基础之上的发展，人类的每一个进步都离不开已有的文明，“历史无法割断”，因此，人类文明信息的这种纵向传递是社会延续和文明发展的必然要求。来源并记录以往社会活动真实历史的档案文件，自然成为这种纵向传递中最可靠、最有效的“文明信息”载体。档案职业界通过对重要档案文件的长久保存，而使后人直观地了解到已结束的社会活动原貌，继续并发展已有的社会文明。正是从这层意义上，一些西方档案学家将档案馆形象地比喻为“文明银行”（Civilization Bank）。
现行功能与历史功能是档案职业的双重社会功能。具体到某一档案机构，其社会功能或侧重于现行功能，或侧重于历史功能，抑或兼举并重。一般而言，机关、企事业单位的档案室，旨在发挥档案文件对本单位的现行作用，历史档案馆，则以历史功能为重，而专业档案馆和地方综合档案馆，两项功能兼而有之。由于现行功能的实现，依赖于档案文件的现实依据价值，历史功能的发挥，取决于档案文件的历史凭证价值，因此，以现行功能为主的档案室，必然将注意力集中于具有第一价值的现行文件和半现行文件，而以历史功能为重的历史档案馆，自然更关心具有第二价值的非现行文件。
可见，现行功能与历史功能的差别相当之大，它们不仅存在作用目的、性质上的不同，亦有作用对象、范围上的区别。前者借助现行、半现行文件实现其效用，而后者依赖历史档案（非现行文件）发挥其功能。
三、档案职业的“合”、“分”与档案职业方向之确定。
现行功能与历史功能之间的如此差异，必然导致以下问题：
1.两项社会功能何以会归并于同一职业？
2.两项社会功能可否由两个不同的“职业”来分别实现？
3.倘若两项社会功能统一于同一职业，则就整个职业整体而言，何者为主，何者为辅？即何种功能为该统一职业的主导功能（社会使命）？
第一个问题的答案相对简单。现行功能与历史功能之“统一”，归之于两项功能所依赖的对象——现行、半现行文件与非现行文件之间在生命周期上的天然联系，由于“文件管理者”与“历史档案管理者”所关心的是处于不同生命阶段的同一事物，因此，尽管各自的保管目的不同，将它们归并为同一职业自有合理之处。
至于第二个问题，国际档案界有相当数量的专家持这种“一分为两”的观点。卡罗尔·库切在《文件生命：档案与文件管理的系统分析》一书中就阐述道：“哪些把两者分开，或为文件管理者，或为档案工作者的人坚持认为，半现行和现行文件属于文件，管理它们的人员称为文件管理者；另一方面，档案由行政机关的非现行文件组成，其管理人员才是所谓的档案工作人员”[③]。这种区分的依据便是两类管理活动所发挥的社会功能的不同。事实上，西方档案界将档案概念界定在非现行文件范围，并分别采用“文件管理者”（Records Manager）和“档案专家”（Archivist）两个术名，是对上述观点某种程度的认可。
当然，是“一分为两”还是“合二为一”，至今仍是国际档案界争论的热点，“这些问题远未解决，所有地区、国家或国际活动都存在那些以文件管理者和档案专家之间存在或应当存在的相互关系为主题的圆桌会议或委员会，这种争议将一直持续到产生权宜之计或分歧彻底消除为止。”[④]
对此问题，笔者认为，将现行和半现行文件管理与非现行文件管理作为两个不同的职业，还是同一职业内相当专门化的两方面活动，并非问题的关键，重要的是认识两者的区别，把握两者的联系，分析两者的主次，并由此出发来确定整个职业的方向。
第三个问题涉及到本文的主题——档案职业的方向问题。探讨这一问题的前提是：虽承认现行功能与历史功能为差异较大的两项社会功能，但仍将文件管理工作与历史档案工作作为同一职业。
笔者认为，这一前提本身的合理性基于以下3个事实：
其一，如回答第一个问题时所述，（现行、半现行）文件与档案是不同阶段的同一事物，因此，以此为工作对象的文件管理工作与历史档案管理工作即使目的不同，亦会存在这样那样的联系。档案工作者出于工作需要会对现行文件管理加以适度的“超前”控制，甚至直接干预某些类型现行文件的保管。而现行文件管理者常常需要借助档案馆所提供的保管技术来保存对其自身十分重要的文件。将两类工作“合二为一”，有助于双方工作的发展和整体上的优化。
其二，纵观档案职业发展史，“不同时期对档案人员职业的理解和实践是不同的，可以看到，这种变化象钟摆似的左右动摇”[⑤]。卡罗尔·库切所说的这种档案职业变动是从“档案发挥何种价值”这一角度而言的，即整个档案职业界所侧重的是档案的第一价值，还是档案的第二价值。其实质便是档案职业偏重现行功能，还是历史功能。档案职业的这种或左或右的变动正说明档案职业的现行功能与历史功能存在某种历史的，逻辑的联系，因此有理由将其归于同一职业。
