摘要：电子档案作为各个行业的重要信息资源，本身是促进单位机构稳定运行的关键，其能够为其提供良好的信息支撑，此种类型信息的安全性不仅对于各个单位的生产经营以及管理情况有着直接的影响，同时还决定了我国战略管理能力的提高。在本文中，重点研究了电子档案管理模式方法技术，以此在最大程度上来保障电子档案的安全性。
关键词：电子档案；管理模式；方法技术
各个领域的快速发展是我国社会经济的重要组成成分，不过，档案管理模式依旧存在着一定的弊端，主要是因为管理理念落后，没有制定出符合自身需求的发展模式。以往滞后的业务单位文件管理模式对于整项机构的发展有着不良的影响，因此，必须加大对电子档案管理模式的创新。
1、对于档案管理的论述
1.1档案管理的基本概念
所谓档案这一词语，在历史上的称呼都是不一样的，商朝时期，被称之为册，周朝时期被称之为中，秦汉以及南北朝称之为文书。从当前，档案被相关学者定义为了：它是社会活动中的机构以及组织，其本身是图像、声音等多种形式的历史记录。
1.2档案管理的基本内容
档案管理包含的内容诸多，其中主要包含了：使用管理档案的原理以及方式，当事人的事业以及各项服务工作的状态，档案收集、整理、使用和保管是非常重要的一项内容。现阶段，在信息化建设水平全面提升的背景下，计算机网络技术得到了一定的改进和优化，而且，档案管理还增加了信息处理以及信息输出等多项系统。
2、档案管理过程中存在的相关问题
现阶段，在新技术不断改进的背景下，档案管理面临着诸多的条件。因此计算机技术的全面应用，使得档案管理出现了明显的改变，规范科学的方案管理对于单位各项环节的开展有着良好的效果。不过，从当前情况来看，在档案管理期间还存在着诸多问题。
2.1档案管理层现状分析
①管理意识较低；在档案管理期间，存在着人员档案管理意识薄弱的现象，通常来讲，档案只是被删减对象的合并，本身并非是固定人员位置以及档案工作的低位置产生的影响。基于计算机技术的全面改进，单位必须加大对档案管理工作的重视力度。
②档案管理内容过于单一，采取的方式不合理；档案收集渠道和方式较为单一，使得档案管理工作过于之后，在管理方式中，没有先进新型的信息化以及计算机信息的支持，因此，导致重要的信息档案没有得到全面的收集，从而影响了单位机构的有效发展。档案管理的理念和采取的设备是提高档案先进性的关键，同时，也是针对不同方面、范围以及不同内容档案信息资源开发和应用的主要因素，这就明确要求管理层领导人员必须加强对其的重视力度，全面提升人员意识，确保档案管理工作良好实施。
2.2档案操作层的现状分析
①档案行政管理机构的指导性不强；为了为档案管理部门提供良好的服务和耐心的指导，档案管理部门必须严格掌握单位的发展情况和特征。当代科学技术的不断发展仅仅是过程的部分文件管理，更为重点的一点是，还需要对档案管理的理解做出正确的规定，为后期工作提供良好的帮助，严格控制关键阶段中的相关文档。首先，部门将单位中包含的各项信息资源相互整合到一起，对系统加以创新，再者，完善工作标准文件，对于人员缺乏工作经验的情况，要定期对人员进行培训，提升其知识掌握能力。
②档案从业人员综合性素质有待进一步提升；档案工作人员的专业性水平较低，学习不具备积极性，只是依靠以往的经验是远远不够的，现阶段，对于档案管理现代化提出的要求非常高，档案管理工作没有顺利实施，严重限制了单位工作的正常实施。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，要坚持以人为本的基本原则，全面提升档案从业人员自身的素质。
3、电子档案管理模式方法技术分析
