文书档案的收集、整理和利用论文

文书档案的收集、整理和利用论文

文书档案的收集、整理和利用

文/安徽省六安市舒城县水利局 陈少庆

【摘要】 文书档案收集、整理和利用是文书档案管理工作的重要核心,也是衡量一个文书档案管理水平高低的主要指标,在文书档案日益信息化建设的今天,加强文书档案收集、整理和利用工作的开展,需要我们对现有的问题进行梳理,并采取针对性的措施强化对其的处理和优化。本文从文书档案收集、整理和利用的不足和对策两个方面展开分析。

【关键词】 文书档案;收集;整理;利用

当前,我们虽然已经意识到强化文书档案收集、整理和利用的必要性,但是在实际工作中,还面临着诸多实际性的问题,需要我们强化以下工作的开展,提升文书档案的收集、整理和利用水平。

但是,没过多久,我惹出一些事来,我的作品在报刊上引起了争论。争论本是正常的事,复杂的社会上却有了不正常的看法,随即发展到作品之外的一些闹哄哄的什么风声雨声都有。我很苦恼,也更胆怯,像乡下人担了鸡蛋进城,人窝里前防后挡,惟恐被撞翻了担子。茫然中,便觉得不该让父亲来,但是,还未等我再回信,在一个雨天他却抱着孩子搭车来了。

一、找准文书档案管理中的不足

(一)管理制度。其存在诸多不完善的地方,尤其是在文书档案收集管理方面缺乏长效机制,在管理分类上也不完善,在文书档案管理中,所建立的规章制度没能统一,很多单位都是根据自身的经验来进行文书档案的收集,而法律法规对其的约束几乎没有,久而久之就会导致文书档案缺失。

(二)意识方面。在文书档案管理意识上较为薄弱,将文书档案管理工作作为可有可无的工作,忽视文书档案管理工作的开展,在文书档案的收集、整理和利用上严重不足,使得文书档案的作用难以有效的发挥,利用率低下。尤其是在新时期,在文书档案归档管理中更加注重数字化和信息化的今天,由于文书档案管理人员自身缺乏与时俱进的意识,导致文书档案管理具有较强的滞后性,极大地影响了文书档案的信息化建设。

(三)人员方面。虽然意识到了加大人才的培养力度,但是文书档案管理人员方面则忽视对其专业素质的提升,导致文书档案管理人员自身的专业水平较低,使得文书档案管理的系统性难以有效提升,在文书档案管理能力上较差,创新力度较为缺乏。

(四)软件方面。在文书档案管理方面的投入严重不足,导致文书档案的管理设备较为陈旧,所采用的管理技术手段较为落后,文书档案的信息化程度较低,很多文书档案都是采取手工的方式进行,导致文书档案开发利用严重滞后。虽然近年来得到了较大的改进和完善,但是大都是在硬件方面的改进,而在软件方面的投入则不足,尤其是在软件与系统的兼容性和安全性方面的问题较为突出,导致整个软件系统的运行可能出现瘫痪,导致文书档案资料消失、损毁,甚至有被窃取的风险。

二、切实加强文书档案的收集、整理和利用

(三)加强文书档案信息化建设工作的开展。针对目前在文书档案信息化建设严重不足的现状下,需要在切实加强纸质文书档案管理和保管的基础上,循序渐进地实施文书档案的信息化建设步伐,将文书档案逐步变成电子化的文书档案,促进文书档案信息化的建设。但是信息化建设并非将传统的纸质文书档案录入信息系统之中。而是在将文书档案信息进行分类的基础上,有针对性地对文书档案保护等级进行确定,并对其安全性进行提升,不断地提高其建设成效,促进文书档案作用的发挥。文书档案的信息化建设应一直坚持以数字化为重点。首先将数字化当作文书档案管理的发展方向,并同时以文书档案的网络化为基础,把文书档案信息化资源的整合和可视化当作目的。其次在以数字化资源为核心的前提下,还需将视野放在完善管理体系方面中来,不断提高文书档案管理能力,利用构建图文一体的文书档案管理登记模式,提高文书档案应用率。除此之外,在以数字化为资源核心前提下,还需保证统计业务实现办公自动化,在此基础上,实现部门内信息资源共享。

真走了,汤翠也有点舍不得。汤翠的小院,都快成孤岛了。不过,即使在这孤岛里,汤翠也知道外面的热闹,推土机夜以继日地响了这么多天,外面还不天翻地覆?汤翠这儿看看那儿摸摸,再过两天,这儿也会跟外面一样,夷为平地,挖成大坑,做地基。这会儿汤翠有点理解男人了,她才在这儿过了九年,更何况侯大同。

