档案主题法与分类法一体化若干问题的思考，本文主要内容关键词为：分类法论文,若干问题论文,档案论文,主题论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案主题法与档案分类法，是档案检索的两个基本内容。在《档案著录规则》中，主题词和分类号是必要著录项目，标引难度大，任务重。档案主题法和分类法一体化，可以减少重复劳动，提高标引的质量和效率。本文拟对档案主题法与分类法一体化若干问题谈一些认识。
一、档案主题法与分类法一体化的意义
档案主题法与分类法是两种不同的检索方法。所谓主题法与分类法一体化，就是从这两种不同的方法中找出其共性，以这种共性为基础寻找二者兼容的标引方法。从完整意义上讲，主题法和分类法一体化应包括检索目的一体化，主题分析一体化，著录标引一体化，检索词典一体化。四者中，比较难办的是检索词典一体化。就我国目前情况来说，检索词典一体化就是《中国档案主题词表》和《中国档案分类法》的一体化。
档案主题法与档案分类法一体化的意义主要有两个方面：一是可以进一步提高主题法和分类法水平。一体化后，部分主题词相当于分类法无序状态的基层类目，而分类法类目也被选作主题词。这样二者就成了有机结合的整体，既丰富了主题词，又深化了类目设置；既提高了主题法的族性检索功能，又加强了分类法的特性检索功能。二是可以进一步提高档案主题标引和分类标引的质量和效率。标引时，主题词和分类类目互相参照，容易形成规范化的检索标识，从而正确揭示档案文件主题，提高标引的准确性和一致率。使用一体化的检索语言词典，一般能做到标引了主题词就相应的有了分类号，标引了分类号也相应地有了主题词。从而大大提高标引效率。
二、档案主题法与分类法一体化的基础
档案主题法与分类法之间存在着共性，这种共性就是一体化的基础，主要表现在以下几个方面。
（一）检索目的相同。尽管主题法和分类法的二者检索途径不同，但其作用和目的是一致的。主题法主要适用于特性检索，分类法主要适用于族性检索，但很多情况下通过任一途径都可以达到相同目的，只是检索效率不同而已。
（二）检索标识揭示档案内容特征相同。用主题法和分类法的检索标识，尽管形式不同，但都是揭示档案的内容特征。不同形式的检索标识所代表的是档案文件的同一主题。在诸多著录项目中，除“题名”、“内容提要”外，只有主题词和分类号揭示了档案文件的内容特征，而“题名”和“内容提要”不是排检项，不便作为检索入口。较之传统的著录（编目）项目，主题词和分类号是著录规则中增加的新项目，共同列入排检项，从而大大增加了检索途径和检索深度。
（三）标引中主题分析相同。不论分类标引还是主题标引，都必须对档案文件或检索课题进行主题分析，找出其主题。这是档案标引的关键环节。分类标引和主题标引在主题概念转换中的思维方式不同。前者是把文件主题归入某类目，给以分类标识，在概念上是从小到大，概括揭示文件主题；后者是通过主题概念的层层限定，给以主题词标识，在概念上是从大到小，具体揭示文件主题。但是，由于标引对象相同，主题分析也必然是同一的。通过一次性主题分析，可以转换分类号和主题词两种检索标识，避免了两次主题分析的误差。
（四）著录标引是同一过程。《档案著录规则》规定，主题词和分类号著录在同一条目中，这样主题标引和分类标引也成为同一过程了。在同一著录条目中，与主题词、分类号相匹配的其他著录项目，如“题名”、“责任者”、“时间”等都是同一的。
（五）分类法主表与主题法范畴索引大类设置基本一致。有的类目文字虽有区别，而所含内容却是一致的。这是因为二者都以国家机构和社会组织的职能分工为基础，和图书分类法严格以学科为基础划分类目有原则区别。
（六）主题法词族索引与分类法复分表有相通之处。词族索引的族首词及其下属各级主题词，可以视为范畴索引从不同角度编制的复分表。而一部分有独立检索意义的主题词，可以集中一定的文献，类似于分类法按细分规则分出的基层类目。
三、分类法与主题法一体化的设想
这里讲的仅是档案检索词典一体化的设想，就是把《中国档案分类法》主表与《中国档案主题词表》范畴索引合编成一体化的“中国档案检索语言词典”。
（一）适用范围。目前，新编一体化的档案检索语言词典，应限定在供各级综合档案馆和档案室标引档案使用。从总的趋势看，档案分类法与主题法在朝专业方向发展，近年来部分中央主管机关编制出了一批本专业档案主题词表。《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》作为综合性检索词典，一体化后不宜深化层次。应提倡各专业主管部门编制本专业系统的档案检索语言词典。人们在自然、社会各个领域活动，都产生大量档案，要想编制一部供各个领域、各个专业档案标引与检索使用的检索词典是困难的，勉强编制出来，将是卷帙浩繁，很难使用。一体化的中国档案检索语言词典将起总表的作用，编制专业检索词典，一要遵循本词典的编制原则；二应以本词典的体例为编制规范；三要在本词典相关类目的基础上依本词典的细分规则扩展细分；四是与本词典通用的主题词均选入专业词典，在此基础上增选专业词。不光各专业系统应当编制专业检索词典，不同历史时期的档案也应编制专门的检索语言词典，如明清档案、民国档案等。这样，在全国将形成一个档案检索语言系统。
