电子文件是“虚拟文件”吗，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在对电子文件的认识中，有些学者认为，电子文件是“由一个实态文件变成作者和读者理性的或虚拟的概念”〔1〕， “在计算机终端瞬间看到的虚拟或逻辑数据窗口”〔2〕， 有的学者更直接了当：“电子文件把我们带进了一个‘虚拟文件’和‘虚拟档案’时代，在这个时代，传统档案记述中极重要的实态文件已不复存在。”〔3 〕而在《辞海》中，对“虚拟”的解释是：不符合或不一定符合事实的、假设的、虚构的。那么，果真能笼统地将电子文件称为“虚拟文件”吗？
一、与传统文件的“实体”性相比，电子文件具有“虚拟”性
从古代的甲骨、石刻、竹简到近代的纸质记录，人们使用的都是人工可以直接识读的记录符号。这些记录符号最大的特征就是直观性，人们不需要任何中介物便可识读它。而电子文件使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，只有通过计算机将这些数字式代码转换成可视、可听的信息，即使之还原为输入前的状态，人们才能识读它。另外，历史上的文件，不管它用什么载体，每份文件都有自己的规格、形状及记录信息的符号等，看得见，摸得着，实实在在。而电子文件则完全不是这样，它没有直观的形状、规格、记录符号，看不见，摸不着，除了它所依附的硬盘、软盘和光盘等载体外，和人们头脑中的思想、印象差不多。这就是电子文件被称为“虚拟文件”的原因所在。
长期以来，所有社会实践活动中形成的记录，其信息都被固定在某一载体上，它们永远结合在一起，成为不可分离的“实体”。如纸质文件一旦形成，其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。而电子文件中的信息和载体是可分离的，信息在载体上不再具有固定的物理位置，而是可以根据需要随时扩大、缩小或改变其存储空间，可以通过操作系统改变其在硬盘上的存址，可以从硬盘拷入软盘、磁带或光盘，还可以通过网络而流向异地。信息和载体的可分离性，使电子文件不再具有传统意义上的“实体”状态，成为有史以来前所未有的“非实体”文件。
电子文件由于以电子的形式存在而具有动态特点。其逻辑结构（字、句、段）和物理关系（格式）是独立分存的，只有在用户发出查寻和检索操作需要时才会结合到一起。电子文件是软件（程序）把各种类型的数据（文本、图形、数字计算、声音等）有机结合成的产物。因此，电子文件存在于记录介质、计算机、程序三者结合的电子运动中，无法按传统文件的方式独立存在。
从上述意义上讲，电子文件具有一定的“虚拟”性。这种“虚拟”是相对的，有条件的。
二、从物质性的角度看，电子文件不是“虚拟文件”
电子是一种运动着的物质，人眼虽不能直接看到它，但它确实具有物理的形态。而电子文件的形成和再现过程是先将声音、图象、数据、文字等信息转换为电信号记录在硬盘、软盘和光盘上，再现阅读时又将电信号转换成可视、可听的信息。这一过程是一个电子运动的过程，这个过程所形成的电子文件是实实在在的物质形态，而非“虚态”（虚拟）。从这个意义上说，电子文件与传统文件（如纸质文件）都具有物理实态，只是它的书写、阅读方式和信息载体不同而已。
电子文件在计算机辞典里有两个词：一个是document，译成文件、文卷，是媒体和记录在媒体上的信息的结合体，通常可长久保存并可供人或机器所阅读。另一个是file，译成文件、文档，经过命名可作为一个单位进行存储或处理的若干记录的集合。这些定义表明，电子文件是信息与载体的统一体，它的概念本身就具有物质性。我们知道，在计算机上输入或输出的程序和信息，通常皆以文件的形式暂驻在计算机的存储器上，而要长久保存，并保证其原始性，则必须将其拷入软盘、磁带或光盘上，因此，电子文件是具有物质形态的。
诚然，电子文件的信息具有流动性和可变性〔4〕， 是不断变化的相关数据。一份电子文件可作为不同机构的不同用户为了不同的目的根据不同的指令产生的一种合成物或随机存贮的“窗口”而暂时存在。即使这样，也不能断言电子文件是“虚拟文件”。我们知道，计算机数据库，特别是相关数据库（关系型数据库），不仅具有逻辑结构，而且具有物理结构，这两者是密切关联的。例如，适用于大中型计算机也适用于微型计算机的Oracle数据库，既有表示空间的逻辑结构，更有物理结构。其物理结构包括数据文件、控制文件、日志文件等。可见，数据库具有实态的物理记录。在关系型数据库中，用户可以根据自己的需要查询和组合数据进行输出，这时，用户输出的信息已不再是原来散落在库中的数据元数，而是一份新的电子文件。这份新文件不论是出现在显示屏幕的窗口上，还是拷贝在软盘、光盘上，都是载体与信息的实实在在的结合物而非“虚拟”。
三、“虚拟”说不利于电子档案的理论研究
虚拟是指一种概念性的感觉或效应，是非实际的事物。而电子文件是将实体档案信息以字节的方式表示并存储于特定载体上，使之在电脑网络上流动，只要引入正确的软件、硬件和足够的背景细节，这些字节就可以随机定位到用户所在的网络终端，以可被识别的文字、数字、图象、图表、符号等显示出来，成为用户所需求的真实的档案信息。由此可见，与传统档案相比，电子文件不过是其载体形态，信息表现及载体与信息的结合方式不同而已，其物质实在性是一样的。作为一种档案的具体形态，电子文件的问世不可更改档案学的基本原则，档案的一般立法事实也是适用于电子文件的。只是在档案的价值鉴定、分类著录、保管及开发利用等方面要建立新的标准和进行理论探索。然而，一旦将电子文件等同于“虚拟文件”，就相当于阉割了档案的历史性、实践性和物质性的统一，使电子文件成为一种独立于档案本质之外的怪胎，这显然对电子文件的理论研究不利。
值得一提的是，特定的电子文件应当是指在计算机屏幕上显示出来的、可直接读取并符合文件格式的文件。它是历史性、实践性、物质性的高度统一。因此，研究电子文件，必须把它放在具有物质实体性的档案范畴中，应用现有的档案学基本理论、基本原则加以研究，才不至于迷失方向，走入歧途。当然，作为档案家族新成员的电子文件的产生，必定对现有的档案理论提出挑战，从而推动档案理论的进一步发展。