其三，就当今档案实践来看，大多数国家的档案行政主管机构都同时将现行文件管理活动纳入其监管范围。例如，美国联邦档案职业的最高主管机构“美国档案与文件管理署”就专门设立了“文件管理处”（Office of Reccrds Administration），“在该署的领导下，美国联邦档案工作者将监管所有无论处于第一价值阶段，还是第二价值阶段的文件的处理”[⑥]而我国年龄在一、二年以上的半现行或现行文件大多属档案范畴，因此，我国的档案管理活动实际上也包括了“文件管理”职能。二次大战后，西方各国因现行文件激增而普遍建立起来的“半现行文件中心”，事实上已成为有效联结文件管理工作与历史档案管理工作的纽带。目前，在国际档案界这种全面看待档案职业（合二为一）的观念愈加流行。1979年起，联合国教科文组织与国际档案理事会联合设立了在全球范围内开展的“文件与档案管理计划”（Records and Archives Management Programme），这一计划的名称即已反映出文件管理与档案管理的一体化倾向。
回到前面提出的第三个问题，即在现行、半现行文件管理（现行功能）与历史档案管理（历史功能）合归同一职业的前提下，何者为档案职业的主导功能。该问题的实质是档案职业方向这一基本但又长期缺乏充分论述的问题。我们的结论是：历史功能是档案职业的主导功能，档案职业的社会使命和职业方向是实现其历史功能，即为子孙后代保存社会史实，为人类文明留存社会记忆。论据如下：
1.档案职业的现行功能是一种局部范围内的原生信息服务功能，是对“局部单位和生产的意义”。这种功能的价值主体限于现行文件的形成者或保管者，其评价标准则是该服务功能对其价值主体管理经营活动的现实效益。而历史功能是对整个社会的整体功能，一座历史档案馆的建立，一批历史档案的收藏、保管与利用，通常并非出于某一个人或团体的利益，而是社会整体的需要，历史功能代表了社会整体的利益。根据整体利益高于局部利益的原则，档案职业理应以历史功能为重。
2.现行功能是档案职业的近期效益。各机关、企事业单位的档案管理工作（确切地说是现行、半现行文件管理活动）通过促进本单位各项管理活动的效率而使其效益得到现时的、直接的体现。这也是现行功能最先被社会认识并在档案职业形成后的很长历史时期被认为是档案职业唯一功能的原因（人们的认识总是由近及远）。而历史功能是一项面向未来的社会功能，它对人类文明所产生的意义是长期的、持久的。历史功能不能用今天的利益得失来评价，不断释放的社会效益无法估量。显然，近期效益应服从于长期利益，将历史功能作为档案职业的主导功能合乎规律。
3.档案职业现行功能与历史功能的实现都是有条件的，发挥现行功能，并不以历史功能的实现为条件，换言之，现行功能可以在历史功能之外相对独立地实现，但反过来，历史功能的实现，则以现行功能有效发挥为前提。也就是说，档案职业的历史功能建立在现行功能之上，对现行功能具有制约作用。所谓“没有档案室工作便没有档案馆工作”，“基层档案工作是档案事业的基础”，正是在某种程度上反映了这种关系。因此，以历史功能为中心，抓住了事物的主要矛盾，能够在强化档案职业“保存史实”这一重要使命的同时，推动其他功能的实现。
4.以历史功能作为档案职业的主导功能和社会使命，有助于明确档案职业与相关职业的根本区别，明确档案职业的立足之“本”。文博、文秘、图书情报、历史研究等职业与档案职业具有相近之处，它们都可能涉及到对文件档案信息的处理。档案职业与这些职业的根本区别应当是该职业所特有的某项社会功能。在档案职业的双重功能中，历史功能立足于社会整体利益，高于并可制约现行功能，因而更能代表档案职业的社会意义，反映档案职业本质。由这一主导功能出发，档案职业与相近职业的区别便十分明确。例如，文博职业的社会使命是通过对文物（包括历史档案）的收藏、研究与陈列，实现文化教育的功能。[⑦]图书情报职业的根本使命则是以组织加工图书资料和档案信息为手段，为社会积累、传递知识情报。[⑧]而历史学家的社会使命，则是在分析、鉴定史料的基础上，对历史及其过程系统、理论地揭示。[⑨]不同的社会使命决定了不同的职业和职业方向。
至此，我们已粗略地论述了“合二为一”的档案职业应以“保存社会史实”为职业方向这一论点。这一结论的意义并不仅仅停留在理论层面，促使笔者思考这一命题的原因正是基于档案工作改革实践中存在着一些急功近利的倾向，诸如档案机构的产业化，档案与档案服务的商品化，档案工作的经济效益观等等。笔者并不否认这些改革措施的积极方面，但在新旧体系更替的今天，把握档案职业的根本使命，区别对待不同档案机构所具有的不同社会功能，由此去评判各项改革措施的合理性，比以往任何时期更为重要，以偏盖全，急功近利必将带来改革的失败。
注释：
[①]张照余：《关于档案职业社会使命的研究》，《浙江档案》1992年第9期。
[②]吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。赵越：《档案学概论》，辽宁人民出版社1987年版。
[③][④][⑤][⑥]卡罗尔·库切：《文件生命：档案与文件管理的系统分析》，陕西人民出版社1993年版，第一章、第二章。
[⑦]王宏钧：《中国博物馆学基础》，上海古籍出版社1990年版，第35页。
[⑧]严怡民：《情报学基础》，武汉大学出版社1987年版，第11页。
[⑨]赵吉惠：《历史学概念》，三秦出版社1986年版，第5页。