影响企业档案信息化建设的因素分析，本文主要内容关键词为：信息化建设论文,因素论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
企业开展档案信息化建设以来，通过对预期目标和实现功能的设定，发现传统档案管理存在几个问题迫切需要改进，否则，就会影响档案作为信息资源在企业发展中的作用发挥。
一、档案职能分类带来的困惑
档案分类是给每份档案一个固定的位置和顺序号，并为编制检索工具提供依据，以便于查找。好的分类方案通俗易懂，简便易行，能起到事半功倍的效果。相反，差的分类方案则过于繁琐，不易被人理解，可操作性不强。目前，多数企业运用的是职能分类法，经过十几年实践，颇感不便，主要有以下几点：
1.职能分类给文件准确定位带来困难。现代企业职能分工越来越细，有些新的职能活动无法涵盖进去。这种情况下，一种做法是按机构特性强行归类，于是造成分类原则方面的问题。另外一种做法是，频繁修改分类表使得分类体系处于不稳定状态，给整理工作带来了干扰。
2.文件的职能属性不是利用者通常使用的检索途径。对于一个企业而言，职能具有很大的不确定性。职能交叉、转移、变更、解除的情况时有发生，若干年后，人们很难准确地回忆起当时的情景，所以利用者通常不按照职能作为查找文件和信息的线索。
3.对于档案信息化建设而言，职能分类带来的最大问题是，类目层次过多，分类过细，管理人员要建过多的数据库，导致数据信息的保存过于分散。即便某类文件数量很少，也要设一个数据库，降低了计算机的批量检索效率。
4.相对于组织机构分类而言，由于职能的类目数量远远多于机构类目，因而，职能分类也使得文件背景信息的著录项目过多，无形中增加了著录人员的工作负担。
5.职能分类法给文档一体化管理制造了障碍。无论是过去文书部门人工传递，还是现在的企业办公自动化(OA)系统，基本上是以组织机构作为文件流转体系的类目。如果档案分类也实行机构原理，则能顺理成章地与OA系统有效衔接；同时，档案管理系统也可以减掉许多不必要的负担，特别是，不用再费尽心思考虑档案管理系统与OA系统衔接的问题。而职能分类法使得档案人员要对文件再进行一次归属判断，重新著录和引入数据。档案职能分类法恰恰造成了企业档案与文件归属管理事实上的冲突。
文件是如何分类的呢？它是按照文件传阅、办理对象来分的。这是一种隐性的分类，虽然事实上不存在，但效果很好，无形生于有形。这种行之有效的潜规则传递到档案管理的时候，就发生了变化。本来，按照机构分类简便易行，其最大的好处是谁形成或者谁办理，谁就是归档责任人。按照这种对象明确的事实作为分类的依据，即按照组织机构分类，既能保持与文件分类一脉相承，又能真实反映企业组织机构的变化。有充足的事实表明，档案整理工作一直存在一个误区，即长期以来，我们习惯了细之又细的档案分类手段，继而分类愈加繁琐，整理愈加麻烦，整理之后又经常不得不进行整改。随着电子文件的出现以及网络信息传输的运用，这种错综复杂的分类体系无疑成为了外界索取档案信息资源的一道壁垒。因为他们根本不了解分类的机理，于是便感到很茫然，无从入手。
随着文件电子化、网络化、数字化技术的发展，文件的信息可以被任意组合、筛选、截取、复制与发布，因而档案分类也不必拘泥于一种模式内。有两种方法值得考虑，一种是完全的组织机构分类法，其中由于技术档案采源广泛，可以按专业归口到一个职能部门，负责文件鉴定、审核与归档。另外一种是，组织机构与职能联合分类法，即公文采用组织机构分类，技术档案采用职能分类。按传统的全宗内档案分类原则，组织机构与职能联合分类可能不易被接受，但如果静下心来仔细研究分析，就会发现它是有一定道理的。
二、档案工作职能定位不准确
文件生命周期理论的引入，使得档案管理范畴前移了，工作范围也就扩大了。但是文件的一些基本特性始终没有改变，即在文件生命周期内，形成者始终是文件的责任者。因此，著录文件背景信息，确定文件密级，划定文件保管期限仍然是文件形成部门的职责。在实际当中，存在业务部门与档案部门职责不清的问题。
一是许多单位文件的保管期限和密级一直是由档案人员划分的，这样做既不科学，也不合理。由于档案人员不了解文件的使用价值属性，因而就无法准确判定文件保管期限，通常是模糊式地划定，或者是一刀切，不能针对不同文件做具体分析，降低了文件的使用效能。
二是档案管理要求与专业领域规定脱节。如财务账簿，在财务系统通常要求保存15年，而有的档案部门则规定为长期（50年）；再如财务报表，除财务分析报告外，一般月、季度报表财务部门规定为三年，而许多档案管理要求一律规定为永久保存。
三是鉴定工作在很大程度上还是盲区，文件转化为档案不是依据鉴定程序，而是凭经验或想当然，并且是“有文必档”，宁可做出“分类让步”的牺牲，在分类体系中硬性归类，也不对文件开展价值的鉴定与分析；保管期限和密级鉴定划分从来都是从长和加密，很少有销毁和降密，鉴定流程成为单一化的例行举动，完全失去了鉴定工作客观性和技术内涵，而且，档案人员也无法从专业技术角度对文件进行全面、真实性的鉴定。
档案作为企业信息资源的重要组成部分，及时、科学、合理地对其进行鉴定，在不影响企业商业秘密泄漏的情况下，扩大信息共享范围是提高档案利用效果的重要途径。
