试论电子档案的分散管理模式，本文主要内容关键词为：管理模式论文,试论论文,分散论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
传统的文书工作与档案管理工作分别由不同职能部门承担，“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件又是文件转化为档案的一般标志和界限。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年出版，P39）但是，由于与传统载体文件相比，电子文件有其自身特点，电子文件转化为电子档案的过程因此也有了特殊性。本文认为，正是受这种特殊性制约，未来的档案馆电子档案管理工作是否可以采用分散管理模式，并且通过数字档案馆工程将它具体实现。
一、电子档案形成过程的特殊性及其分散管理模式
电子档案形成过程的特殊性对档案管理工作如何保证电子档案的完整性和保证电子文件与电子档案之间的可逆性两个方面提出了新的要求。
（一）保证电子档案的完整性
什么是完整意义上的电子档案？国家档案局颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（报批稿）中，电子档案指：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。”国际档案理事会电子文件委员会主编的《电子文件管理指南》中，电子文件是指“一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件”。比较两项定义可以发现，电子文件转化为电子档案后，增加了新的内容。这些新的内容，当前国内外档案界一般称为“元数据”。因此，完整意义上的电子档案应当包括归档电子文件和元数据两部分。
戴维·比尔曼在《电子证据——当代机构文件管理战略》中指出，“定义文件证据的时候都要涉及三个变量：内容、结构和背景”（注：戴维·比尔曼：《电子证据——当代机构文件管理战略》，中国人民大学出版社2000年出版，P49、P37），即三种元数据：文件的内容(Content meta-data)、结构(Structural meta-data)和有关业务活动的背景信息(Contextual meta-data)。内容信息是指文件形成者写了什么，它以实际接收到的文件内容为准，在文件发出以前可以任意编辑，但是此后必须原封不动予以保存。结构信息是指收到文件的结构链，即计算机贮存的数据之间为了显示和链接而形成的联系，包括文件本身的内部结构和将数据加工成文件的软件命令。有关业务活动的背景信息指关于文件来源和使用目的等信息。
未来的电子档案管理模式中，保证电子档案的完整性和可读性必须首先依赖电子档案的运行系统，需要各种专门的软硬件支持。如果再按照传统载体档案管理模式，由机关档案室将电子档案移交给档案馆接收，则必须由档案馆安装和保管各机构电子档案的运行设备，档案馆则由于资金和技术上的困难难以长期有效地管理好这些电子档案。
（二）保证电子文件与电子档案之间的可逆性
传统档案学认为，归档和集中保存是文件转化为档案的一般标志和界限。而以文件生命周期理论为基础，何嘉荪教授提出电子文件生命周期包括文件的孕育形成阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保管阶段、文件的永久保存阶段或历史阶段；并强调电子文件自身运动的连续性和整体性。（注：何嘉荪：《电子文件运动阶段管窥》，《档案与建设》2001年第1期）文件连续体理论则认为，“电子文件的运动情况较之传统文件要复杂得多，……外部因素与电子文件的内部因素、外部因素之间都呈现出多种相互交叉组合的状态，仅用两条平行线是很难描述出这类关系状态的。在这种情况下，使用连续体的坐标模型可以通过横纵坐标的任意搭配来涵盖现实工作中出现的各种情况。”（注：张宁：《文件连续体理论之比较研究》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社2001年出版）
电子文件转化为电子档案不是单一的不可逆的线性过程，也没有明确的标志。因此在《电子文件管理教程》中，甚至已经不采用“电子档案”这一词语，而是采用“失去效用的电子文件”概念。本文仍然沿用“转化”这一说法，是为了更清楚地说明问题，不管名称上的差异，这种转化特点是客观存在的，把握这一转化特点对于档案馆开展电子档案管理工作有重要现实指导意义，即电子档案管理工作在电子文件形成时期甚至形成之前就已经开始，并贯穿了于文件向档案转化和转化后的全过程。也就是说，档案馆无法再按照传统载体档案管理模式，等待至电子文件转化为电子档案完毕对档案进行接收，因为：第一，电子文件和电子档案已经无法区分；第二，电子档案会回流到它的文件阶段。
