云南省香格里拉市城乡规划管理局 674400
摘要：做好城乡规划管理审批档案的日常管理，对促进城市的建设和社会的发展具有积极意义。目前，我国为加强城乡规划管理审批档案的日常管理工作，不断加大了档案动态管理的建设，本文就城乡规划管理审批档案的动态管理进行了探讨，以促进档案的日常管理工作。
关键词：城乡规划管理；审批档案；动态管理
城乡规划管理审批是在实施城乡规划过程中，由相关部门根据《中华人民共和国城乡规划法》对各类金建设项目进行规划管理工作[1]。其目的在于实现项目用地与建设工程的统一规划和管理，保证城乡规划能够顺利实施。但由于我国起步较晚，在城乡规划审批档案的动态管理中仍处于一个摸索的阶段，故在日常管理上仍存在较大的不足。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，本文就城乡规划管理审批档案的动态管理现状进行探讨，并提出相应的改进策略。
1.城乡规划审批档案动态管理
规划审批档案是城乡规划行政主管在城乡规划实施的过程中，结合相关法律法规充分发挥其职能而形成的与工程审批相关且具有保存价值的文件或是图纸材料等。而城乡规划所具有的许可性就决定了审批档案管理的应采用动态管理方式。简单来说，所谓的城乡规划审批档案动态管理，就是为了确保规划审批档案其具体内容与实际规划审批事项中所记录的内容保持一致，因此需要根据记录对象或内容的变化对档案进行管理，这就要求管理的内容与方法应与档案内容不断变化相适应，以实时反映规划审批管理的最新消息，从而提供及时有效的档案服务[2]。
2.城乡规划审批档案动态管理现状
2.1档案实体撤并卷
档案实体撤并卷，其是基于规划审批最终发放的“两证”（建设用地规划许可证和建设工程规划许可证）作为核心，进行案卷的组织这样一个档案实体立卷基础，将同一个项目不同时间段的审批材料或相关内容并入原档案中，并撤销标注已经作废的审批结果[3]。该种管理方式主要是在档案实体上对同一个项目审批变更过程相对集中来同步反应。这是目前规划审批档案动态管理中主要应用的形式。但这样的一种方式操作过程较繁琐，同时对档案实体安全构成一定的风险。
2.2半撤并卷方式
半撤并卷方式也可称之为档案信息管理，这主要是在城乡建设的持续推进，规划审批档案逐渐增多，同时规划审批变更也越来越频繁这样一个时代背景下产生的。其主要是利用现代化的计算机技术，将以往的纸质档案、文件、案卷内容输入到相应的计算机系统中，并在互联网覆盖下实现在线查询与应用。这样的一种方式，不仅减少了实体撤并卷在档案整编上的工作量，同时还能使审批档案的实时应用或更改，更符合动态管理的需求。
2.3阶段管理方式
阶段管理方式也就是按照规划审批阶段进行审批档案的管理，该种方式不再通过实体档案的变动以反映项目规划审批变更过程。而是在信息技术的基础上，利用现代化的信息处理功能，达到项目所有的规划审批信息动态关联。该种方式的主要特点在于既简化了整编工作，同时又保证了审批档案的完整性。但是该种方式虽然在管理上实现了智能性，具有较大的应用优势，可由于其技术性较强，在目前的应用中较少。
3.城乡规划审批档案动态管理存在的问题
目前，城乡规划审批档案动态管理存在的问题主要有以下三点：第一，缺少档案完整与准确的措施。由于现阶段审批档案的形成与提交主要是由行政部门主管完成，而后由城建档案馆进行保馆并提供服务。这样一种形成、管理、利用相互分离的管理体制，具有一定的被动性，而形成的过程也缺乏有效监督与控制，使得档案质量得不到保障。第二，档案管理基础数据存在重复采集。目前大部分审批档案管理系统在储存与检索方面，其基础数据的采集仍采用传统的手工录入。这不仅效率低而且还容易造成数据的录入错误，进而影响档案的使用。第三，分散的审批档案管理难以实现审批业务的“一站式”服务。目前，各地审批档案的收集范围上主要是以规划审批环节为主，但实际上规划编制、公文流转以及行政审批等环节中所产生的部分文件与规划审批业务也具有一定的联系。但由于档案类别的划分，使得这些文件档案与规划审批档案相分离，缺乏关联性。这就容易导致使用者在使用档案过程中需要从不同的渠道查询信息，得不到一站式的服务。
4.优化城乡规划审批档案动态管理的对策
4.1加强前端控制，保证审批档案完整性与准确性
前文所述，审批档案的形成、管理与利用相互分离时影响档案完整性与准确性的主要原因之一，同时造成劳动力重复、工作效率低的关键。为此，在对档案进行动态管理过程中，首先要加强对前端的控制。通过优化档案立卷方式，在原有的基础上，加大阶段管理方式的应用，将同一个项目不同阶段的变更内容，按照形成的顺序进行排列，并在信息处理功能的作用下自动形成档案，使得档案更具完整性。而为了避免重复的劳动力，应以一体化流程作为出发点，加强对各地审批文件与档案系统的整合，实现前期数据的共享。
4.2合理使用现代化信息技术，为动态管理提高技术支撑
采用现代化信息技术对审批档案管理的过程与结果进行控制，是城乡规划审批档案实现动态管理的关键。现阶段可以采用的技术主要有两种，一种是工程IC卡，另一种则为条形码技术。但由于IC卡技术可能会发生丢失或损坏，导致信息不准确，且后续维护成本较高，因此建议使用技术门槛较低、使用便捷且技术成熟的条形码技术。其具体的应用方法为：首先将条形码编为一维或二维方式，并在档案系统中添加条形码信息采集与打印设备，当文件形成时可在系统中自动形成编号并打印输出；其次，在建设单位到收件窗口进行报建文件的提交时，需要根据项目的属性进行分类处理，要求除了新项目以外，之前已经申报过的项目应该提前提取前阶段的规划审批信息并进行标注，以为系统后台对信息进行关联；最后，在计算机系统在后台建立关联数据后，即可自动完成相关数据信息的捕捉、汇集。
虽然说信息技术在城乡规划审批档案动态管理中具有支撑作用，但从更深层次分析，审批档案的动态管理，其所涉及的不仅仅是管理技术上的问题，同时制度、人员管理也尤为重要，因此在管理过程中应该从技术，制度和人员上进行综合管理，才能全面提升审批档案的日常管理质量。
参考文献：
[1]郑少娟.城市规划管理审批档案的动态管理策略探讨[J].城建档案，2017（4）.
[2]孟晓坤.城市规划管理审批档案的动态管理策略分析[J].工程技术：全文版，2016（8）：00099-00099.
[3]唐海洋.浅谈城乡规划档案管理及策略研究[J].工程技术：引文版，2016（7）：00112-00112.
论文作者:和桂芬
论文发表刊物:《基层建设》2018年第2期
论文发表时间:2018/5/18
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