三、信息资源整合困难
自企业开展档案信息化建设以来，电子化、网络化、数字化进程不平衡。档案电子化管理是伴随企业办公自动化而兴起的，在这种背景下，大量的电子文件源源不断地输送到档案馆，给传统的档案管理带来了一系列棘手的问题。
首先，不同专业技术电子档案的数据格式不同，运行环境各异，档案部门无法对文件进行鉴定。其次，数据库结构不同，给存档的电子数据向档案管理系统的引入造成障碍。
成功经验表明，企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则，即企业信息化建设必须首先制定总体规划，信息资源整合也必须明确各职能部门的相关责任，从而搭建一个统一的信息资源管理平台和数据库机构。在此基础上，开发诸如财物管理、计划管理、生产管理、安全管理、档案管理等各管理系统。另外，企业各个管理系统操作也要有统一的标准，如信息著录格式、内容和著录项等等，为档案查询检索提供必要的文件背景信息。
数字化档案馆是很多企业追求的目标。然而，在企业缺乏统一信息资源规划的情况下，即使技术和硬件条件在某个阶段达到了数字化档案馆的要求，但是随着时间的推移，由于企业生产技术的进步，管理职能发生变化，数字化档案馆很难对所有信息资源兼容并蓄，并实施有效的管理与服务。
另外，多数企业在企业档案信息查询手段单一，缺乏元数据和文件背景信息；计算机检索功能不完善，多数为目录级检索；电子文件格式各异，缺乏统一数据标准，引入数据库困难；档案数字化进程缓慢，缺乏操作规程和格式标准，数字化成果与实际需求还存在一定差距。
四、企业主体档案作用被忽视的现象没有根本解决
主体档案发挥作用如何，关系到档案与企业发展联系是否紧密，档案工作在企业整体当中地位是否突出。对主体档案地位与作用的忽视，是造成今天档案事业局面的一个重要因素。而导致企业主体档案被忽视的原因，则植根于我国企业档案工作的发展历程。
我国现代企业档案工作创立之初，是以技术档案为主线而开展起来的。建国初，国家为了摆脱传统农业为主体的经济局面，提出了“一五”计划，开始了工业化发展历程。随着前苏联援建的156个建设项目的实施，产生了大量技术文件。因而，国家建立了相应的技术档案管理体制，管理资料的多数是懂技术的专业人员，整理原则借鉴了图书管理方法。这一时期，企业主体档案就是技术档案，这也是企业档案工作区别于政府部门的一个显著标志。
长期以来，如果我们能够一直按照这条路线走过来，围绕主体档案而开展的信息资源开发一定成效不菲。然而，“文革”结束后至上世纪90年代末，虽然国家开展了档案恢复整顿工作，但只涉及了技术档案资料的“补收补立”，没有对档案工作管理体制进行调整。这一时期，管理人员结构复杂，具备档案专业知识的人才极其匮乏，管理方法完全沿用传统的手工方式，“重政治，轻业务”现象还比较严重，技术资料失去了企业主体档案的地位，公文档案取而代之，技术档案发挥作用的几率也相对比较小。
上世纪90年代初，随着《国有企业转换经营机制条例》的颁布，企业开始着手改革，建立现代企业制度。档案工作也相应开展了升级达标、目标管理等一系列活动。然而，人们对现代企业制度下的档案工作如何进行还处于探索阶段。相对于“文革”期间停顿不前的局面而言。无论是升级达标，还是目标管理活动，也仅限于对企业档案工作基础建设的恢复。这一时期，企业关注的重点转变到以经济效益为中心，由于档案专业不是利润行业，又没有人、财、物管理职能属性，加之档案队伍结构不合理，技术档案管理方法落后状况依然存在，因此，档案工作不可能发生质变，技术档案也再一次失去发挥主体作用的机会。
现代企业制度也促使档案管理体制发生了变化，由过去的“条块结合”管理模式逐渐转变为“以块为主”。但是，由于政府部门对企业缺乏了解，对各行业特点认识不足，造成了对企业档案工作的弱势管理。因而，这种转变没有从根本上满足企业档案管理部门的职能需求，无论是机构设置还是人员配备，都无法适应企业新机制的要求。
随着知识经济的到来，信息产业兴起，人们对企业主体档案的认识也随之发生了变化，技术档案成为企业信息资源重要组成部分，为其在推动企业主营业务发展过程中，充分发挥主体档案的作用提供了前所未有的机遇。
要发挥企业主体档案的优势，必须在档案管理体制上进行改革。也就是说，使档案管理队伍结构要发生根本性的变化。企业竞争优势取决于公司主营业务的发展，而服务于主营业务的档案部门，就应该是包含掌握主营业务知识人员的专家团队。这种专家团队可能更像一个由专家组成的交响乐团，缺谁都可以照常继续工作，但缺谁又都做不好。他们的管理体制是灵活松散的，人员是不固定的，专家也不仅限于某一个专业，甚至可以针对某一领域展开专题研究。这种体制的特点是专家往来灵活机动，处理问题目的性强，效率高，不受档案机构编制的限制。
由专家组成的团队可以很好地解决诸如文件的鉴定、保管期限重新审核、档案信息定向编辑与加工，信息定向批量发布等。对于企业主营业务的需求能够提供定向的特色服务，满足不同专业领域甚至是个性化的查询条件，并且在档案管理向纵深发展，特别是主体档案服务于公司主营业务方面将发挥超乎想象的作用。