（三）建立在特殊性之上的电子文件分散管理模式
对于档案馆的电子文件管理模式，目前国际和国内档案界的主要分歧在于：在电子文件失去现行使用价值以后，谁负责保管它，是独立的档案馆，还是文件形成机构本身？围绕这一问题展开争议的两派代表是美国的匹兹堡大学和加拿大的哥伦比亚大学。它们以各自的电子文件管理方案为契机，引用各种理论来论证自己的观点。哥伦比亚方案认为应该由档案馆负责保管，实行集中保管；而匹兹堡方案则认为由机构分散保管更为妥当。就我国档案工作的现状而言，管理模式的问题不应一概而而论，应该分两个层次来考虑：一个层次是单独的机构，如机关、企事业单位，一般都应该将电子文件集中统一管理，设计本机构内部使用的电子文件管理系统，并制定相应的使用规则。另一个层次就是档案馆，档案馆可与电子文件的生成机构之间形成合作关系，实行以分散管理为主，集中与分散相结合的管理模式。特里·库克在十三大报告中论及后保管模式时指出：“……从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文件之间的有机联系；从档案馆作为一个希望与文件形成机构合作的‘恳求’机构变为一个监督形成者维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构；从档案作为文件保管的基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心……”（注：特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会文件报告集》，中国档案出版社1997年出版）这就是档案馆在后保管模式下所扮演的“角色”。技术环境的支持对于电子文件的真实性和可靠性而言是非常重要的，一旦脱离了原有的技术环境对电子文件进行迁移，难免会出现差错，造成文件的丢失或改变。而且电子文件数量之多，使用频率之高，设备和软件的依赖性要求，都不适宜它在档案馆内保存。因此，在生成机构进行就地保存，一方面有利于保证电子文件的真实性，减少不必要的损失；另一方面又便于机构自身的查考利用。这种做法并不意味着将电子文件放任自流，任由机构随意处置，档案馆必须实施能够掌握档案归属权的电子文件“虚拟接收”，体现出国家档案全宗思想，并通过网络技术实施对档案管理和利用的智能控制；电子文件实体保管的任务可以由文件生成机构和档案馆共同来承担：
在这一管理模式的具体实施过程中应当首先注意以下几个方面的问题。首先，要制定和完善相应的电子档案法规，明确档案馆和电子档案产生部门的权利和义务。按照《档案法》规定，档案馆负有接收、管理和提供档案利用的责任。但是在分散管理模式下，这些责任被部分转嫁到了电子档案产生部门。即使在技术条件完全成熟的情况下，档案馆能够通过网络实现对电子档案的远程管理，这些部门在自己的业务工作之外，还是要配备专门的人员、资金来维护档案和相关设备。因此，必须尽快制订相应的电子档案法规，明确档案馆和电子档案产生部门各自的权利和义务，界定各自的职能范围，保证人员和资金的到位。其次，必须制定统一的电子档案管理制度和标准，保证电子档案的完整安全和有效利用。为了保证电子档案内容、背景和结构三个部分的齐全，保证档案利用中的合法性，必须尽快制订相关的电子文件著录标准、电子档案归档制度、长期存取制度、鉴定制度、利用制度，档案馆应该对制度的执行情况进行定期或不定期的检查，及时弥补机构工作中的失误。此外，档案馆可以在调查研究的基础上，与机构进行协商，将其中对党和国家以及科学研究有特殊价值的，需要特别保存的电子文件接收到档案馆内，实行集中保管。
二、数字档案馆工程：分散管理模式的具体体现
数字档案馆随着计算机网络技术、数据库技术、多媒体技术发展而产生，若以单个档案馆为概念主体和行为主体，它是传统档案馆依赖数字化技术，把文字、声音和图像转化为数字形式，以数字方式进行档案信息的存贮、传输和处理，实现馆藏数字化和职能数字化的一种新的档案馆形态。从这一层面出发，各馆在实现馆藏数字化和职能数字化的过程中，在馆藏内容、技术方法和实现方式上将存在明显的区别。
