图书馆管理过程中的组织沟通，本文主要内容关键词为：过程中论文,图书馆论文,组织论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G251
组织沟通不仅是组织内部门与部门之间、人与人之间进行思想、感情、行为等交流的重要渠道，同时是一种实现组织目标和影响他人、改变他人的有效手段。组织沟通是本世纪以来管理学、组织行为学等学科研究的一个重点。在以人为中心的图书馆管理机制中，组织沟通的作用和地位愈发重要。本文对组织沟通的有关问题及在图书馆管理中的功能和运用作一分析。
1 组织沟通界说
1.1 组织沟通含义
什么是组织？首先，组织是为了实现一定的目标由社会中的一些成员所组成的群体；其次，成员之间是相互作用、相互依赖的关系。人是组织最重要的构成要素，他们之间是否相互理解，关系是否融洽而通力合作，是能否实现组织目标的关键。所以，建立有效的人群互动关系是组织产生高度绩效的基础。
任何群体的活动离不开沟通。沟通乃是组织中人群紧密结合的粘合剂，使组织成员彼此传达信息、交换意见、消弭冲突，相互协作并建立顺畅的合作模式。达成有效沟通需要具备两个必要条件，即信息的传递与信息的理解。信息发送者清晰地表达信息的内涵，以便信息接收者能够确切理解：信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。
组织沟通是群体内部及群体之间人与人的思想、态度、观点、情感、行为的互动过程，是相互探讨、交流争论、求同存异、取得共识的基本方式。组织经有效的沟通，建立并巩固其良好的人群互动关系，从而提升组织整体机能。组织沟通包括两个方面，一是情感沟通，一是信息沟通。情感沟通是要建立成员间协作时的信任感，从而不必因一时的情绪而破坏合作；信息沟通是使得组织内部门及个人能迅速地获得和提取有用信息，促进工作效率提高。
组织沟通涉及组织特质的各种类型的沟通，包括组织内部、组织与外部沟通两个方面。组织沟通不完全等同于人际沟通，人际沟通侧重两人之间的沟通，沟通所处环境广泛；组织沟通以人际沟通为基础，侧重几个人或群体之间的沟通，沟通特定的情境是在工作场所。
1.2 组织沟通的渠道
现实中的组织沟通复杂而多样，大致可以分为两种渠道：正式沟通渠道和非正式沟通渠道。正式沟通渠道是指按照组织正式规定的信道和权限关系进行的沟通，它和组织结构息息相关，主要包括按正式组织系统传达文件、发布公文、举行会议等，组织内部上下级、同部门之间或同事之间因工作需要而进行的正式接触。正式沟通渠道包括垂直沟通和水平沟通两种模式。垂直沟通即是上级与其下属之间的沟通，此种沟通又可分为下行沟通和上行沟通。上行沟通是自下而上的沟通形式，是下属向上级汇报工作、反映情况、提出建议等；下行沟通是自上而下的沟通形式，是上级将决策、精神、政策、命令等传达给下级；平行沟通是组织内平行管理层各部门间或人员间的沟通，通常用来求取部门及成员间相互理解，谋求协作配合。非正式沟通渠道是指在正式渠道之外的、以社会关系为基础的沟通渠道，这种沟通未经计划，不受组织监督，也没有层次上的限制，如各种非正式场合的接触、聚会、闲谈、议论、传闻等。
1.3 组织沟通的原则
要进行有效的组织沟通，必须遵循一定的基本原则。1 ）平等性原则。即组织内上下级之间、部门之间、不同层次的人员之间要在平等人格的基础上进行沟通。2）诚信性原则。即沟通双方要心怀坦诚、 彼此信任，传递的信息要真实可靠，能够满足信息接受者的要求。3 ）明确性原则。沟通双方对信息的表达要清晰明确，语义准确，以免发生语义曲解。4）持续性原则。沟通不是一朝一夕的事，而是一个持续性过程。沟通双方要通过多次接触和互动，加大共识度，才能达到理想沟通效果。5）艺术性原则。即艺术地处理与协调组织内部的各种沟通关系， 采取灵活多变的方式，实现有效的沟通。
2 组织沟通功能分析
2.1 是提高组织绩效，实现科学管理的需要
没有沟通就没有管理，组织沟通是有效的组织管理不可或缺的要素。根据施奈德和莫利思（Robert Snyder and James Morris）实证调查显示，组织内的工作信息若能顺畅并有效地交流，其组织能达到最好的绩效，凡无法有效交流工作信息的组织，其组织绩效大多低落。没有沟通的组织则将因缺乏协调与变革而难以有效运作。实现科学管理也离不开有效的组织沟通。科学决策是图书馆科学管理的重要组成部分，管理者决策正确与否，直接关系着图书馆事业的兴衰。而信息是科学决策的重要依据，从发现问题、制订目标、选择方案，到决策实施和检验决策正确与否都须依靠大量的信息，都须是建立在充分、良好的信息沟通的基础之上才能得以进行。否则将会导致判断错误和决策失误。
2.2 是激励士气，协调组织成员行为的需要
