摘要：档案分科档和文档，基建工程竣工档案属科档是一种特殊信息资源，它记载了建筑物的变化和发展，任何基本建设缺少了基建档案就缺少了使用和改造的依据，它的重要性越来越被社会和时代重视它是现代城市基本建设的重要组成部分，它是工程产品质量评定的依据，也是反映工程内在质量及管理、维修和鉴定的凭证。如果是在化工行业对今后的技改、扩建起着极其重要的作用，对压力容器的报审、为压力容器的年检提供全面完善详尽的资料，对设备的备品、备件和后期采购起着直接指导作用，对生产运行过程中出现的故障、事故起着排除预判和防微杜渐的作用，对设备、管线存在的问题提供追根溯源的第一手资料，利用技术资料的可追溯性，可以说利用档案创经济价值是企业不可忽视的一项经营策略。正由于有其与众不同的特性，在档案收集中的经常出现各种问题，跟据多年的工作经验下文对工程档案的一些收集整理方面进行探讨。
关键词：企业建设 档案 收集整理
一、各类档案都有各自的特性
科档中工程档案特征更是有其他档案不能比拟的独特的重要性，这就要求我们从事档案专业人员的技术能力和各人素质要有更高的要求了，主要可归结为以下几个方面:
（一）复杂性。一是管理人员不确定性，建设、施工、监理等单位通常没有项目专职资料员，各类文件资料往往由各个项目经办人或是技术员保管整理其人员不具备专业性，要不就是资料员多次更换或临时替代，如此几经转手.业务水平参差不齐，造成档案文件资料不全。二是来源多头性，档案文件资料不仅来自建设、勘查、设计、施工、监理单位本身，还有各个工程建设行政管理部门、专业配套部门以及其他许多相关单位，渠道不一，形式多样。三是整理标准多样性，一项工程建成后，必须通过各个管理部门检查验收或登记备案方能投人使用，而文件资料的检查是必不可少的内容。但是对档案收集和整理的标准并不一致，土建按地方标准要求归档，每个地方要求又有所不同，省和市级又有所不同，这样就又造成资料整理的差异性。
（二）长期性。由于基建工程竣工档案反映工程建设全过程内容，而一个建设工程项目从立项、可研和环评等开始到建成使用，往往需要几年，有的甚至十几年才能完成。因此，档案文件资料收集管理工作也将从研发建设决定的第一个文件产生开始（起始时间），并紧随工程建设全过程。即使工程建成使用，也并不意味着这项工作的完结，要通过各项审查全部合格结束才算完成，所有文件资料整理归档完成后才算基本结束，这一过程往往会从项目开始到结束贯穿始终。保存年限永久。
（三）涉密性。在设计方面由其在化工领域，设计的保密性由为重要，人员的调离、保密等级的认定。这部分的资料保管都存在着一定的方法。
（四）涉及广性。竣工档案文件资料主要由建设方、设计方、施工方和监理单位，但还有许多是来之于各个建设管理部门或机构，如规划、勘查、消防、环保、园林、质监安检等。
（五）多载体性。具有明显个性特征的还在档案载体方面，每个工程竣工档案不仅有各个专业的图纸、文件外，常常还包含反映与工程建设同步分项分部不同部位工程照片、专题录像、光盘、缩微胶片等声像类档案，数据信息化。
二、工程竣工档案收集整理过程中存在的问题
由于工程竣工档案具有时间跨度长、产生文件资料的部门众多等特性，要收集一套完整的符合标准要求的工程竣工档案存在相当的难度，要有专业对口的档案资料管理人员从事其工作，如不予以足够重视就会造成整个工程重要档案资料的缺失。
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（一）有关领导和单位对工程竣工档案的归档工作重视不够。虽然档案法已经实施多年，但由于宣传工作不到位，有的为了赶工时赶工期，部分单位领导和部门对档案管理工作缺乏正确的认识，更谈不到重视，他们认为只要在工程竣工验收时质量合格就可以拿到验收合格证，竣工资料的移交、档案的及时归档都不重要，这就给原始资料的归档保存带来了极大的困难。.
（二）缺乏行之有效的管理法规，具体的管理措施难到位。《建设工程质量管理条件》中明确规定了城建档案管理是建设工程质量管理工作中的一个重要组成部分，但是由于缺乏配套的档案管理法规，多年来一直存在着重点工程、市政工程的竣工档案收集难、归档难、管理难的现象。
（三）企业高层涉秘文件的收集难。由于有些资料涉及到的设计保密，缺乏合理统一的管理体制和方式进行管理，蓝图末到电子版的先到，不便于管理。加之档案载体的多样化，如电子、数字、虚拟档案等多样化的发展趋势，使得完整的归档工作更加困难。
（四）初步设计文件的收集难点初步设计文件(包括方案、扩初)是在施工图设计之前产生的设计资料，是规划项目审理时一般都会经历的过程性文件，这些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有时建设单位为此付出高昂代价)。然而，一旦施工图设计被确定.这些漂亮的文本即刻被搁置冷落，有时由于资料员不知如何编制归档，从而极易造成这部分档案缺失。
（五）对于改扩建部分资料无人跟踪，没有及时上交这部分资料档案。工程后期档案归案被忽视。
三、应对措施
一是法律法规要加以完善严谨。尽管现行有关竣工档案的法律法规已成体系，并对竣工档案收集归档利用有明确规定。但是，在某些内容的提法上还不够严谨。二是要深入现场面，当面指导。要做好调查研究工作，了解工程的规模、承建单位完成工期、施工进度等情况，对其施工的各个环节包括原始记录、检验记录、交工验收和鉴证、施工图的编制等进行检查、督促和指导，同时由于一些重点工程规模大，所涉及的专业多、施工队伍多，更要依据相关条例规范仔细检查。三是要严格管理、力求规范化。要严把工程项目竣工资料初验合格证关，对不合格的竣工资料，经整改仍然不合格的，一定要坚持不予发放；还要根据竣工档案的具体存档要求，制定量化档案入库标准，以确保竣工档案及时进行验收和移交。
应对当前行势不断紧跟档案验收规范，进行软件更新升级，及时查看工标网上施工标准和验收标准。
另外对于技改技措后的资料要随着改扩建后的命名也要再资料归档。设备如有更名应及时向档案部门提出审请进行新名称在档案检索中备注，做到完整的档案体系行成闭环。
总结
实践正明工程档案在其实施过程中固然有其特定的特点其问题，但是总会找到特定的解决方法。在工程竣工档案检查验收过程中坚持做好以上各环节，同时加上工作经验和学习积累，有利于档案程序、规定要求的宣传落实，有利于促进工程档案的完整性，有利于提高工程档案的内在质量。只要有社会各界的重视档案工作者和质量监督部门的大力宣讲，提高人们的认识，势必推动档案常周期稳步发展。
参考文献
[1]论基建工程档案管理工作的特殊问题与对策[J].蔡敏.才智.2014(21).
[2]大型工程档案集成管理研究[D].陶莉莉.南京大学2014.
[3]工程档案管理中的实践创新[J].石晓波.浙江档案.2006(09).
论文作者:乔彩虹
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/3/25
标签：档案论文; 资料论文; 工程论文; 文件论文; 工程竣工论文; 标准论文; 工程建设论文; 《基层建设》2018年第34期论文;