档案形成规律研究综述，本文主要内容关键词为：规律论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案形成规律是档案学基础理论的重要研究内容之一，其提出、研究和发展对于档案学理论与实践建设有着重要的指导意义。自从20世纪五六十年代以来，我国档案学界就此问题开展了广泛深入地研究。总的来说，对该问题的探讨主要体现在以下几个方面。
一、对档案形成规律名称的不同表述
根据所掌握的资料，笔者发现，在对档案形成规律进行描述与研究时，出现了一些不同的提法。
其一，是“档案自然形成规律”。这是1961年在哈尔滨召开的东北、华北档案工作协作区城市基建档案工作会议上正式提出的，也为我国大多数档案学者在研究时所采用。正如吴宝康在《档案学概论》一书中所说的：“档案是在社会实践活动中自然形成的，也就是说档案形成是有规律的。中国档案界习惯称之为档案自然形成的规律。”（注：吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第43页。）
其二，是“档案形成规律”。如1962年12月，曾三在全国档案工作会议上所作的报告中提出“要研究和认识档案的形成规律，按照档案的形成规律办事”。（注：曾三：《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211页，第211～212页。）吴宝康也使用过这一表述，他在《文件管理理论与文书(件)学——学习国外文件管理理论后的思考》一文中，提出“档案形成规律”的探索与研究是中国文件管理理论的特色之一。（注：吴宝康：《文件管理理论与文书(件)学——学习国外文件管理理论后的思考》，《北京档案》1996年第8期。）另外，在对“自然形成论”与“有意识形成论”发表看法时，宗培岭认为，“鉴于档案形成过程本身就具有‘自然性’和客观性，在其形成规律的提法上加入‘自然’两字也是多余的，不如直接提‘档案形成规律’为好。”（注：宗培岭：《对科技档案形成规律与科技档案工作规律的探讨——兼与《科技档案的形成规律》一文商榷》，《档案管理》1997年第1期。）
其三，是“档案形成与运动规律(或理论)”。如陈兆祦（注：陈兆祦：《对曾三关于档案形成与运动思想的一点认识》，《档案学通讯》1992年第2期。）、何嘉荪（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版，第110、110、111页。）均使用过该提法。
其四，是“文件材料的自然形成规律”。王荣声、王玉声通过对档案形成规律的提出历史进行考察，认为“档案自然形成规律”的说法是不妥当的，其准确表述应当是“文件材料的自然形成规律”。（注：王荣声、王玉声：《“档案自然形成规律”的历史贡献与局限》，《山西档案》1998年第6期。）
笔者认为，档案形成规律的各种不同提法的存在，折射出的是档案学者对其内涵及相关问题的不同理解，也是造成研究分歧的原因之一(如对档案是有意识形成的还是自然形成的争议)。为避免引起争议，本文均采用“档案形成规律”的提法。
二、对档案形成规律内容的研究
在对档案形成规律内容的研究过程中，对档案形成规律内涵的理解是最基本的前提，但是，随着研究范围的不断拓宽和深化，对档案是自然形成的还是有意识形成的、文件与档案的关系等问题的争论也相当激烈。
(一)档案形成规律的内涵
我国档案学者中最早对档案形成规律进行研究和论述的是曾三。20世纪50年代末，针对大跃进运动中我国许多地方出现大编、大写、大办档案的浮夸风，他提出：“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”（注：曾三：《曾三档案工作随笔》，《档案工作》1959年第3期。）随后，他又在《1958年至1962的全国档案工作的总结和今后任务》的报告中进一步指出：“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产的需要，必然产生许多文书材料、技术文件等等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产、科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案”。“任何档案，都是这样适应机关工作和生产活动的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望可以随意编写的，更不是由于档案人员的什么要求而产生的。”“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动过程。”（注：曾三：《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211页，第211～212页。）可以说，档案学界对档案形成规律相关问题的研究基本是围绕曾三的这些论述而展开的，其观点也成为关于档案形成规律的权威描述。潘连根将曾三的观点进行概括，认为档案形成规律的内涵包括：“(1)处理完毕的文件经过立卷归档而转化为档案；(2)档案不是随意编写的；(3)档案的运动周期包括档案的形成阶段、档案室阶段、档案馆阶段。”（注：潘连根：《文件生命周期理论与档案自然形成规律理论之比较研究》，《浙江档案》2001年第8期。）
