按件归档 切实可行——计算机辅助档案管理的尝试，本文主要内容关键词为：切实可行论文,档案管理论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
湖州市菱湖区信用联社档案工作起步晚，但起点高。去年初，该联社把档案目标管理工作提上了议事日程，聘请本局的两位老师作为业务指导，明确提出“要么不做，要做就做一流”的要求。于是，湖州市档案局决定在该联社进行档案工作现代化管理试点。经过半年的艰苦摸索，达到了预期效果。文书档案实现了计算机管理，对科技档案的整理，我们也进行了大胆的尝试和改革。这个试点得到了省档案局充分肯定。2000年12月该社档案管理通过了省三级认定，今年，该联社又着手进行达省一级准备的工作。对其工作经验，我们简要介绍如下。
（一）
根据基层信用社工作及其形成文件材料的特点，我们首先确定了分类大纲。设文书类、借款合同类、科技类、会计类、特种载体类等五个一级类目。
文书类。根据该联社的要求结合档案整理的一般原则，我们把文书类按年度，分收文和发文各编一个流水号。文件随收随归档、随发随归档，在文件的上方加盖档号章，填写全宗号、年度、保管期限、件号等必备检索项。
借款合同类。分年度、按贷款归还时间先后顺序一年编一个流水号。
科技类。分基建、设备2个二级类目。基建类按项目竣工先后时间顺序编一个流水号，每个项目的档案基本上按基建过程中档案形成的时间顺序，以件为单位编流水号装盒保管，并做到文字材料在前，施工、竣工材料在后。设备类按设备型号编流水号，每台设备的档案按随机文件、安装调试、维修处理的顺序，以件为单位编流水号，装盒保管。
科技档案的编号参照文书档案，在文件、图纸的上方加盖档号章，填写全宗号、类别号、年度、保管期限等必备档索项。
特种载体类中的照片档案。我们通过扫描仪录入档案数据库系统。实物、录音、录像等档案以件为单位，按时间先后顺序各编流水号。
（二）
1、文书类收发文中的“红头文件”都通过扫描仪进入计算机，并实现了双盘备份，使利用者可不再调阅档案实体，只要通过鼠标点击就可以完成查阅。所有单份文件的装订都采用缝纫机缝纫，即牢固又美观。对于文件中的“件”，我们对其扩大了内涵：一个会议的材料，作为一件归档；一次安全检查工作形成的材料作为一件归档；部分统计材料也作为一件归档；各基层信用社上报的借款合同审批材料，分区域、按年度作为一件归档。
2、整理过程中，我们力求使一个档案室的整理体系保持一致，所以对科技档案的整理进行了可行性的探索，即参照文书类以件为单位装盒保管的方法。事实证明，这种方法是切实可行的。
（三）
按这种方法整理档案可省去不少工作。首先，文书档案的双套制工作可以取消。因为按收、发文时间先后顺序归档的档案与双套制相吻合，在这样的整理方式下，再去做双套便成了重复劳动。其次，可省去全引目录的编制。传统组卷方法下必须编制全引目录，这是一件比较繁琐的事，很容易出差错。而在不立卷、散装的方法下，“归档文件目录”本身就可以替代全引目录。再次，省去了编制文号索引、人名索引等检索工具的工作。因为计算机检索下，再没有必要做这些工作了。第四，按这种方法组卷，对档案员要求不算太高，只要能鉴定文件的保管期限、具备计算机管理的一般知识，并且熟悉运用软件，就可以上机操作了，而传统的手工组卷方法人为因素比较大，对档案人员的组卷业务要求比较高。第五，查找利用方便。由于我们将每个文件的标题、文号、件号、年度、形成日期、保管期限、附件名称等要素都输入了计算机，所以，查找时只要给出几个要素或几个关键词，就可在几秒钟内找到自己要找的文件，而且，单份文件的利用有利于保密。第六、归档工作化整为零，都分解在日常工作中了。因为文件是随发随归、随收随归，避免了“集中力量打歼灭战”的传统工作方式。
需要注意的是，在计算机辅助管理档案时，对档案员的计算机管理、应用水平有一定的要求。其次，实行计算机管理后，对网络的管理以及对档案的保密要求更高。这都要求我们具备更高的计算机管理知识。再次，如果是移交单位的话，还应慎重考虑将来的移交进馆问题。