摘要：计算机技术在档案管理中的应用，不仅能够保证档案信息的齐全，提升档案信息的利用率，且可以实现档案信息资源共享，使得档案信息管理工作更加规范化。因此，我们需要做好传统档案管理工作。本文简要就计算机技术在档案管理中的应用优势进行了阐述，从而就计算机技术在档案管理中的应用要求进行了分析，并提出了计算机技术在文件与档案管理应用中的优化措施。
关键词：计算机技术；档案管理；信息化
在传统的档案管理过程中，一般采用封闭式管理模式，此模式主要以保管为目的，避免案卷丢失。而近几年来，随着我国计算机技术的不断发展，部分单位在档案管理工作中引入了计算机技术，大大提高档案管理技术和使用率，实现了信息化管理目标。计算机技术在文件与档案管理中的应用，不仅能够实现档案信息的检索和统计，而且可以对各种目录和档案信息进行编制、整理和组卷，有效提高管理效率，同时也确保了数据的准确性，推动了经济社会的持续发展。
1 计算机技术在档案管理中的应用优势
（1）确保档案信息的齐全。在档案管理工作中引入计算机技术，有利于档案信息的迅速收集，发挥档案信息的核对作用。例如，档案室可以通过互联网或局域网定期采集各部门文件资料进行归档，各部门也可以将重要的电子文件通过网络发送给档案室，能有效保证档案信息的齐全性。档案室一般收集保存上一年度档案，档案信息总是处于滞后状态。然而，将计算机技术应用于档案管理中，档案室通过网络能在最短时间内或按照要求收集到最新的档案信息，确保了档案管理的时效性。
（2）实现档案信息资源共享。各部门可应用计算机网络提供已开放的档案信息资源。应设置检索档案信息入口，方便需求者查询和利用。档案管理者可利用计算机技术完成档案信息的提取和存储工作，能降低人力物力和时间成本，更能提高档案管理水平和工作效率。
2 计算机技术在档案管理中的应用要求
（1）创建数据库。数据库是依照数据结构和信息的分类来存储，组织和管理数据的电子仓库，是需求者利用各种档案信息数据的重要方式。档案管理的核心是开发和建立档案数据库，同时应不断完善和设计相配套的程序，修改并检索原有数据，管理和共享大量档案信息，只有这样才能实现规范化、数字化和网络化管理档案信息。
（2）档案信息资源管理。保安全性是档案管理的重要要求。档案能真实客观记录各单位重要文件和信息，需要采取相应措施保守不能公开的秘密，避免产生不必要的损失。因此，我们必须要建立并完善相关管理制度，明确安全保密要求，保证档案秘密信息的安全性。要安装防火墙、设置相关用户登录密码于涉密档案计算机，同时应为不同的用户设置身份认证和使用权限等关键措施，应升级防病毒软件并及时下载安装漏洞补丁，解决电磁泄露问题；禁止有涉密档案信息的计算机链接互联网；同时要禁止无权限管理者访问有涉密档案信息的计算机，存储和处理涉密档案信息不得在非涉密计算机完成。另外，还要禁止使用互联网传输涉密档案信息。要按照规定管理和培训使用涉密计算机的档案管理人员。
（3）档案信息数据库管理。在建立档案信息数据库后，要强化规范建设和管理。不同数据库存在一定缺失和漏洞，可能出现泄密等不同的问题。因此，必须加强并进一步健全和完善档案信息管理。为避免档案信息泄露，必须不断提高和完善档案管理安全机制；要根据科技发展水平，不断扩大档案信息数据库，研制新的管理软件和程序，使之顺应时代发展的需要。
3 计算机技术在文件与档案管理中的应用优化
（1）建立健全计算机档案管理制度，在利用计算机技术进行档案管理过程中，要不断更新和完善原有制度，要推陈出新，及时建立健全完善档案信息管理制度，确保规范管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案管理制度内容包括收集和归档制度，利用和保管制度，制订保管期限、归档范围等规定，建立完善的档案动态管理制度，使得管理档案信息更加规范化。在收集档案信息时，要注意完整性与及时性，保证档案信息的查准率；在各个管理环节中，档案信息要及时主动补充更新，严防和保证档案信息涉密和安全性，以充分发挥管理制度的作用。