李财富认为，档案形成规律至少包括3层含义：“第一，档案是在社会实践活动中直接、同步形成的，是社会实践活动的伴生物，而不是事后编写的或随意收集来的，有什么样的社会实践活动，就会产生什么样的档案。”“第二，一个机关形成的档案是一个有机整体，彼此之间存在着千丝万缕、不可分割的历史联系，因此档案管理必须坚持全宗原则。”“第三，文件(档案)从产生至销毁或长久保存是一个完整的过程，根据文件(档案)价值形态的变化，这一过程可以划分为若干阶段，在第一阶段，文件(档案)发挥的作用不同，服务的对象也有差异，客观上要求人们将其存放在相应的、最适宜的场所。”（注：李财富：《关于“档案自然形成规律”的若干思考》，《档案与建设》2000年第1期。）
何嘉荪、潘连根也认为，档案形成规律内涵丰富，“它不仅阐述了文件是如何向档案转化的，转化的条件，而且论述了档案形成规律与保持档案的历史联系(实际上也就是全宗理论)的关系。提出的档案发挥作用的规律(即后来“文革”后进一步总结概括的：档案价值的扩展律、机密程度递减律、科学作用渐增律和发挥作用被动律(条件律))。”（注：何嘉荪、潘连根：《档案学基础理论研究发展的正确道路》，《档案学通讯》1999年第5期。）
而王茂跃则认为：“档案自然形成规律的内涵并非高深莫测，就是指档案是社会实践的客观产物，或者更简单地说，档案的形成是客观的。”他强调，档案学界通常所指的档案自然形成规律应该是档案形成与运动理论，两者是不同的。（注：王茂跃：《档案自然形成规律并非文件生命周期理论》，《浙江档案》2001年第8期。）
另外，王荣声、王玉声认为，传统意义上的档案自然形成规律的内涵是矛盾的，“一方面，因为档案是由‘文件材料’转化而来，要突出其‘自然形成’的非目的性，即非刻意为之的‘自然而然’；另一方面又不得不承认档案‘又是人们有意识地挑选和留存的结果’，‘人类自觉活动的产物’”，（注：王荣声、王玉声：《“档案自然形成规律”的历史贡献与局限》，《山西档案》1998年第6期。）因此，“档案自然形成规律”在理论上难以成立。
(二)档案是自然形成的还是有意识形成的
如前所述，学术界对档案形成规律名称的具体表述有多种提法，原因之一就是对档案是自然形成的还是有意识形成的存在不同意见。
1.档案是自然形成的。最早强调档案自然形成观点的是曾三，他在1959年就提出：“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”（注：曾三：《曾三档案工作随笔》，《档案工作》1959年第3期。）王乃林在《关于档案自然形成规律的》探讨一文中也提到同样的看法，他认为“档案是不能根据任何人的主观愿望去制造的，档案是在社会实践中自然形成的。”（注：王乃林：《关于档案自然形成规律的探讨》，《档案工作》1961年第4期。）另外，朱荣基对档案的“自然形成”也进行了解释，指出：“所谓‘自然形成’，实质上应当理论为‘必然产物’。因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，而不是事后随意地制造出来的。”（注：朱荣基：《关于档案固有规律及档案工作基本原理的理解和表述》，《档案学通讯》1992的第3期。）
2.档案是有意识形成的。王新才、吕元智认为，“档案不能自然形成”，“其形成不可避免地带有人为的主观性”。（注：王新才、吕元智：《论档案形成的主观性》，《图书情报知识》2003年第2期。）黄子林提出，档案自然形成的观点混淆了文件与档案两个不同概念，也忽视了档案形成的条件和人们在档案形成中的作用，实际上是对文件材料转化成为档案要通过立卷归档等转化过程的否定。（注：黄子林：《对档案自然形成规律的不同认识》，《湖南档案》1983年第6期。）（注：黄子林：《再谈档案形成规律及档案工作规律》，《湘潭大学学报》(社会科学版)，1993年第4期。）王荣声、王玉声在否定档案自然形成观点的同时，指出文件材料的自然形成规律可以成立。（注：王荣声、王玉声：《“档案自然形成规律”的历史贡献与局限》，《山西档案》1998年第6期。）
