在维持办公室工作稳定性方面，我们可借助办公室档案管理工作，对其效率进行不断提升。在档案管理中，档案储存管理机制占据重要位置。办公室档案管理工作的特点，可借助档案储存管理机制以及广泛的档案资料来源进行集中体现。在信息技术发展的大力推动之下，档案管理机制应用已经在数字化信息技术的支撑之上逐步构建，这可从根本上实现对档案管理工作严谨性的进一步提升，将更为理想的档案服务提供给所需人员。
一、办公室档案管理工作中存在的主要问题
1.档案管理人员管理素质相对较低
对办公室档案的整体性的保证，是办公室档案管理工作人员日常工作中的一项重要职责。但是在档案管理人员自身管理意识相对薄弱，或管理人员缺乏管理水平的情况下，办公室档案管理工作缺乏有序性的问题，会给档案材料的查询工作带来较为不利的影响。在一些单位之中，档案的无序堆放现象就是档案管理人员管理素质相对较低的一种表现。档案归档不及时的现象的出现，也暴露出了一些管理人员对档案管理工作的重要性缺乏认识的问题。在医院、卫生院等重要单位，因办公室归档不及时所引发的档案遗失问题，会让这些机构在出现医疗纠纷问题以后陷入到相对不利的地位之中。
2.制度落后
部分领导人员并没有充分认识到档案管理工作的重要性，甚至认为档案管理工作可有可无。办公室档案管理制度在这种思想的引导之下，陷入一种较为尴尬的境地。各项管理制度作用与价值根本得不到有效发挥。管理手段以及档案储存方式的落后，都可较为直观的体现出办公室档案管理制度存在的不足。很多单位当中都没有设立专门的办公室档案管理人员，存在一个工作人员身兼数职的问题。加之受到自身工作精力的影响，办公室管理人员只能关注本职工作。面对办公室档案管理，通常会表现出一种较为忽视的态度，很多兼职人员在针对档案资料进行管理时，只能单纯的完成编号保存工作。储存地点的安全性并不能得到重点关注，这也是档案管理制度较为落后的体现。全天开放是现阶段办公室结构在开展档案管理时的主要形式，这会直接威胁到档案材料的安全。导致档案管理落后的原因有很多种，其中还会涉及到人员机制不完善，也就是说在实际开展档案管理工作时，必须从上述几个方面着手，对其进行综合考量。
3.办公室档案的利用率相对较低
办公室档案利用率低的问题可以被看作是落后的档案管理方式的产物。在落后的管理制度的影响下，管理效率的低下，会给档案文件的应用工作带来不利的影响。在对办公室档案管理工作中所存在的问题进行探究的过程中，档案资料借阅原则的复杂性，也会对办公室档案的利用问题带来不利的影响。在繁琐的档案资料借阅程序的影响下，一些借阅人会放弃对档案资料的借阅，这就会让一些具有应用价值的档案材料陷入闲置的境地。
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二、办公室档案管理工作效率的提升措施
1.对办公室档案管理人员的专业素质和管理意识进行强化
在对档案管理人员进行培训的过程中，对档案管理工作的原则性特性和灵活性特性进行强化，是单位在对档案管理人员的自身工作能力进行提升的过程中所要采取的一种有效措施。从档案管理工作的落后性问题的产生原因来看，对档案管理工作缺乏最后的认识，是引发这一问题的一个重要因素。针对一些单位中存在的档案管理意识相对较弱的问题，领导层首先要对自身的档案管理意识进行强化。在管理层自身的档案管理意识得到强化以后，档案管理责任制度的建设与落实，就成为了促进档案管理人员提升责任意识的有效工具。
2.对办公室档案信息管理系统进行完善
无纸化档案体系的构建，是对档案管理工作中的信息化系统进行完善的重要措施。在社会的发展过程中，纸质档案材料所暴露出来的弊端已经在档案管理工作的开展过程中得到了关注。对档案材料的存档工作和整理工作的工作效率的影响，是这一传统档案材料存储方式所表现出来的主要弊端。信息化档案管理系统的应用，可以被看做是对系统的存储方式进行优化的有效方式。在对办公室档案材料进行初步整理以后，档案资料管理人员可以借助信息化的数字编号技术，对档案中的关键词和关键信息进行记录，以便为档案的后续管理工作提供帮助，为了对档案信息的完整性进行保证，在对纸质档案材料进行整理的过程中，对于材料中出现的信息缺损、字迹模糊的问题，档案管理人员在对信息的真实性进行核查以后，要通过对信息进行补充登记的方式，对档案材料的完整性提供保障。
3.对办公室档案管理制度进行完善
针对政府机关、单位及科研院校在社会发展中所表现出来的差异性，从办公室档案管理工作的实际情况入手，办公室档案管理制度中的细节因素进行完善，是对这一制度的实效性和时效性进行提升的一种有效方式。在办公室档案管理工作的开展过程中，除了管理系统的信息化发展问题以外，办公室档案的管理制度还涉及到了档案管理组织问题等多个问题。针对一些带有保密期限的档案材料，管理人员在日常工作中要在第一时间对档案的保密期限进行公示，针对一些需要在保密期满以后提高保密等级或需要及时解密的文件，工作人员需要对这些档案材料进行及时整理，为避免档案管理人员在整理档案材料的过程中所出现的私自篡改档案材料的问题，在对档案材料的保密问题进行调整的过程中，单位需要对与之有关的监督机制进行完善，让档案管理人员在监视器可控的范围内对档案材料进行整理，可以被看做是解决这一问题的一大措施。为了让办公室档案管理效率得到有效提升，对档案资料收集工作体系的优化，也是各个单位所要关注的问题。
结语：在不断优化办公室档案管理工作的同时，单位整体工作得以顺利开展，这可充分说明办公室档案管理工作的重要性与必要性。在提升工作效率方面，办公室档案管理工作也起着较为重要的作用。在不断提升责任意识的同时，需要科学应用信息化手段，真正意义上提升办公室档案管理工作的效率与水平，这对单位各项管理工作的顺利开展都有积极影响。
参考文献：
[1]赛尔登.浅析如何提高办公室档案管理工作效率[J].东方企业文化,2015(7).
[2]何艳秋.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].现代经济信息,2016(6):46-46.
论文作者:李春实,
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第7期
论文发表时间:2019/6/17
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