数字档案馆工程则体现了一种更高形式的管理和利用模式，它是一套完全从电子文件、档案管理业务本身出发的技术实现框架、管理方法和解决方案。数字档案馆只有从档案信息的流入、处理和流出完全实现了数字化，才是真正意义上的数字档案馆；数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不仅仅是整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准、规范与法规的制定和推行、软、硬件基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设、人才队伍培养等多方面内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。（注：于丽娟：《再论数字档案馆》，《21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集》）只有建成这样一个系统工程，才能真正有效实现电子档案的分散管理。
（一）数字档案馆的构建
数字档案馆作为现代信息技术环境下应运而生新型档案馆，代表的是一种信息环境和基础设施（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）的构建。它的含义有以下几点：
1.接收办理完毕的电子文件，并对文件实施自动化管理、利用和控制，及时捕获立档单位的电子文件，防止重要文件的流失；
2.将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传送；
3.支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；
4.组织对数据的有效访问和查询，使利用者可以通过网络对数字化档案信息资源进行远程查阅（包括目录、索引和全文）；
5.以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享。
（二）建设数字档案馆的基本条件
建立一个完全意义上的数字档案馆的基本条件包括以下几点：
1.本地信息化环境的成熟发展
没有外部环境的支持，档案馆的信息化建设只能使档案馆成为一座信息孤岛。从系统论的角度来看，没有整体的协调发展，任何局部的优化都无法达到预期的效果，所以要想建立真正意义上的数字档案馆，就必须要有相应的信息化环境与之配套。例如要想实现数字档案的在线利用，就要有足够的本地用户能够通过电话线、有线电视、宽带IP网络等连接到数字档案馆的利用中心。此外除了高带宽的网络铺设，还要有高普及率的计算机终端、成熟的市场运作模式、开放的市民意识等必要条件。所以在深圳市建立中国第一家数字档案馆是有其原因的。
2.各种必要标准的制定
目前各个立档单位都倾向于自己设计开发办公自动化系统，因此所形成的数字文档无论在数据格式，还是在著录项目上都相差甚远。太多的数据格式和五花八门的著录项将制约文档数据规范化制作，也将极大的增加档案数字处理的工作量，甚至使得档案部门不得不重复进行文书部门的某些著录工作，这样既耗费系统资源，又无法实现最大程度的信息共享和传输。因此数字档案馆的建立需要有大量的标准支持，如元数据著录标准、电子文件存贮格式标准、归档档案整理标准、条目信息检索标准、扫描质量标准、数字迁移标准等，让文书部门和档案部门共同遵循统一的标准，减少重复劳动，提高工作效率，确保文件和档案工作的有序衔接。
3.计算机系统与网络的配合
由于计算机系统与网络系统建设的配合是发展为数字档案馆中心的关键问题之一，所以，数字档案馆的建设应当综合性的考虑网络能力、计算机系统的扩充能力、信息存储技术的有效使用等多种因素，并结合当地的技术力量和已有的硬件设施，逐步发展、逐步到位。这就要求数字档案馆的建设要以开放的、可扩展的平台为基础，依靠一定的投资规模，逐步建立与完善计算机系统与网络。计算机系统应该是可以根据现实需要逐步扩张的灵活系统。
4.利益共享的市场机制的建立
虽然数字档案馆应定位于公益性的文化事业单位，但数字档案馆的建立需要多方参与、规模资金的投入，仅靠政府的投资是无法完成数字档案馆的建设的。因此数字档案馆从建设伊始，就应该走市场运作的路子，与有能力的机构互助互利，共同投资，共同建设，利益共享。只有这样，才能够有效的利用各种力量来建设好数字档案馆，服务于最大的用户群体，形成良性循环，推动数字档案馆工程的逐步建立和完善。
5.与有关单位进行密切合作
作为机关文件最终归宿地的数字档案馆，重要工作之一是要和立档单位取得充分的合作。在传统文件时代，机关需要移交的档案类型是由相应的法规政策决定的，并且由于传统档案体积较大，一般的立档单位无力为管理档案支付足够的人力、空间和财力，因此也愿意将档案及时移交给档案部门。但到了数字时代，情况发生了变化，一个机关有可能在几十年内形成的数字文档不足几百兆字节，一个磁盘阵列就能解决数字文档的存储问题，根本无需向档案馆移交以解决空间和经费问题。而且数字文档极易被修改、删除和伪造，档案部门却很难有相应的控制和监督措施，这都将造成数字档案资源无法及时、完整地得到整合，所以，在分散管理模式下，完善有关的立法和技术手段的同时，也要加强与立档单位的协调与沟通。