摘要：从建筑行业的发展趋势来看，建筑工程的档案进行信息化管理具有十分重要的意义，为了使档案的信息化管理能够充分发挥，需要参建各方主体和行政主管部门协同推进，采用科学有效的措施以及利用相关硬件、软件开发建设解决，这需要建筑业相关各方的深入研究
关键词：建筑工程；档案；信息化管理
1 前言
在工程建设过程中，工程档案资料是反映建设过程各阶段可追溯材料，档案资料的编制贯穿于项目建设的每一个环节，从项目可研、立项、审批、设计、施工及竣工等全过程都会有各种形式的图文、表格和声像资料需要进行管理。每份资料都是对工程建设过程的记录，用于反映工程项目的性质和质量等，同时也是工程竣工验收的重要依据。
当前电子信息技术的迅猛发展，在生活中普遍地应用到互联网信息技术，在办公中的应用不断趋于标准化、网络化、自动化，大部分的工作会依据计算机或者互联网进行办理，这对于工程档案的管理工作带来了新的要求，以往的传统管理模式，已经不能适用于当今社会发展的步伐。对工程档案进行信息化管理的已经提出新的要求，需要工程建设主管部门和参建各方主体共同对工程档案电子化管理的积极参与和创新，适应新的工程建设发展趋势需要。
2 工程档案管理的现状
对于工程档案来说，能否进行妥善的保存是关系到工程项目完工后对项目进行改建、维修、查阅等工作极为重要的信息依据，大量的工程档案在进行信息化记录和保存后，对于工程档案的信息能够做到长时间的保存。然而目前工程档案信息化管理建设还存在着一定的不足，应当采取有效的形式发现问题并解决。
2.1 工程档案管理工作重视程度不足
工程项目建设周期较长，档案管理工作周期相对来说也比较分散，工程从可研、立项、设计、施工、竣工验收备案所形成的一系列档案资料通常由多个部门来独立完成，不同单位或部门所编制文档资料存在较大的差异，缺乏统一的规划和归档标准。城建档案管理部门对于城建档案信息化管理的重视程度不够，尚未意识到城建档案信息化建设的必要性、迫切性及重要性，对城建档案信息化建设的资金、人力、政策方面投入不足，无法满足信息化建设需求。
2.2 工程档案数字化程度低
建筑行业的快速发展，使得建设工程档案储存数量也在快速增长，形成了大量的工程建设档案，现存工程档案多以传统载体为主的纸质档案，档案数字化程度低，要将这些纸质档案全部进行数字化、信息化处理，工作量非常大。传统纸质档案需要长期保存，必须每年投入大量的人力、物力、财力去营造一个安全的存储环境，避免造成文档纸张受潮、虫蚀、火宅等灾害，但即使保护措施齐全，随着时间的推移，纸质档案经反复查阅，不可避免地会造成部分原件受损，不利于文档的保管与利用。因此，建设工程档案的数字化就显得格外的重要与迫切。
2.3 工程档案管理人员专业化程度低
《档案法》是档案管理工作开展的重要依据，基层档案管理人员缺乏对档案法的认识及信息化建设的意识，正是由于档案管理意识的淡薄，没有进行完善的专业知识培养学习，没有做好知识结构更新，没有利用计算机及互联网信息技术进行档案管理，档案管理人员习惯性的按照旧办法进行档案管理，因此缺少对档案信息化建设的思考，这样是不利于城建档案信息化建设的发展，同时也对档案管理创新工作带来了较大的阻力。
3 加强工程技术档案信息化管理措施
3.1 加强档案信息化基础设施建设
（1）要做到档案管理信息化，必须依托互联网技术，依照具体的管理内容来划分管理层次和管理结构，依托现有的云技术以及行政部门的管理流程，订制出一套合理、便捷、安全、稳定的建设工程档案云系统，各单位可通过登录账号，在系统中按照规范编辑、整理、上传工程档案资料。
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（2）工程电子文件应与建设过程同步形成，应用电子文件管理系统实现参建各方工程资料文件的电子化和在线交互、签批、归档。
（3）城建档案管理部门应根据实际需要，按照国家、行业和省电子档案归档标准建成档案管理平台和数据库，具备从档案收集、整理、著录、数字化加工到检索、查阅、调阅、利用等全过程信息集成管理功能，实现从录入到数据管理，再到数据输出全过程应用管理，且要具备电子文件和电子档案离线接收功能。
（4）城建档案业务管理系统建设，应实现电子档案数据异地备份，做到与当地城市管理数字化平台、应急管理平台等信息系统的资源共享，互联互通，提高档案的信息化可利用水平。
3.2 加强工程档案数字化工作
（1）加快推进历史档案数字化工作，应从人力、物力、财力上统筹安排，切实推进工程档案存储的数字化和利用网络化，以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般纸质原件不再提供利用。同时，采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。
（2）实现新增档案同步数字化对新增的建设工程档案同步做好数字化工作，提高建设工程档案的整体管理水平。城建档案管理机构在接收工程档案时，应核查工程档案的齐全性、完整性以及是否按要求进行数字化加工，确保新增进馆档案能够同步实现数字化。
3.3 加强城建档案专业人才队伍建设
（1）城建档案本身内容所具有的多元化特征，要求城建档案管理人员必须要掌握多元化的知识体系，不仅要具备档案管理的基础知识，而且城建档案在实施信息化管理后，相关档案管理工作人员还必须要充分掌握信息化知识，全面提升自己的综合素养。
（2）随着建设工程资料信息化、无纸化进程的推进，城建档案室的工作量将大幅减少，效率也更高，但与此同时，档案的管理工作非但没有降低人员的专业性要求，而且对于计算机软件运用的能力也更加注重。这需要老员工与新职员相互配合：老员工的专业性较强，经验较为丰富，在收件及审核的过程中有绝对的发言权；而新员工对于新事物的接受能力较强，且对于计算机使用也更加熟练。二者相辅相成，相互学习，共同进步，才能保证城建档案管理工作的顺利开展。
（3）档案管理人员要加强保密意识培训学习，做好工程档案保密工作，对工程档案进行分级处理，具备对应密级访问权限才能进行访问。档案管理人员要将保密知识作为必修课，加强学习，自觉接受业务培训，熟悉和掌握保密法律法规、保密管理、保密科技等方面的知识，养成良好的保密行为习惯，提高防范能力。
4 结束语
随着我国信息技术的不断发展，信息技术的应用以及开发也要不断深入创新，这同时也为建筑工程的档案管理工作创造良好的条件。与此同时，在未来时代，信息化管理也是主要的发展趋势。在建设工程档案管理工作中，为了推进信息技术的不断应用，充分发挥其特点和优势，就需要相关的档案管理重视档案信息管理的重要意义，了解管理工作中存有的一些问题，采取科学有效的方法加以解决。综上所述，以上内容就是对建设工程档案信息化管理的论述。
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论文作者:戴紫雯
论文发表刊物:《基层建设》2019年第12期
论文发表时间:2019/7/19
标签：档案论文; 工程论文; 城建论文; 档案管理论文; 信息化管理论文; 建设工程论文; 管理工作论文; 《基层建设》2019年第12期论文;