档案信息服务转型及工作创新研究，本文主要内容关键词为：信息服务论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在基于信息化的国家创新发展中，以科学的发展观为指导，国家档案局适时提出实现“两个转变”，建立“两个体系”的工作思路。以社会公众信息需求为导向，立足于以人为本的思想，着眼于经济、民生，档案信息服务正面临着重要变革。
一、档案信息服务面临的挑战与发展
在信息化浪潮促动下，公民信息意识日益增强，特别是信息公开法规的实施，使文件档案资源开放利用共享理念渐入人心。社会信息化的普及，引发了全社会工作方式和生活方式的变革，档案部门也面临着市场经济，特别是知识经济以及高新技术的应用与渗透，传统档案服务模式面临巨大挑战，有待进行全面转型。传统档案信息服务的诸多问题在新的信息环境和技术环境下逐渐暴露出来，并引发和激化了档案信息社会化需求与供给的深层矛盾。伴随着经济、政治体制改革以及信息化的加速发展，我国以系统、部门为主体的档案机构开始逐步向开放化、社会化、市场化、协调化方向发展。档案信息服务面临着多重转型，各种关系亟待理顺。
1.从国家模式到社会模式的转变。我国档案机构的产生是“行政效率运动”的直接结果，档案机构主体服务于和服从于国家行政管理需要，档案事业运转体现为“国家模式”。经济体制的改革使公有制为主体多种所有制并存的格局已然形成，经济发展使档案数量激增，如重大活动、重大项目档案、诚信档案、民生档案、民营企业档案、知识产权档案等新型档案应势而生，档案所有权多元化，内容多样化。特别是关系到人民群众切身利益的民生档案已占半数之多。国家模式的管理方式已经无法适应大量档案的管理与利用，无法满足公众多样化的档案需求。越来越多的档案中介机构如档案寄存中心、档案信息服务中心、档案交易中心等参与到档案资源建设和服务中来。
2.从档案实体服务到知识服务的转变。档案的收集、管理和提供利用是档案机构的核心内容。从服务内容深度来看，传统档案服务内容多是提供文件、档案实体(载体)，而现代档案信息服务更重视对文件、档案内容(信息、知识)的提供和集成。正如毕马威公司(PMKG)知识管理副主任塞里·休斯(Ceri Hughes)所言：“知识管理舞台正越来越拓展文件管理者的领域，扩大其涉及和影响的范围”。
3.从注重社会效益向社会效益与经济利益并重转变。一般而言，档案信息服务的社会效益主要体现在：其一，为党和国家机关、部门起草文件提供参考依据。其二，为解决历史遗留问题提供可靠凭证。其三，为宣传教育提供生动素材。其四，为科学和历史研究提供重要资料。然而市场经济条件下，档案工作的经济效益也是一个不容回避的问题，比如档案信息有偿转让或提供等。档案信息服务自身发展也可以关注利益回报。目前，很多档案信息服务机构也在逐步探索市场化途径，并取得了一些实效。
4.从单一服务到综合性集成服务转变。档案信息服务与公务利用、学术利用、公民个人利用密不可分，从政府的宏观决策，到百姓的日常生活都离不开档案。此外，国外、境外利用者也不断增多，各类档案利用需求正逐步增加。目前，大量档案资源长期散存在各单位，档案查阅、数据传输和数据处理服务等分别由不同的档案机构承担，多样化服务需求难以一步到位，为此提出了集成式的档案信息服务。如美国国家档案局启用了“档案检索数据库(AAD)”，可以使用户在线利用350多个分布数据库，涉及20个机构的文件，大大提高了档案服务效率。目前，我国许多综合性档案馆也在集成信息服务模式上积极开拓，以实现档案服务的全程化、规范化、集成化。
二、档案信息服务定位与制度建设
档案信息服务转型中，各种观点有待理清，各种关系还需理顺，旧的机制已在发展中逐渐显示因不适应而形成的障碍，而新的机制尚未形成。为此，档案信息服务工作必须以科学的服务理念为指导，加快制度建设。笔者以为，档案信息服务的定位要以国家档案局提出的“两个体系”建设的工作思路为指导。即建立方便人民群众的档案利用体系和覆盖人民群众的档案资源体系。在这两个体系建立的过程中，要实现资源建设和服务理念的两个转化，转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，坚持以民生为导向，立足以人为本。现代信息技术对档案和档案信息服务活动的渗透和改造使得档案工作经历着前所未有的洗礼和考验，我们应该把握机遇和挑战，积极探索和尝试高效能的档案信息服务运作机制。
1.完善社会服务制度。服务是档案工作的生命，现实要求档案工作应创新服务机制，突破单纯作为保管基地的局限，面向市场，服务大众：进行调查，分析群众需求，挖掘档案资源，主动向社会提供档案产品，通过举办展览、陈列、讲座、研讨、网上发布、制作电视片等来传播档案信息。通过科学管理和利用大量涉及民生的档案，如：婚姻、公证、房产、拆迁、招工(转干)、独生子女等档案，为社会、为百姓提供服务，使档案逐步融入大众生活，赢得生存和发展空间。
2.建立和健全档案资源收集制度。一是依法进行收集。二是积极向社会征集档案。三是建立电子文件归档制度。四是开拓网上档案收集途径。五是试行现场收集档案方法。六是构建档案资源收集保障体系，设立档案征集专项资金，用于征集事关经济、社会发展的重要文献、档案；同时设立专门的档案征集或捐赠渠道，便于社会档案的有效收集。
