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摘要：本文概括了建筑工程档案资料的内容和编制要求，分析了目前建筑工程档案管理存在的问题，并且提出了相应的管理措施，以期指导相关的人员，使得建筑工程档案更完整、更规范。
关键词：建筑工程、档案资料、存在问题、管理措施
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、建筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩修等活动中形成的档案文件，直接关系到工程质量、影响到企业的经济效益。
一、建筑工程档案管理的内涵和重要性
建筑工程档案资料管理的对象是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，主要包括基建文件、施工资料、监理资料、质量评估文件、验收文件、设计图、可行性评估报告、工程收益评估报告等，是建筑工程的客观、永久的原始记录。工程档案贯穿了工程建设的全部过程，是对工程施工全部过程、全方位的记录，在一定程度上反映了建筑工程质量的安全性和可靠性，它保留了最准确的历史痕迹，能够为建设工程提供查考的依据，同时对加强工程质量控制，追究工程质量责任以及工程竣工后维修、扩建等具有重要作用，间接影响企业的经济效益。
二、建筑工程档案管理的现状
1.信息化建设还处于初级阶段
随着工程项目的日益增长，档案数量的突飞猛进，信息化作为档案管理的一种重要手段越来越受到人们的重视，针各地档案管理部门积极努力地探索档案信息化管理方式。值得欣慰的是，截止目前，国内大中型建筑施工企业也都已初步建立了档案信息化管理系统。中国建筑科学研究院、南京市城市建设档案馆、天津市城市建设档案馆等机构也都先后开发出了档案管理的信息化工作平台。但是我们也必须清醒的认识到，建筑档案管理信息化任重而道远。我国信息化管理目前还处于初级阶段，数据库容量要求高、档案信息来源分散，在规范、统一的管理方面我们始终难以突破，导致目前建筑工程档案信息化建设仍较为缓慢，无法满足经济发展和社会建设的需求。纵观全国，区域发展差别较大，不同地区档案信息的管理信息化情况各不相同。当前档案管理软件较多，使用范围也较广，但是各软件之间的通用性相对较差，数据的存储格式和形式各不相同，虽然各软件均能实现登录、输人、查询、删除等功能，但系统没有解决数据交换的问题，无法将不同方面的数据统一到一起进行数据共享。因此，除去信息化技术突破较快的个别单位，我国建筑工程档案管理大多采取“双轨制”的管理模式，电子档案和实体档案同时存在，也有部分企业管理方式停留在人工管理模式中。
2.档案利用价值还没有充分体现
目前国内对建筑档案的利用效率还较低，导致档案保存无法达到预期的目的。一方面建筑档案是建筑过程的真实、系统反映，通过档案记录的查询能够直接反映建筑过程中各个环节的运行情况，当建筑出现质量问题后应首先对建筑档案进行分析，从中查找原因。很多建筑出现质量问题后并没有对建筑档案进行查找和分析，使建筑档案的保存失去了应有的作用。另一方面，每一个建筑从设计到施工都凝聚了人们的大量心血，也往往能总结出很多的经验供后人参考。但在实际过程中，人们往往忽略了建筑档案在同类项目中的参考和示范作用，使建筑档案的功能无法得到充分的发挥。
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三、建筑工程档案的编制要求
1、必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。
2、档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。
3、档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。
4、档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。
四、建筑工程档案的特点
1、分散性和复杂性
建设项目建设周期长，生产工艺复杂，建筑材料众多，建筑信息发展迅速，影响建筑项目的因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。
2、继承性和时效性
随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工的过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目的文档资料有很强的时效性，文档资料会随着时间的推移而减少，有时文档资料一经生成，就必须传达给相关的人员和有关的部门，否则会造成严重的后果。
3、全面性和真实性
建设项目的文档资料只有全面地反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实地反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。
4、随机性
建设项目的文档资料可能产生于工程项目的整个过程当中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种的文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还是有相当一部分文档资料产生是由具体的工程事件引发的，因此建设项目的文档资料应该具有随机性。
5、多样化和综合性
建设项目的文档资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面的内容。
五、建筑工程档案管理的措施
1、思想上要重视工程档案的管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。
2、严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档的要求，对工程建设过程中形成的全部文件进行全面的检查、审核、发现问题及时的解决、补缺补漏，务必使竣工的材料做到真实、完备、及时、归档范围符合要求。
3、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在建设初期（从工程立项开始）就应该按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况、制定相应的档案管理制度、措施。建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、勘察设计单位、监理单位、招投标代理机构、施工单位以及其他等部门，因此要明确这些单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成的过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。
六、结束语
档案管理是衡量企业管理水平的一个重要标准。我们应积极的学习和借鉴国外的先进建筑工程档案管理经验，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结经验，树立档案管理的规范化和标准化，使建筑工程的档案管理更好地为经济建设服务。
参考文献：
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[3]梅先玲.试析建筑企业档案管理存在的问题及对策[J].档案时空，2015（10）：37一38.
论文作者:范学恩
论文发表刊物:《建筑模拟》2018年第34期
论文发表时间:2019/3/5
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