摘要：现如今我国的经济在高速的发展，科学技术越来越先进，逐步突显了档案管理工作的重要性。但是对于传统办公室档案管理工作而言，已经显得过于落后，不仅效率长时间得不到提升，也不能将档案资料的价值充分发挥出来。因此我们要在思想上引起足够重视，不断创新工作方法，确保办公室档案管理效率不断提升。本文将简述提升办公室档案管理工作效率的意义，并提出了具体可行的策略。
关键词：档案管理；问题；效率；措施
引言
随着社会的发展和互联网技术的进步，信息时代悄然来临。作为时代进步的象征，互联网信息技术已被广泛应用于社会各个领域。充分发挥电子信息管理优势，将网络信息应用于档案管理，符合经济社会快速发展的需要。要做好档案管理工作，为发展业务工作铺平道路，就要积极调整战略，优化创新服务体系，改进各项工作。办公文件管理主要是维护文件的完整性，便于检索，从而达到文件的最大价值。努力管理档案的机密性并更好地确保档案的使用是办公室档案管理人员的基本要求。随着信息时代的到来，电子信息越来越受欢迎。计算机管理软件已逐渐应用于档案管理。电子档案的出现为社会生活带来了前所未有的便利。因此，档案电子化管理成为现阶段办公档案管理工作的一个新课题。以电子信息技术为主要管理手段的电子档案管理由于其传播方式的便捷性和系统化的管理模式等优点，被各界人士广泛使用。因此，充分运用现代电子信息技术，实行办公文件电子化管理，在发展现代档案管理技术方面具有非常重要的意义。
1提高办公室档案管理工作效率的意义
做好办公室档案管理工作具有重要意义，这与单位其他各项工作的正常运行密切相关，只有不断提升办公室档案管理工作效率，才能更好地为领导制定决策提供可靠依据。对办公室档案管理工作而言，主要内容是收集与保存资料，档案种类较多，任务繁重，尤其是随着时代的发展，档案数量与日俱增，极大增加了档案管理人员的压力。因此各单位要结合实际情况，全面掌握办公室档案管理工作的现状，有针对性地采取解决措施，安排专业人员负责这项工作，确保办公室档案收集、分类、存储、利用等环节更加规范化。如此一来，才能保障办公室档案管理工作效率得到提升，确保各项档案资料的完整性与真实性，为单位的进一步发展奠定坚实的基础。
2提高办公室档案管理工作效率的措施
2.1建立完善的办公室档案管理制度
为做好办公室档案管理工作，本单位的主要领导要高度重视，积极推进档案管理机制的完善，建立完善的档案管理系统。另外建立一个数据存储空间，用于存储文件，按照不同的类别合理有序地存储办公文件，并写入标签以方便将来的搜索。存放文件时，尽量不要将文件存放在容易丢失文件的较低楼层。相反，将文件存放在办公室上方的二楼，并加固一楼门窗上的围栏以确保文件的安全存放。对于单位的一些重要内部文件，应进行单独的文件存储，并及时跟踪文件的保密期限。根据文件的保密程度和时间的推移，文件被以相应较高的机密性，较低的机密性水平，解密等处理。应当及时整理，重新存储并标记和记录失去保密所需的文件。在实施这些管理程序的过程中，两名以上的工作人员应该共同完成工作，以便相互监督。在文件所在的楼层，应安装各种监控设备，以便将来进行相关调查。
2.2提高办公室档案管理人员的专业水平
单位领导应意识到档案管理工作的重要性，积极采取有效措施来促进办公室档案管理工作人员专业水平的提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆首先，单位须结合社会发展及自身单位的实际需求，对档案管理工作人员进行相关培训，培训内容不仅包含专业知识与技能方面的，还要包含相关的法制教育等内容，以此来促进档案管理人员对档案的管理及保密意识、法律意识的提高，促进其办公室档案管理水平的提升。其次，单位的其他成员应意识到档案管理工作的重要性、复杂性及艰难性，从而主动配合档案管理人员做好档案管理及保密工作。具体培训过程当中还应强化对管理人员的专业性培养，使参加培训的每一位管理人员都能够独立掌握档案管理工作的核心思想和主要档案管理操作技能。
2.3应用网络电子信息化进行办公室档案管理
网络电子信息化技术的应用让办公室档案管理从过去集中立卷发展转变成了平时的新闻档案文件处理。如此一来，档案管理人员就能够根据类别划分对单位内部的各种档案资料实现分类管理，有效整理复杂的档案资料，及时补漏各种办公室档案资料，避免过去办公室资料长时间堆积得不到及时处理现象的发生，这不但有助于档案管理效率的提升，同时单位档案文件的及时归类整理还便于资料检索及使用，此外，档案管理工作人员还能够快速便捷的在原有文件当中插入新文件。和纸质文件档案管理方式相比，网络电子信息化在办公室档案管理工作中的应用有着非常显著的优势，大大提高了档案管理的工作效率及其便捷性，档案管理工作编排整理的准确性也得到了有效提升。
2.4加强办公室档案管理的责任意识
办公室档案保密管理工作的落实需要单位全体员工的支持，更需要落实到具体的个人身上。为此，单位领导及相关管理人员应及时关注档案管理工作，全面落实岗位责任制，促进保密工作人员责任意识的增强，让每一位员工都需要对自身负责的具体内容的保密性进行负责。制定科学合理的奖惩制度并落实到日常的档案保密工作过程当中，由于自身工作失误而带来严重影响的工作人员及其直接领导须对该事件负主要责任，针对档案保密工作中表现优秀的工作人员也应及时予以物质奖励，借助这些手段来促进档案保密管理人员工作积极性的提升，将员工的潜能充分发挥出来，推动办公室档案管理工作的顺利开展。
2.5运用先进信息技术
与纸质文件管理方法相比，网络电子信息化档案管理方法效率更高，有利于提升办公室档案管理的准确性。对此需要将计算机技术存储优势发挥出来，尽快打造网络信息平台与电子数据库，在办公室档案管理工作中发挥出网络电子信息化技术的作用。如此一来，可以实现对单位中各类别档案的分门别类管理，尤其是能够让复杂的档案资料得到有序整理，同时避免了办公室档案资料的长期堆积，让查找变得简单，也避免浪费人力、物力和财力。这样不仅提升了办公室档案管理工作效率，也让检索变得更加快捷与准确。
结语：
通过办公室工作与办公室档案管理的密切联系，使档案工作在办公室管理工作中扮演着重要角色。只有不断提高其工作效率，才能够针对主要问题，从管理制度、人员培训、管理理念、信息系统等等方面来系统改进，各个单位要有针对性，从客观实际出发，加强档案管理的信息化建设，使其在具体单位中的可持续发展中充分发挥特定作用。
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论文作者:陈俐芝
论文发表刊物:《基层建设》2018年第19期
论文发表时间:2018/8/15
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