现阶段，电子档案管理模式方法技术包含两种类型，分别是机构自分散管理模式以及档案馆集中模式。两种方式应用的区域是不同的，一般来讲，在企业中是应用机构执行分散管理方式，而政府部门或者事业机构中则是采取档案馆集中管理模式。针对于上述两种模式而言，两者全部都是使用双套制电子档案管理模式。该项方式主要是指将具备凭证效果以及保留价值较高的电子档案、纸质档案同时归纳保存到一起，使两项文件共同位于储存状态，便于管理。比如，机关部门将电子档案以纸张和数字化载体为主，制作成双重备份，并且分类管理，形成两项介质和相同内容的档案。国家档案局以及中央档案馆的电子文件归档和管理方式中明确表示，具备保存价值的电子档案，应当形成纸质档案等硬拷贝，在实施归档工作的时候，需要将电子档案以相应的纸质档案共同进行归档。
所谓双套制管理对象，主要是指在较长时间段内将电子档案和纸质档案共同存储到一起，其中，采取的工作方式是以计算机为主的。从长远角度来分析，其逐渐朝着以电子档案为主、纸质档案为辅的趋势迈进。
双套制产生的影响是非常高的，其需要构建两项管理系统，两者之间相互联系，并且有着独特的特征，这便对各个部门的档案管理工作提出了非常严格的需求。从原则上来讲，电子档案的管理需要纳入现有的档案管理体系中，统一鉴定价值，将其并轨。针对于无法并轨的，则在两项系统之间构建相应的通道，促使人们可以从一种档案内找寻出相同的另外一种档案，以此更加方便的处理业务。
3.1机构自行分散管理模式的利端和弊端
机构自行分散管理模式的优势表现为：其能够提升电子档案的可识读性以及完整性，一般来讲，电子档案自身具备系统依赖性和非人工识读性等有关特征，它的识读和软硬件环境有着密切的联系，如果两者相互脱离，那么就无法从一定程度上来保障电子档案的长期利用性以及完善性。在应用机构执行分散管理模式的时候，电子档案不会脱离原有的系统环境，其可以有效的确保电子档案的完整性。再者，机构自行分散管理模式可以解决档案资金不足现象，如果由档案馆负责购置相关的软硬件设施，那么费用输出是比较多的，而且，要借助档案馆来转换电子档案，如此一来，不但会提升技术上的难度，同时还会使得费用过高，文件的形成部门能够有效缓解这一现象。不过，此种管理模式也存在着一定的弊端，那就就是文件实体分散性较高，有可能无法有效保存和管理价值性极高的电子档案，使得这些档案存在的缺失问题。
3.2档案馆集中管理模式存在的利端和弊端
档案馆集中管理模式主要是将档案馆当成一项电子档案的集中管理机构。档案馆内有着很多的优秀人员，一方面来讲，既可以有效保存电子档案，特别是针对于价值性极高的档案而言，可以实现全面管理，使其保留原有的价值。另外一点，则是避免了档案出现随意删除和销毁情况，以此提升电子档案的真实性。不过，通常情况下，档案馆为了增强电子档案的长期可读性，经常使用较多的资金对电子档案格式加以转换。现阶段，在国外都要花费较多资金来使用统一化格式，将各项机关的电子档案全部统一拷贝到一起，并且转换电子档案之前原有的机构。相对而言，我国电子档案管理软件的标准化和技术发展较为缓慢，在后期很长一段时间内，技术将是影响我国电子档案管理模式发展的主要因素。
4、结语：
综上所述，电子档案管理模式建设逐渐成为了档案管理现代化的基本发展趋势，因此，大力规范档案信息化管理工作是很有必要的，其可以有效提升档案管理水平，促使该项工作稳定发展。
参考文献：
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[3]曲红岩，骆树乔.试析电子档案和传统档案管理的异同[J].兰台内外，2018（04）：37.
论文作者:陈益
论文发表刊物:《基层建设》2019年第4期
论文发表时间:2019/5/5
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