（二）档案检索语言词典类目设置。总的设想是以《中国档案分类法》主表为基础，与《中国档案主题词表》合而为一。合并后既是中国档案分类法的主表，又是中国档案主题词表的主表；既适用于对档案的分类，又适用于对主题词的分类。两表合并中以下问题需要妥善解决：
（1）类目繁简问题。作为分类法，由于档案数量浩繁， 一般讲分类要细，类目层次要多，同一层次的类目也多。《中国档案分类法》主表，基本大类下一般设四级类目，部分设了五级，少数设了六级。作为主题法，由于主题词数量相对较少，一般讲分类宜粗，层次少，同一层次下类目也少。《中国档案主题词表》范畴索引，大类下一般设二级类目，少数设三级，有的大类下未设下位类目，直接集中主题词。无论主题法还是分类法，类目多少不是绝对的，在合理设置的基础上二者可以一致起来。分类法应当删繁就简，因为各专业系统将编制专业检索词典，简化后不会影响综合性档案馆的标引和检索；主题法类目则应再细一些，因为一体化后需要增补一批主题词。这样互相靠拢，二者就可以统一起来。
（2）两表大类下类目不一致问题。 主题法范畴索引与分类法主表有些相同大类下二、三级类目划分标准不一致。例如同是军事大类，范畴索引下设“军队”、“战事”、“战术”、“国防建设”；分类法主表下设“军事工作”、“政治工作”、“后勤工作”、“国防科研”。两表有些相同类目，所归大类则不同。例如“工商管理”，主题法入“商业、旅游业、服务业”；分类法入“计划、经济管理”。还有，两表有些类目内容相同，名称各异；名称相同，内容出入。由于原来是两个编表机构，上述不一致是难免的。一体化后，应当统一起来，在同一分类基础和原则上也能够统一起来。
（3）分类法主表不同大类下相同类目处理问题。 例如“农林牧渔业”、“工业”、“交通”、“邮电通信”“城乡建设建筑业”、“环境保护”、“海洋气象地震测绘”等大类下都设有“科学研究”、“基本建设”、“设备议器”、“标准计量”、“环境保护及其它”各通用类。分类法从集中档案文件着眼，不同专业内往往有相同内容的档案文件，可以分别设上述通用类目。而从主题法讲，通用的主题词则不宜大量重复归类。处理办法，一是取消这些类目，分类标引时将档案归入相关大类，然后依细分规则扩充细分；二是将这些类目纳入综合复分表，供标引时复分；三是在某一大类下保留这些类目，集中主题词，其他大类在分类标引时仿分。对相同的类目：可以依不同情况选择上述不同办法处理，并作注释说明。
（三）主题词的归类与增、删、改。一体化后，档案检索语言词典较之原主题法范畴索引，其类目将有较大变化，应该对已选定的主题词调整归类。原字顺表中的词间关系、注释、汉语拼音，都要随之移到分类表相应主题词下。原范畴索引没有变动的类目，下属主题词也应重新审定，归类不准确者应当调整。
两表一体化的重要任务之一，是对主题词的增、删、改。增补新词时，首先应把类目名称选作主题词，或者分解选作主题词，以便主题法和分类法进一步兼容。其次，分类法类目简化后，删除的基层类目也应酌情选作主题词，或者分解选作主题词。在一体化检索词典中，这些主题词实际上是无序状态的基层类目，类似于主题法中的后组式。分类标引时，将这些主题词加以选择和有序排列，给予分类号，就可以扩充类目进行细分或复分了。第三，主题词归类后，可能会出现有的类目选词偏粗，主题词过少；有的类目选词过细，主题词过多。一体化中应适当平衡，统一选词深度，必要时增补一批主题词。第四，随着社会的发展，新事物、新概念不断产生，有检索意义的新概念应选作主题词。删词时，一是删除那些选词过细的主题词，以平衡类目间的词量，二是删除那些失去检索意义的主题词。修改主题词时，一是修改词形，使之规范化；二是修改词间关系，提高准确性；三是修改注释，准确揭示词义，限定范围。
（四）各种辅表的设置。（1）前面讲过， 把主题法“范畴索引”和分类法主表合并，同时作为主题词表的主表。那么，原来作为主表的“字顺表”应作为“字顺索引”保留。“字顺索引”按汉语拼音音序和首字笔画排列主题词，每一主题词的位置固定，主题标引中，一般先查字顺表，再查分类表。字顺索引是重要查词途径、不可缺少。（2 ）“词族索引”是依主题词概念之间的属种关系从大到小，阶梯式排列起来的词族体系。在主题标引中，它对上位词登录、主题词概念之间的组配、计算机自动扩检和缩检都起着重要的指导作用，也是查找主题词的重要途径。对分类表（主表）讲，词族、词族索引相当于一个复分表，扩充和细分类目时可作参考。所以“词族索引应当保留。（3 ）原分类法的综合复分表、专业复分表以及仿分法，是类目细分的重要依据和规范，均应保留。（4）由于档案中涉及的人名、地名、机构名、 民族名太多，在全国各档案馆通用性差，原分类法和主题词表的“人名表”、“地区表”、“机构名表”、“民族表”均不宜保留。只需制定一些规则，主题法依规则直接标引自由词，分类法依规则细分扩充。