以上论述可谓仁者见仁，智者见智。笔者以为，存在分歧的原因主要有二：其一是两者对“自然”含义的理解不一样。“自然形成论”所指的“自然”，主要是指“客观的”，反对人为干扰档案形成的错误做法，不能随意编写档案，要求人们按客观规律办事。“有意识形成论”所理解的“自然”则是“天然”，“自然而然”，不加人为作用的意思。其二是两者的研究角度不一样。正如宗培岭所说，“自然而然”，不加人为作用的意思。其二是两者的研究角度不一样。正如宗培岭所说，“自然形成论”侧重于从文件的形成过程研究档案的形成，“有意识形成论”则强调从档案工作角度出发在文件工作中注入档案工作的机制。（注：宗培岭：《对科技档案形成规律与科技档案工作规律的探讨——兼与《科技档案的形成规律》一文商榷》，《档案管理》1997年第1期。）基于以上分析，两种观点的区别并不是本质上的，是可以找到共同点并消除争议的。即“自然形成论”并非否定人的参预，取消人在档案形成中的作用，它们也主张档案管理工作的主动性，如曾三强调，“‘自然形成’绝不是听其自然，不要我们去工作的意思；而是要懂得它有自然形成规律，然后按照这个规律去做工作。”（注：曾三：《关于档案室工作的几个问题》，《档案工作》1961年第6期。）同样，“有意识形成论”也并不是说人们可以违背文件工作的程度和要求，任意形成有关文件材料。因此，不如求同存异，在如何更好地运用档案形成规律来指导档案工作实践上下功夫，以促进档案事业的发展。
(三)文件与档案的关系
在对档案形成规律内容的研究过程中，也不可避免地会关注到文件与档案关系问题。早在20世纪30年代，甘乃光、何鲁成等学者就对文件与档案的关系进行过论述。文件与档案的关系是档案学基础理论的重要基础之一，许多理论和实践问题的研究和开展都是以探讨两者关系为前提的，如档案概念和性质的分析、文件生命周期理论的研究、文档一体化理论等等。建国后，学术界围绕文件与档案关系这一主题，共进行过3次大的讨论，分别是在20世纪50年代、80年代和90年代。谭琤培在《文件与档案关系研究综述》一文中主要对90年代的相关研究进行了总结，认为学术界讨论的焦点问题主要集中在以下3个方面：(1)文件与档案是否属同一事物；(2)文件可否作为档案的属概念；(3)归档是不是文件与档案的分界线。（注：谭琤培：《文件与档案关系研究综述》，《浙江档案》2000年第10期。）在此基础上，他又对存在研究分歧的原因进行了较深入的分析，认为主要原因有3：(1)所用概念不对应；(2)“档案观”不同；(3)立足点不一致。（注：谭琤培：《文件与档案关系研究分歧探源》，《档案学研究》2003年第1期。）谭琤培的论述已比较完善的介绍了学术界对文件与档案关系的研究状况，笔者在此就不赘述了。
三、档案形成规律与生命周期理论的比较研究
文件生命周期理论，是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学理论的重要组成部分。其主要内容为：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；依据文件的不同价值及其作用形式，这个完整过程可划分为几个不同的阶段；文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。（注：韩玉梅、黄霄羽主编：《外国档案管理》，中国人民大学出版社1998年版，第17页。）20世纪80年代后期，随着文件生命周期理论传入我国，对文件生命周期理论与档案形成规律理论的比较研究一直为档案界人士所关注，学术界对于两者的研究角度（注：王相华：《共性与差异——文件生命周期理论与档案自然形成规律比较研究》，《浙江档案》2003年第2期。）（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版，第110、110、111页。）、产生的历史背景和概念基础(广义文件观或狭义文件观)（注：潘连根：《文件生命周期理论与档案自然形成规律理论之比较研究》，《浙江档案》2001年第8期。）（注：李玉洁、张长海：《文件生命周期理论与档案自然形成规律之比较》，《兰台世界》2002年第9期。）等方面存在差异的事实基本达成了共识，但在两者内涵的理解上仍存在较大分歧。
(一)一致论：认为两者没有本质区别，其内涵是一致的
陈兆祦撰文指出，“我国60年代提出的‘档案形成规律’理论与外国提出的‘文件生命周期’理论有什么不同呢？我看没有什么本质区别”。（注：陈兆祦：《谈档案学研究面向世界问题》，《兰台世界》1998年第7期。）“两者对文件、档案及其运动过程各阶段的划分，基本认识是一致的，几乎是不谋而合。”（注：陈兆祦：《对曾三关于档案形成与运动思想的一点认识》，《档案学通讯》1992年第2期。）吴宝康在《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》一文中也认为，“我国已经有了根据自己经验总结出来的、同国外文件生命周期理论相似或一致的档案自然形成规律的理论。”（注：吴宝康：《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》《档案学通讯》1993年第1期。）韩玉梅也认为，“中外档案学者对档案形成和运动规律或文件生命周期的认识是一致的，差别仅在于对文件和档案阶段的划分上，因此差别不是本质性或实质性的。”（注：韩玉梅：《中外进馆前的文件、档案管理比较研究》，《档案学通讯》1997年第5期。）