3.构建行业“双轨制”发展机制。档案工作有其特殊性，管制性较强，社会性较弱，档案业务标准、档案工作要求等方面容易受制于行政主管部门。此外，档案专项资金十分有限，无力对档案业务建设进行大规模投入。这就需要从全国档案事业发展出发，建立公益制和产业制的双轨制档案行业发展机制，使档案行业获得持续的发展活力和空间。
4.档案信息服务系统协同机制。单一的档案机构服务已远远不能适应大众的多样化需求。档案信息化建设中的“三网一库”，即是在信息技术条件下，服务协同的模式。“三网一库”覆盖了因特网、政务网和局域网，包含了各类档案信息资源数据库，集成了目录数据、全文数字化数据、多媒体数字化数据，对服务的内容和质量有很大提高。目前关键是解决好共享管理体制建设的问题，在协调信息需求的差异性、信息的有效提供性和信息跨部门共享性上多做工作。
三、档案信息服务工作创新与业务拓展
市场经济条件下，社会对档案信息服务的范围、内容、力度和方式提出了新的要求：档案信息服务应适时拓展业务，改进服务方式、优化运行模式，提高工作成效。
1.开展多样化的有偿服务。信息化环境下，面对社会日益增长的多元化信息需求，档案人不得不思考：档案信息服务工作做得怎样？如何做？外界对我们了解多少？如何让外界了解？传统的档案管理观念让我们的工作重心首先是档案本身，但在完成档案保管与整理工作的同时，档案部门完全可以以适当的方式证明自身的经济价值。例如档案部门在为企业管理和经济建设提供有效凭证和参考时，这种服务完全可以作经常性的公开量化处理，以引起合理的有效的关注。另外，档案部门拥有一些相当不错的设施和技术，如复制、修裱技术、图文的绘制、晒制整理装订等，完全可以将这部分服务市场化，为档案部门自身建设提供良好的经济基础。
2.创新的工作方法。档案部门要开拓思路，改变只出不进的观念，利用档案的凭证和信息价值为本地区谋取福利。例如，四张红军借粮档案为老区建设发挥了独特的作用。湖北大悟县档案局局长李桂双给中共中央政治局委员、湖北省委书记俞正声写了一封汇报县档案馆征集到红军借粮账簿的信。俞正声同志给予批示。经有关部门反复研究论证，提出了支持丰店镇老区的一系列建设方案，为老区发展提供资金和项目支持。
3.构建全方位的档案资源。档案部门应根据国家信息化建设规划的要求，推进馆藏档案数字化和电子文件归档的进程，充分利用网上档案馆和文档一体化软件，开展档案、文件资源网上采集、管理、查询服务，加强档案信息化规划、管理，整合档案及现行文件信息资源，统一标准、统一平台，构建档案、文件分布式资源交换中心和资源查询中心，实现档案资源数据的无缝集成。在档案业务流程方面，按照国家有关标准，对档案资源整理采用网上在线信息流工作机制，实现档案信息全程直通处理。
4.开展特色档案服务。馆藏中某些门类或某种载体的档案(如照片档案、名人档案等)较多，从而形成本馆特色档案，满足社会对档案资源的特定需要，增强竞争力。特色档案服务，一般要做好以下几项工作：第一，广泛开展对现有馆藏特色档案和社会散存特色档案情况的调查研究，理清现有资源中反映某主题特色的档案哪些较全，哪些需要征集，掌握社会上收藏单位的线索，并制定相应的接收和征集方案计划，明确重点；第二，积极掌握和捕捉社会信息，主动抢救反映某主题的特色资源；第三，重视对现特色档案的线索调查，跟踪收集、整理，确保特色档案完整性、系统性。最后对馆藏特色档案信息资源进行深入挖掘、整理和开发利用，建立特色档案信息资源库或编制专题性检索工具以保持特色档案信息资源内容的集中，便于利用。
5.建立多层次网络服务方式。随着数字化档案信息资源的大量出现，用户网上查找索取档案信息的需求日益凸显。针对网上用户特点，应适时开展多层次的网络服务：把传统服务中对单份文件的导引，发展到对档案文献信息中的知识单元、内容的引导，尽可能地对档案信息内容进行浓缩、提炼，引导用户找到自己真正需要的信息；建立网上咨询系统，利用现代科技完善自身的工作与服务，提高参考咨询服务效率，帮助利用者查找其所需要的档案信息，为用户提供深层次、多样化服务。
6.开展多部门联动的主动服务。即变被动为主动，对档案服务“进社区，到街头，到乡村”进行有效尝试。在具体实施上可与农业、计生、民政、土管、财政、科协等部门联合进行，将馆藏档案中一些政策性、法规性、公益性、服务性等与群众关系密切的档案资料、现行文件进行复制，整理成宣传材料，深入到乡村集市、社区街道、免费赠送群众，向群众宣传土地承包、计划生育、宅墓地分配、农业税征等群众关心的有关政策和法律法规，充分发挥档案的信息功能，为群众提供全方位、多层次、宽领域的档案信息服务，使群众能直接感受到档案给他们带来的实惠，拉近档案部门与老百姓的距离。以上，从多个角度探索了档案信息服务工作创新的多种形式，以求进一步拓宽工作思路，使档案信息服务焕发新的活力与生机，其实效还有待实践推动和检验。
21世纪是发展与变革互相促进的世纪，伴随着我国经济、政治、科技、文化等众多领域的体制改革，档案信息服务也亟待进行体制创新，服务创新，工作创新。唯有不断地更新观念，加强探索和实践才能在档案服务工作中为社会，为人民创造新价值，使档案工作能与时俱进，不断推向深入。