(四)注重文书档案的开发利用和社会效益的发挥。文书档案管理的最终目的在于充分利用文书档案。这就需要文书档案管理人员致力于服务意识的树立,并从多方面加强文书档案信息资源的开发,这样就能更好地利用文书档案开发、建设和管理工作上提供服务,并积极开展多元化的科研活动,加强信息资源的深度开发与加工,为文书档案利用详细、真实、多方面和多层次的信息,注重文书档案信息利用的反馈与管理,尽可能地将文书档案的社会效益发挥出来。但不管是开发利用,还是日常运行,信息化的发展已成大趋势,所以我们必须切实加强对其全程的安全管理,切实做好文书档案权限的设置,确保文书档案资料的安全,尤其是保密资料,必须在人防和技防基础上有机地结合起来,提高其开发利用的成效。

(一)加大文书档案收集、整理力度,着力实现依法归档。为促进文书档案管理成效的提升,首先就必须意识到加强文书档案管理的重要性,并在文书档案收集、整理中加大对其的投入,着力达到依法归档的目的。在文书档案收集、整理中,需要在制度、意识、人员、硬件四个方面加大对其的投入力度,并确保整个文书档案管理工作的开展,着力实现依法归档的,切实加强文书档案法的学习,提升文书档案管理人员的管理意识,完善现有的管理制度,在资金上加大投入力度,强化硬件环境的改善,注重人员的培训,为促进文书档案管理成效的提升奠定坚实的基础。1.坚持事前谋划为先。要做到任何一项工作,都需要科学全面地谋划,做好充分准备,为后续管理奠定坚实的基础,这样才能确保文书档案管理工作取得实实在在的效果。针对不同档案类型的隐私程度不同,制定相应的制度,将公开和涉密类档案的查阅权限予以区别,科学分级分类,还要合理安排查阅过程中的控制。2.坚持事中控制为主。要根据工作的流程,科学制定文书档案管理的具体流程,确保文书档案管理科学化、高效化运作。在文书档案管理过程中,要突出重点,针对重点岗位、重要工种、关键环节、薄弱环节,采取全程化重点跟踪,确保各块文书档案收集更加及时完备。可以采取先尝试运行,根据运行中出现的具体问题,再进行调整和逐步完善,使所制定的制度更为科学高效。3.事后控制为要。针对各块工程的流程不同,加强档案后续管理的方式方法也不尽相同。要切实做好文书档案的登记、收集和整理,在后续工作中,要切实做好档案查询、借阅、保管、销毁和保密等工作。

(二)完善文书档案收集、整理和利用体系。为了更规范化地对文书档案进行管理,就必须不断完善现有的文书档案收集、整理和利用体系,制定完善的收集、整理和利用制度,所有文书档案材料都必须进行集中、统一的管理和考核,确保文书档案管理和各项业务得到同步考核、评价和发展。这就需要在文书档案体系完善中,对每个环节的文书档案管理人员在文书档案收集、整理和利用方面切实注重自身职责的履行,各方面之间要保持高度的默契和配合,才能更好地促进整个文书档案体系的完善和优化。

研究区第四系地层主要为全新统芜湖组(Q4alw),地层岩性为粉质黏土、含砾黏土、碎石土,层厚1~3 m,主要分布于园口河及其支流两岸等,呈长条状。

(五)创新文书档案管理模式。对过去文书档案管理方式进行创新,文书档案管理需朝着科学化管理发展。创建庞大规模的数据资源系统与数据处理系统。构建文书档案管理的数字化模型,用全新的方式,通过对庞大数据进行分析,成为档案部门特有的一种全新型的服务功能。因此,文书档案实现科学化管理还需对现有信息资源进行合理整合。在重视信息资源整合过程中,首先,需从根本上解决,文书档案科学化管理中信息零散的问题,在此过程中,如想保证文书档案管理能更高效,便需对整体格局进行优化,只有解决资源零散问题,才可以提升管理效率。除此之外,工作人员在对信息资源进行整合的过程中,还需重视强化文书档案管理结构性,尽量防止信息的零散性和不确定性,对工作进行不断总结,只有这样才能不断进步,充分做好文书档案管理工作,不断完善,提升文书档案管理的信息化发展。

三、结语

综上所述,在目前的文书档案收集、整理和利用中,还存在诸多方面的问题和不足,将影响档案管理的成效。这就需要我们在日常文书档案管理工作中,不断地完善和优化,切实注重上述工作的开展,切实提升文书档案管理效率。尤其是要朝着数字化和信息化文书档案管理方向发展,并注重自身专业技术知识的提升,在文书档案归档管理工作上不断强化和完善,实现对其的高效利用。

【参考文献】

[1]韩芳.文书档案收集与整理工作的重要性探究[J].档案天地,2018(8):48-49.

[2]史宏珍.如何做好新形势下企业文书档案的收集[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2018(7):131-132.

[3]许明程.浅谈文书档案的收集、整理和利用[J].办公室业务,2017(10):75.

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