组织沟通最重要的方面是信息沟通，信息沟通不畅是导致工作绩效低的主要原因。畅通无阻的上行、下行沟通，可以起到振奋员工精神，提高工作效率的作用，尤其是平行的部门间、同事间的沟通更是组织成功与否的决定性因素。例如，图书馆现有的由馆、部、室、组等组成的结构是一种直线式结构，部室和其成员的权利与职责明确，即所谓“一个罗卜一个坑”。工作与管理权限的明确分工虽然有利于各司其职，但缺乏横向联系而导致的信息不畅，会造成彼此协作上的欠缺，容易形成本位主义思考的思维定势，容易导致员工过多关注如何保持并维护自己的岗位而不是工作目标和工作效率，容易造成部室间、员工间的相互扯皮、相互推诿，最终导致组织效率难以发挥。而加强部门之间、成员之间的彼此支持和协调一致，形成相互影响、相互依赖、相互配合的工作链条，最有效的方式即是组织内的平行信息沟通。
2.3 是消弭组织冲突，提高组织凝聚力的需要
组织冲突是指两个以上个体之间关系的一种紧张状态。在图书馆管理中，管理者和被管理者、部室之间、员工之间发生冲突是常有现象。图书馆组织内冲突一般可以分为低级形态和高级形态，低级形态的冲突表现为不同部门之间对于需要共同协作处理的事，由于意见不一时所产生的一种摩擦，高级形态的冲突表现为因意见、态度相悖引起隔阂，以至产生互不服气、互相拆台的对抗局面。破坏性的、持续性的冲突无疑会影响组织的人际关系，造成员工内心的紧张和怨恨，破坏组织的凝聚力。增强部门、个体间的对话和交流，可以增进彼此理解和接受，改善相互之间的关系，以减少不必要的冲突。沟通和交流也许是管理冲突、解决冲突、消除冲突、提高组织凝聚力的最重要因素。
2.4 是增强员工满意感，改善工作生活质量的需要
面对图书馆中各不相同的人，如何才能使他们在工作中感到更加满意，以便更充分地发挥他们的工作潜能，是图书馆管理者要面对的现实问题。工作满意是指员工对自己工作的评价而产生的积极或愉快的情感状态，表现为一种与组织的积极关系，对组织目标和价值观念的认同，表现为愿意继续为组织发展做好工作的愿望。员工是否满意与工作生活质量的高低关系很大。工作生活质量强调工作和工作环境要满足员工的需要，和谐的工作氛围，良好的人际关系，是增强员工满意感、改善工作生活质量的重要因素。如果员工得不到他人的肯定、理解和友谊，不能通畅表达自己的态度、意见和愿望，工作就是乏味而无趣的，就会情绪低落、消极怠工，离职率和缺勤率就会提高：如果对上级心惊胆战，对同事戒备警惕，人人处于一种紧张、压抑的气氛中，就不可能为实现组织目标积极努力地工作。有效的沟通能够使员工消除焦虑、紧张、压抑，在高效率工作的同时建立一种和谐融洽的情感气氛，使每个员工都有一种归属于组织的满意感、信任感、成就感和自豪感，从而促进工作效率的提高。
3 促进有效的组织沟通
沟通过程存在诸多障碍，均使沟通有效性受到影响。例如信息表达方式不当，信息遗失、信息失真，知识结构和经验水平差距过大，沟通渠道闭塞，沟通时机或方式不当、沟通双方互不信任、沟通者地位不同而造成的心理障碍等等，均阻碍有效沟通的实现。要提高组织沟通的效率，必须采取适当方法消除这些障碍。
3.1 建立稳定合理的正式信息沟通体系
为使组织内各种需求的沟通都能准确及时而有效地实现，管理者一定要设置稳定合理的正式沟通网络系统，并明确各种渠道的功能，使其始终畅通无阻，让每一部门、每一岗位、每一员工都在正常信息渠道上，都有固定的信息来源，使其知道该从何处获取信息，该知道些什么，该传播些什么，从而控制组织内部的纵向及横向的信息流动，以保持信息畅通，减少干扰、失真和延误，防止各种谣言、传闻和小道消息四处传播而干扰工作正常运行。
3.2 有效地利用非正式沟通渠道
正式沟通渠道是组织管理中沟通的主要渠道，具有连续性、稳定性、约束力强、沟通效果好的特征，但沟通路线比较固定，沟通速度较慢，信息易耗损失真。非正式沟通渠道虽不是组织正常沟通渠道，但它不仅能够真实地表露和反映人们的思想动机，而且往往提供正式沟通渠道难以获得或不便获得的信息。同时，非正式沟通渠道的速度也是正式沟通渠道所无法比拟的。所以要提高沟通的有效性，应注意引导并控制非正式沟通，使其按管理者的意愿在组织内部正常传播，为正式沟通服务。非正式沟通虽有其优点，但利用时仍要注意其所带来的隐忧。只有健全畅通的正式沟通渠道，才能真正解决组织沟通的障碍和问题。
3.3 学习和掌握沟通技巧
提高沟通绩效一个很重要的途径在于对沟通技巧的掌握，有意识地培养和锻炼自己的表达能力及调控沟通环境的能力，对提高沟通效率是必要的。一般认为沟通技巧有以下几种：一是提高表达能力，增强信息的明确性。二是注意表情、动作、态度等非语言的提示，以达到在情感、人格上的平等交流。三是认真耐心地倾听，准确理解交流中的每一信息，避免先入为主或心不在焉，使交流环境轻松，对方感到舒畅，有利于沟通的进行。实际上有许多沟通活动难以进行下去正是由于不善于倾听所造成的。
3.4 提升管理者沟通风格
沟通风格决定管理者的管理效能。沟通风格是指管理者在信息沟通活动中表现出的个性风格，体现了管理者人际关系的基本结构与面貌。它不仅与组织的凝聚力、工作效率密切相关，而且会影响到员工的工作满意度和工作生活质量。宣传、鼓动、说理是管理者实施沟通的重要方式，也是管理者知识水平、言行技巧、道德风范、人格魅力等沟通风格的综合反映。如果将宣传说理的逻辑表述以及与人格魅力有机地融合在一起，就会取得预期的沟通效果。同时管理者要注意营造一种好的沟通环境，创造一种直言不讳、畅所欲言的适宜沟通、便于沟通的客观环境与氛围，以使沟通畅通无阻。