(二)不一致论：认为两种理论内涵存在较大差异
王茂跃认为，“档案自然形成规律与文件生命周期理论既不相似，也不一致，”两者的“内涵是大相径庭的，我们不可能得出档案自然形成规律与文件生命周期理论相似或一致或没有本质区别的结论。”（注：王茂跃：《档案自然形成规律并非文件生命周期理论》，《浙江档案》2001年第8期。）潘连根认为，“文件生命周期理论的内涵，概括抽象程度高，因而适用面广，是普遍适用于世界各国的。正因为抽象程度高，所以不同的学者可以根据不同国家的个体情况、研究问题的视角对文件运动阶段的个体划分可以不同，据说有十数种之多，甚至形成了不同流派。”“而档案形成规律理论的内涵，相对而言概括抽象的程度不是很高，因而它的内涵事实上仅是对现实档案工作实践的经验描述，对档案运动阶段的划分也只此一种(根据该文，指档案的形成阶段、档案室阶段、档案馆阶段——笔者注)，因而适用面不广，即只适用于我国(当时)情况。但目前我国的档情已发生很大变化，……因而该理论的内涵事实上已受到了现实的挑战。”（注：潘连根：《文件生命周期理论与档案自然形成规律理论之比较研究》，《浙江档案》2001年第8期。）周玲也认为，“两者的内容、表达方式等方面毕竟是有很大区别的，况且它们在理论的源流上本不属于一个体系，”因此，不能把档案形成规律“与文件生命周期理论完全划上等号”。（注：周玲：《怎样看待文件生命周期理论——兼与潘连根同志〈如何认识文件生命周期理论〉一文商榷》，《中国档案》1999年第11期。）从以上论述可知，不同的学者对于两者内涵差异性程度大小认识是不同的，但共同点在于均以强调两者的差异为主。
另外，学术界在对文件生命周期理论与档案形成规律两者关系进行研究的过程中，还引发了如何正确处理国内、国外的档案学理论关系的思考，吴宝康、周玲（注：周玲：《怎样看待文件生命周期理论——兼与潘连根同志〈如何认识文件生命周期理论〉一文商榷》，《中国档案》1999年第11期。）、何嘉荪（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版，第110、110、111页。）、王茂跃（注：王茂跃：《文件生命周期理论为何不适用中国——兼答何嘉荪先生》，《山西档案》1999年第1期。）等均对此问题进行过论述。如吴宝康曾多次主张，应结合中国实际，科学吸取国外档案学的理论(包括文件生命周期理论)中的科学因素和营养，发展和完善我国自己的档案学理论。（注：吴宝康：《文件管理理论与文书(件)学——学习国外文件管理理论后的思考》，《北京档案》1996年第8期。）（注：吴宝康：《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》《档案学通讯》1993年第1期。）
总的来说，尽管不同学者在对某一具体的国外档案学理论在中国是否适用、应用范围与应用方式等问题上还存在着不同的态度，但吴宝康所倡导的这种科学态度是得到了学术界的一致认可的。
四、电子文件(档案)形成规律
电子文件(档案)是现代信息技术发展给档案界带来的新的管理对象和研究对象。由于它拥有着与传统文件(档案)所不同的特点，如信息的共享性、与特定载体的可分离性、对系统的依赖性、易更改性等，因此，电子文件(档案)的管理理论和方法也与传统档案的管理理论与方法在许多方面存在较大的差异。笔者以为，对电子文件(档案)形成规律展开研究，比较其与传统档案形成规律的共性和差异，有着十分重要的理论意义和现实价值。据笔者统计，目前已发表的以“电子文件(档案)形成规律”为题的学术论文，仅有4篇（注：刘越男：《电子文件形成规律探究》，《北京档案》2001年第5期。）（注：石磊：《认识电子档案的形成规律》，《中国档案》2002年第6期。）（注：吴品才：《从元数据与文件的关系准确认识电子档案的形成规律》，《浙江档案》2004年第7期。）（注：陈艳红：《文件转化为档案的三个条件是否仍然适用——电子档案形成规律研究之一》，《山西档案》2004年第4期。）。当然，有关电子文件(档案)研究的其它文章或著作中也会涉及到对电子文件(档案)形成规律的探讨，但总的来说，学术界对电子文件(档案)形成规律的研究还不够重视和深入，需要进一步加强，以适应电子文件(档案)的发展管理需要。