试析档案本身的诸因素对档案利用的影响，本文主要内容关键词为：档案论文,因素论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
影响档案利用，概括地讲，主要有社会的和档案本身的两大因素，本文主要从档案本身的诸因素入手，探讨其对档案利用的影响。
档案的本质属性是原始记录性，这正是形成档案利用价值的决定因素，即来源上的原始可靠与记录的真实完整。档案信息的有用性和重要性主要集中于“原始”上。但档案的这种原始性也给档案的利用带来明显的影响。
1.档案形成过程的被动性和自发性对档案利用的影响。
原始性决定了档案形成过程的被动性，即有什么样的文件（值得保存的），就形成什么样的档案，不会按社会的特定需求去形成特定的档案。因而可能会出现两种情况：其一，一些在今天看来无保存价值，在今后或许很有利用价值的文件无法形成档案予以保存；其二，在今后无什么利用价值或利用价值不大的档案却长年享受“优厚待遇”。前者的结果使所需要的档案无法得到，而后者则增加了查找利用的难度。
档案的形成具有被动性，是以前社会活动的被动反映，其反映的社会水平和人的认识能力并没有超过现在，而且档案从形成到被社会利用需要经过一个较长的时期。因而对较大数量的档案来讲，其信息能直接运用于社会建设的可能性不大，其作用只是参考性、启发性的。通过利用档案，人们可以找到证据，得到灵感从而有所创造。但如果以能否直接促进经济的发展作为实现档案价值的评判标准，显然不符合现实。档案形成过程的被动性，客观上减小了档案直接参与经济活动的可能性。明确这一特征，可在一定程度上避免档案工作和档案学研究的盲目性。
档案的形成过程也带有明显的自发性，即对档案的形成过程难以实行有效管理，形成过程中的某个环节，某些方面往往会失去控制。档案的形成领域和形成者是十分广泛的。形成者的档案意识、管理水平也参差不齐，加上不同的利益关系和物质条件等因素的影响，要对档案的形成过程实行有效控制，困难之大，可想而知。这种自发状态，使档案具有先天性不足，即不够齐全。有些材料，从全社会的角度看，价值可能较大，但却没有保存下来。有些活动应该形成档案却没有形成，尤其是突发性事件（包括自然事件和社会事件），由于没有固定的和负责任的形成者，加上这类事件从开始到结束一般都持续很短时间，因而很难形成档案。而社会往往需要利用反映这类事件的档案。
2.档案信息的分散性对档案利用的影响。
档案信息是分散的，不象图书和报刊那样，同一专题的信息比较集中，人们可以较方便地查找利用。有时候同一问题的信息可能被分割于几个案卷，甚至几个全宗。例如两个企业发生了经济纠纷，上诉到法院，法院受理后，就要进行案件的审理工作。这项工作会形成档案，它属于法院全宗。而这场经济纠纷及官司输赢对企业造成的影响也会形成档案，这些档案当然属于企业全宗。这个经济纠纷的档案分属于不同的全宗，这自然不是档案管理工作的失误所致，它是档案本身的特点决定的。
档案形成于不同的过程和阶段，对档案的形成者来讲，在这些过程和阶段中，其同时进行着多项活动，这就造成了档案内容的分散、零乱、不集中、不系统。同时，档案的形成者又是十分广泛而极其分散的，其分布于不同的社会领域，在同一历史时期，同一领域中，又有不同的社会职责和不同的层次。因而，这些分散的形成者在其各自的活动中形成的档案表现为明显的分散和零乱。档案信息的分散和零乱与人们利用档案的系统化、专题化的要求是矛盾的，这也是档案利用率低的一个原因。因此，我们不断地强调档案的编研工作，强调开发档案的信息资源，就是要对档案本身特点造成的这种不足采取弥补措施，使其更符合利用的要求。
3.档案的内向性对档案利用的影响。
从档案利用的角度看，档案不是无限制地向所有人开放，它的利用者和利用范围在一定时期内总是有明确的限制。这就是通常所谓的档案的内向性。档案的内向性主要表现在形成者自己使用和档案的机密性。档案的形成在很大程度上是由其形成者掌握的，形成者首先要考虑的是这份文件对自己今后的工作有无参考价值。因此，档案形成之后，首先由形成者自己保存，并在规定的期限内为自己服务，基本上不向社会开放，利用者也就是档案的形成者。
有些档案记录的是形成者的内部事务及活动过程，具有机密的内容，因而档案有保密问题。一些利用价值较高的档案在相当长的一段时期内是不向社会开放的，即使开放了的档案，在利用中也有各种限制。因为对档案不加限制地开放利用，会损害形成者的利益，乃至整个国家的利益。从提供利用的角度看，保密问题实际上是限定时间、对象、范围和程度的问题，也是提供档案利用时首先要考虑的问题。这是档案具有内向性的又一种表现。
利用者最关心的问题是如何尽可能方便、快速、准确地得到所需的档案信息，这经常与档案的内向性发生抵触。档案的这种内向性使其在传播性能、被利用的程度和效率方面，都低于报刊、图书等其它文献，这是档案本身所具有的一种劣势，尽可能克服这种劣势的方法是充分理解档案所具有的特点和规律，妥善处理保密与开放的关系以及第一价值向第二价值的转变问题。
4.档案内容的真实性对档案利用的影响。
提到档案，人们会不自觉地将它与“真实”联系起来，以致档案几乎成了“真实可靠”的代名词。正是由于档案的真实可靠，它才具有极大的利用价值，人们才宁愿花费时间与精力去查阅档案而不轻信身边的其它资料。是档案的真实性带给人们自信与力量。
档案是真实的，它真实地记录了档案形成者的历史活动，反映历史的本来面貌。但档案真实可靠并不意味着档案内容就一定真实，就可以不加选择地完全依赖；档案内容失真，并不能否认档案的真实可靠。档案的真实性与档案内容的真实性是两个不同的概念。
绝大多数档案的内容是真实的，然而，浩如烟海的档案之中，内容失真者也屡见不鲜。档案内容的失真不妨也可称作是档案的虚假信息或档案信息污染。造成这种污染的原因是多方面的，也是复杂的，概括地讲，主要有四个方面：（1）政治上的某种需要。（2）形成文件的客观条件的限制。（3）立档单位为了自身的利益，往往不如实地反映情况。（4）文件作者在制发文件时缺乏实事求是的态度或粗枝大叶也是造成档案内容失实的一个原因。
所以，今天利用档案信息为经济建设服务时，需要联系历史和现在进行分析，考证档案中的记载是否属实，克服档案内容失真对档案利用造成的不良影响。