摘要：档案管理者或管理部门在对电子文件档案管理时，一定要积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，对于有效规避风险和降低损失发挥着不可替代的作用。本文就关于机关单位电子文件档案管理的分析和思考进行简单的阐述。
关键词：机关单位；电子文件；档案管理；分析；思考
1引言
机关档案管理是一项操作性，实践性很强的综合性的应用技术工作，需要高度的责任感以及丰富的实践经验。对于机关单位而言，应依靠原纸质档案立卷工作骨干，通过业务学习和技术培训，促使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，将新技术要求和传统档案经验更好的结合起来，承担起电子文件归档工作。
2影响机关单位电子文件档案管理的因素
2.1档案部门机构内部因素
二是信息基础设施因素。电子档案是在信息系统中产生的，信息系统本身固有的特点可能造成电子档案管理上某些“先天不足”，造成这些不足的信息基础设施因素包括硬件物理特性、软件漏洞、软硬件差异三个方面。物理设备为电子档案信息提供了存储介质、传播通道以及处理元器件，可能发生物理连接错误、物理连接中断、信号辐射、信息载体老化等问题；软件漏洞的存在，一方面给系统稳定性留下隐患，另一方面给病毒、蠕虫、木马、黑客工具等恶意程序的传播和攻击提供了机会，对电子档案质量构成威胁；软硬件差异是由于信息技术发展飞快，产品的生命周期较短，个性化产品导出不穷，形成电子档案的软硬件更新换代较快，为信息的交换、共享、长期保存带来巨大难题。
三是档案管理制度因素。在电子档案管理初期，一些机构企图套用纸质文件的管理方法管理电子档案，殊不知电子档案在变幻莫测的网络环境中面临着远远高于纸质文件的风险，等到利用时方知信息受损早已不复存在。又如一些单位规定“凡应列入归档范围的电子文件均应打印一套纸质文件纸电一起归档”，这些规定并不适用于所有的电子文件，有的档案中存在多媒体文件、数据库文件就无法打印成纸质。
2.2自然环境因素
一是保管场所因素。保管场所因素包括建筑物、温湿度、光线、电磁场等。处理、保存电子档案的计算机硬件和载体，如果保存场所不当，会导致电子档案的质量缺损。比如高温、高湿会缩短信息载体的寿命，强磁场可能导致磁带消磁等，一旦发现，后果不堪设想。二是天灾因素。天灾是不可抵抗的自然环境灾难，比如水灾、地震等。信息系统处于一定的自然物理环境中，突发的灾难必然会对信息系统造成破坏，损坏电子档案。三是人祸因素。人祸是指不可抵抗的人为灾难，比如战争、恐怖袭击、纵火等。尽管人祸不可预测，但还是可以采取适当措施防止灾难的发生。
2.3社会环境因素
一是档案主管部门体置设置不科学。即在某些文件管理业务上，不存在对应的主管部门或政出多门。导致文件、档案管理流程不能衔接，甚至存在互相矛盾的地方，文档一体化问题迟迟不能得到有效解决。二是档案主管部门不作为。档案主管部门没有就电子文件管理制定政策、标准，未履行指导、信息服务等职能，导致电子档案的缺失严重。三是宏观管理不科学。即制定了不适应的政策、标准，推荐了不恰当的技术和方法。
3提高机关单位电子文件档案管理的措施
3.1充分发挥服务社会的重要价值
长期以来，档案管理都被视为一种故步自封、保守被动的工作，在信息化技术的推动下，这种管理模式也进行了脱胎换骨的变革，不仅是满足于内部之需，更应体现其服务于社会的重要利用价值。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆社会上“以人为本”的管理理念和社会服务意识的提倡，以及社会其它行业的多方面需求，给档案管理工作带来了强烈的冲击，大大促进了档案管理的稳序发展。市场经济的迅猛发展对于档案信息资源的利用需求也变得异常重要，这就需要机关档案管理人员积极探求出一套行之有效的规范化管理模式，实现服务于社会“开放型”的社会效能，直接满足于社会经济、政治、文化发展的需求，充分发挥服务社会的重要价值。
3.2强化电子文件档案的规范化管理
利用局域网信息传输快捷的功用，在机关自身网站制作出电子档案信息利用的网页，确保归档后的电子信息档案第一时间发布，设置电子文件档案的检索查询系统，方便其它部门人员及时获取网上信息数据，为需要者提供更便捷的服务。加强电子文件档案的系统化、规范化管理，加强档案管理法制化建设，除了贯彻落实国家颁布的《档案法》相关制度法规之外，还应依据本机关自身的客观现实情况制定相应的管理规章制度、电子文件收集归档制度等等。比如，电子文件档案管理奖惩制度，对于不及时归档提交信息档案的部门给予一定的惩罚措施。此外，还应建立电子文件档案迁移的管理制度，电子档案与纸质档案并存缺一不可，抓好双套制管理，将电子文件复制到与计算机脱离存储的耐久载体上，并实施有效、严格的维护和检测，以及复制备份，以保证电子文件的完整、安全和有效。
3.3加强档案管理软硬件设施建设
不断完善档案管理基础设施的建设投入，为档案室购置质量上乘的档案密集柜、温湿度计、灭火器、空调、防光保护窗帘等设备，以加强档案室的安全防范措施。为规范档案管理，提高档案管理质量，安装档案管理的系统软件，对所有归档文件材料整理后全部输入计算机管理，以提高检索速度和档案管理质量。文件材料归档全部使用无酸档案盒，文件不易被破坏和腐蚀变质，利于全部档案的完整完好保存，确保档案管理日益走向规范化、科学化管理轨道。严格信息档案文件的一体化控制，依据归档要求设置系统化管理模块，各项工作子模块都应设置相应的归档接口，确保电子文件的及时、完整归档。
3.4构建一支综合素质高的管理人员队伍
居于档案管理工作信息化的需要，作为档案管理人员必须具有熟练的计算机操作能力和专业化的档案管理基本技能，由此，机关应招纳一些综合素质强的专业化人员来充盈整个管理队伍。首先，建立完善的人才引入和培养双向计划，坚持贯彻落实党的路线、方针、政策，定期或不定期进行系统化的教育培训，聘请相关专家来开展专题讲座，不断加强政治理论、档案管理专业知识的深入学习。其次，不断强化思想道德和职业操守的教育，严格要求他们正身律己，加强自身的作风建设，工作中以制度、纪律规范自己的言行，遵守机关单位各项规章制度，促进自身档案管理工作的顺利开展。再次，强化职责意识，树立正确的人生观、价值观，增强事业心、责任感，奋发进取，发挥先锋模范的带头作用。此外，应建立完善的评估考核机制，公正、公平地开展个人工作业绩的严格评估与考核，并设立奖惩机制，以提升机关档案管理人员的工作积极性。
4小结
近几年，随着互联网的迅速发展，使得信息时代下电子档案正以极快的速度和极大的覆盖面，逐步替代在全世界通行了数百年的纸质载体而成为主要的记录工具，我们的档案管理者必须经受这一巨大变革所带来的关乎社会记录利用能力、管理能力和保存能力的严峻考验。
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论文作者:贡芳
论文发表刊物:《基层建设》2017年第20期
论文发表时间:2017/10/31
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