（2）加强文档资源的标准化建设。随着计算机技术在文档案管理中的应用越来越广泛，很多企业高度重视对先进设备及计算机系统的采买，却忽略了文档资源的标准化建设工作，从而导致采购的设备及先进的计算机系统长期闲置，浪费资金。新型的计算机档案信息系统无法满足企业内部的真实需求，因此，企业必须高度重视文档资源的标准化建设，并设立专业的研发部门，对企业的计算机文档管理软件进行整体的规划，提高其实用性、合理性和科学性，从而确保企业健康、持续发展。
（3）实现文档数据库的信息保护系统的优化。随着经济的发展，科技的不断进步，我国电子文档数据安全系统也应该随之不断的升级和优化。因此，企业要不断的研发先进、科学的计算机保密技术及防火墙技术，对系统内的重要数据进行全面的保护和监控。企业文档数据库内有大量重要的商业机密和企业发展规划，这些数据一旦泄露，将会给企业的发展带来较大的影响，甚至会造成企业倒闭，因此，加强企业计算机存储数据和文件的保护，才能确保企业长期稳定发展。
为避免档案信息受到病毒的侵蚀，可利用计算机技术设计杀毒软件，为档案管理系统设置入侵检测、漏洞扫描技术和二级防火墙，同时通过防火墙日志实时监控和掌握系统安全相关问题，及时发现并采取相应措施解决问题。要将档案管理系统分为隔离、内网和外网等不同性质的区域，严格端口和服务限制。防火墙可隔离移动网络接入点，扫描所有进入系统内部的信息，一旦出现危险操作，可及时发现并作出相应应对策略，有效阻止各种欺骗性攻击，保证系统安全运行。
（4）提高文档管理人员的计算机应用水平。随着计算机技术的广泛应用，企业领导人意识到了计算机信息管理的高效性，因此高度重视对先进计算机软件及硬件设施的采买和应用，但是却忽视了相关档案管理人员计算机应用水平，导致先进的计算机设备得不到合理的应用，浪费大量的资源，降低了文档管理工作效率，因此，我们要改变文档管理人员对纸质文档处理的传统思想，定期开展计算机培训合成，对管理人员的计算机应用技术进行合理的培训，使其熟练计算机文档管理流程，完善计算机文档操作技术，并推行奖惩制度，对积极配合并应用熟练的员工予以嘉奖，对无法跟上科技步伐的员工予以淘汰，从而提高企业的科技化管理水平，推动企业更好更快的发展。
（5）提高档案信息的利用率。利用计算机技术整理和编研档案信息，可系统化和优化档案信息，缩短整理和编研档案周期，满足不同需求者的利用要求，为经济社会发展提供客观准确的档案信息，保证决策的科学性及时性和准确性。为保证需求者索取档案信息，以局域网为主的档案管理系统应建立查询子系统，引导其按权限浏览和查询相关的数字化档案信息。要根据不同用户的权限，通过局域网为各业务部门传输和共享档案信息，不断提高数据准确性，不断提高管理和工作效率。
4 结语
综上所述，在文件与档案管理工作中，企业通过引入计算机技术，采用计算机文档管理模式，大大提高了文档管理工作效率，实现了企业信息和数据的共享，为查阅人员提供了极大地便利。另外，计算机技术在文档管理中的应用，也是当前时代发展的需求，增强了企业文档管理的体系，发挥了企业文档管理工作的重要作用，促进了企业的快速发展。
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论文作者:黄燕娜
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/12
标签：档案论文; 信息论文; 计算机技术论文; 档案管理论文; 企业论文; 计算机论文; 文档论文; 《基层建设》2019年第17期论文;