摘要：电力工程总承包项目档案管理，贯穿于工程项目建设的全过程，是工程建设中重要工作之一，也是工程项目竣工验收和移交的重要组成部分。
关键词：电力；工程建设；档案管理
引言
在电网工程项目建设的过程中产生大量的各种形式和载体的文件材料，引领档案工作走向国际化，为档案和档案管理提供了新的研究领域和发展契机，而如何做好文件材料的收集归档是档案工作的重中之重，是建设档案国际化管理体系的基础。
1电力工程档案管理中应注意的问题
1.1建立组织机构
工程总承包项目初期，总承包单位一定要将档案管理列入领导议事日程，明确一位项目负责人分管档案工作；成立由建设单位、监理、总承包单位专兼职档案人员组成的工程档案管理网络组织机构；根据项目的进度情况，定期召开工程总承包项目有关各方主要负责人参加的工程项目档案归档情况调度会，了解档案工作进度，解决工程建设中档案管理遇到的问题、协调各方关系。
1.2与业主充分协调与沟通
与业主充分协调和沟通是保证档案工作顺利进行的前提。在项目初期就要积极与业主的档案管理人员进行沟通，明确档案管理的各项规章、制度，积极与业主进行沟通、解决问题。
1.3建立档案信息化管理平台
总承包单位应建立工程项目档案管理系统，对工程项目进行全息化管理，建立项目档案编码体系，将案卷信息输入计算机数据库，还应与各分包方联网，通过网络化的档案管理系统，监控和指导各分包单位档案资料的形成和整理情况，随时发现问题，解决问题，便于档案归档的及时、准确、完整。
2改进电力工程档案管理的主要措施
2.1明确归档范围
工程总承包项目从签订合同开始，首先明确合同各方在工程总承包项目文件材料归档范围。一是业主作为投资方，在工程项目委托设计单位总承包之前，已经开展了前期准备工作，如：征地、立项、资金筹措等，这些工作形成的文件材料应该由业主立卷归档。二是监理方形成的文件材料，是直接由监理单位进行收集、整理、归档并向业主移交。三是总承包单位负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导、监督和检查分包单位项目文件材料归档情况；对分包单位提交的项目档案进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交齐全、完整、系统的项目档案。
2.2明确管理职责，强化监督管理
贯彻执行档案工作“三纳入”“四参加”制度。将国外电力工程文件材料的形成、积累、归档工作纳入电力工程项目建设计划和内控管理制度，纳入项目领导议事日程，纳入驻外项目部的职责范围和工作人员的岗位责任制。有条件的单位设置档案部门，没有条件的单位应至少设置专门的档案管理岗，档案工作人员需参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等。档案和工程主管单位强化全过程管控的框架设计，抓住重大节点和关键环节，检查人员亲临工程现场，监督各参建单位完成项目文件材料的归档工作，并督促各参建单位开展自查自检，发现问题及时整改。此外，应将国外电力工程档案工作情况作为电力工程项目部负责人离任审计和项目结束审计内容之一；将档案资料交接作为国外项目工作人员工作交接内容之一，档案交接不清，不得离开原工作岗位；员工（特别是外籍员工）上岗前必须与建设单位签订保密协议。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.3树立和培养档案国际化收集观念
随着全球能源互联工作的推进，档案主管部门应加大宣传力度，使电力工程档案工作者的国际化档案意识进一步提高，正视国内外档案内容的差异和收集工作的难点。在收集范围上，不管从理论还是从实际工作中，档案工作者已经习惯国内档案收集范围，而各国电力工程项目档案内容却不尽相同，有些国家档案的收集范围小于国内，这样理解和操作起来相对容易；有些国家档案的收集范围大于国内，需要档案工作者学习和了解该国的工程管理知识，从业务中寻找突破口，从而归纳总结档案收集范围，并随着业务的变化及时做出调整，这种情况对档案工作者的知识和能力要求较高。在质量要求上，国内电力行业已形成适应我国国情的标准规范和操作准则，如在工程筹备初期便提出归档文件材料的用纸标准、行文格式以及编号、编目、装订的形式等，这一做法也会得到相关单位的支持和配合；而国外电力工程建设过程中形成的各种形式各种载体的原始记录是在各国国情条件下形成的，其记录形式和载体质量也会千差万别，要求档案工作者具备去粗取精和去伪存真的态度和能力。在归档时间上，应充分考虑国外电力工程受政策、气候等条件的影响定期或者不定期收集归档文件。因此，作为档案工作者应端正态度，正视差别，寻找收集工作中的不同点，制定适合各国国情的、多元化的电力工程档案收集策略，确保档案收集的齐全、完整和准确。
2.4利用档案管理系统进行半自动化收集
国内电力工程档案收集工作已相对成熟，尤其是档案信息化的发展，为电力工程档案管理工作提供了便利。国外电力工程档案收集工作可以借鉴国内已有的归档模板，即档案工作人员通过调研制定出文件材料收集范围，将收集范围嵌入档案管理系统，符合收集范围的电子文件流转到档案管理系统前端，系统自动判断是否符合收集范围，符合的电子文件自动收集归档；档案工作人员将纸质文件题名、关键词、责任者等内容输入归档模板检索界面，检索出结果的符合收集范围，无结果的不属于收集范围。利用归档模板既能做到符合收集范围的电子文件及时收集归档，又能做到指导档案工作人员收集纸质文件材料。
2.5建立健全文件材料收集规范
电力工程档案收集规范包括工程施工现场资料管理规范、电力工程档案收集归档规范。施工现场资料管理规范用于现场施工阶段指导和约束参建单位如何收集、积累项目文件材料，规范中应明确对各参建单位业务人员和档案工作人员的日常工作要求；现场资料收集范围应包括但不限于档案收集归档范围，如往来函件、工作联系单、专题会议纪要等过程性文件；文件属性包括不限于原始记录，即凡是工程建设阶段有查考利用价值的扫描件、复印件等均需妥善保管；工程资料收集工作应与工程施工进度保持一致；规定关键节点的档案资料检查工作，如收集是否及时，文件材料完整程度，文件材料内容是否符合工程建设要求，签字等手续是否齐全等，可参考工程资料检查办法。电力工程档案收集规范是文件材料收集积累的依据性文件，主要内容包括归档文件材料的管理职责、质量要求、收集范围、方式等。在全球一体化背景下，应全面考虑传统电力工程文件材料收集积累与跨国收集工作的区别，深入研究各国差异性，采用符合当地需求的管理措施，做到差异细节化，提高规范实操性。针对境外人员流动性大的特点，可以采取随时收集、跟踪收集、定期收集、重点收集多管齐下的方式，确保归档文件材料的齐全完整。此外，跨国收集的特点是在规范中侧重于对档案工作人员的要求。
结束语
工程档案是工程建设的一个重要组成部分，是工程建设项目的历史记录，也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。保持工程档案的完整和系统，不仅是为在建工程做好当前服务的需要，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务的需要。
参考文献：
[1]陈文革.电力工程档案管理现状及完善对策[J].城建档案，2016（10）：59-60.
[2]段如鑫.浅析电力工程档案信息化管理[J].档案时空，2016（08）：38-39.
[3]江舟.新时期电力建设工程档案[J].中国管理信息化，2016，19（14）：184.
[4]张淑婷.电力工程档案质量管理控制要点探析[J].中国高新技术企业，2015（13）：189-190.
论文作者:谷玉宝
论文发表刊物:《河南电力》2018年13期
论文发表时间:2018/12/27
标签：档案论文; 文件论文; 电力工程论文; 材料论文; 工作论文; 项目论文; 工程论文; 《河南电力》2018年13期论文;