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档案数字化是随着电子计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案及其管理、利用等环节中的不断发展而出现的一种新趋势。特别是Intenet技术与互联网的发展，更是使档案数字化充满着强大的生命力，已引起全球社会的广泛关注。现就档案数字化的时代背景、内涵特征、档案数字化发展的支持环境以及我国档案数字化建设的一些基本问题等作些粗浅的探讨。
一、时代背景：档案数字化呼之欲出
早在20世纪50年代，电子计算机作为迄今为止人类最伟大的发明，便开始应用到档案部门，使传统档案工作产生了革命性变化。50年代，美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术管理档案。60年代以来，西方发达国家相继在档案部门采用计算机技术进行档案信息处理，建立和维护档案信息数据库等，实现不同水平的自动编目和检索。到了70年代中期，美、英、法、苏等国在国家级档案馆相继建立档案自动化系统。80年代以来，由于微型计算机技术和大容量信息存储技术的迅速发展，计算机辅助档案管理在全球日益普及。我国在70年代末开始尝试应用计算机辅助档案管理后，也于80年代初开始档案自动化研究工作，如中央档案馆建立了革命历史档案机读目录检索系统等。
随着网络技术的出现以及计算机技术与网络技术、现代通讯技术的结合，进入90年代以来，世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。美国政府在90年代初提出“信息高速公路”计划后，先是发达国家，随之是世界各国都开展了以数字化光纤传输、智能化计算机处理和多媒体装备为基础，以大容量、高速度传递信息为目的的大规模、高起点的国家信息基础设施建设。信息高速公路的建设，推动了档案管理由自动化向数字化的高级阶段发展。90年代中期，在美国档案与文件署（简称NARA）的牵头领导和组织下，美国建成了档案信息导航系统（简称NAIL）。该系统是拥有全国各种档案馆藏信息的联网可检索数据库，将国内所有已数字化的档案资源，按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络中，实现了全国数字资源的网上集成化查询、检索和利用，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。目前，通过NARA美国档案信息总网站，可检索到包括10个总图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案。美国还进一步计划在2009年之前，将NARA全部档案实现数字转化。紧随美国之后，加拿大、英国、澳大利亚、新加坡等国也先后着手推进档案信息数字化、网络一体化建设。
我国在全球档案数字化、网络一体化浪潮的冲击下，也积极加入了其行列。1996年4月，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划；1999年8月国家档案局组织的OA电子文件归档行业标准项目完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》的起草工作；1999年10月上海市档案馆与有关电脑公司合作开发了档案多媒体全文数据库管理系统。2000年5月，经国家档案局批准，“深圳市数字档案馆系统工程的研究与开发”正式立项，并作为本年度全国重点档案科技攻关计划下达给深圳市档案局、国家档案局科研所和北京世纪科怡公司共同承担，深圳市数字档案馆成为中国在建的第一个数字档案馆。从此，我国正式拉开了档案数字化建设的序幕。
二、内涵特征：档案数字化是档案现代化进程中的一场深刻革命
档案数字化是与传统档案工作相对而言的，它是档案信息化、现代化的重要内容之一。从概念上说，档案数字化就是借助各种现代高新技术，实现各种档案资源数字化存储、加工、流转、利用与控制的过程。档案数字化的核心是数字档案馆的建设。从业务内容上看，档案数字化建设包括以下几个主要方面：
(1)档案资源数字化整理。即使用数字模拟整合技术将馆藏各种档案数字化。这是档案数字化的基础。其基本途径有三：一是档案馆把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成系统三次文献档案信息，并以数字化方式输入计算机上网；二是利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理；三是直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。
(2)建设档案馆数字化信息资源库。包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等。档案数据库是档案计算机管理系统的核心部分，馆藏档案的数字化有赖于海量存储系统，因而海量存储技术在档案信息数字化进程中具有重要作用。目前我们主要依赖的是光盘技术。
(3)建设档案数字化信息网络。目的是把数字化的档案信息在互联网上发布、传递。档案资源的数字化，最终目标是为了实现档案管理的最高境界——信息共享。互联网技术的发展，为此目标的实现插上了腾飞的翅膀。不同区域的档案馆与国际互联网连接起来后，档案馆和世界各个角落的利用者就连接了起来，用户通过计算机上网，就可以远距离地检索到网上开放的所有的国内、甚至国外的数字化档案资源。档案数字化信息网络建设包括档案信息网站建设、内部局域网建设、国家档案信息总网站建设等。
档案数字化同传统档案工作相比具有显著的区别，档案数字化将会引发档案管理发生显著的，甚至是实质性的变化。
首先是馆藏档案资源数字化。在传统档案管理中，档案馆的馆藏形式为档案原件，以收藏纸质档案为主要内容。而档案数字化之后，馆藏形式转变为以数字信息资源为主，电子文件、光盘、多媒体等载体形式将取代纸质档案的地位，并且各种纸质档案将会转化为二进制数字存储起来，实现数字转化。
其次，馆藏工作自动化。在传统档案管理中，档案管理业务主要是手工作业，诸如手工编目，手工检索，人工标引，人工统计等等。档案数字化之后，则转变为计算机自动化编目、电子检索、自动标引、自动统计等等。
第三，馆藏档案信息传输服务网络化。在传统档案馆，档案利用服务限定在特定的物理空间地域上，专为到馆利用者服务，在档案资源的利用上，很少有超出馆址的空间传输过程。而档案数字化后，数字档案馆是一个开放的信息系统，它可以利用网络交流与分发信息，可以超越时空限制，进行远程存取的信息服务。全球档案馆借助互联网，可以联结成为一个巨大的档案信息网络，档案信息在网络上被传输、检索和利用，档案馆可面向全球利用者提供网上服务。
第四，馆藏技术高级化。传统档案管理以纸和笔作为档案信息记录和传递的主要工具，档案库是一种“纸库”或“架阁库”。而档案数字化则用“电子”、“光子”等数字信号形式的信息存储和传递方式取而代之，档案库变成了“电脑库”。档案数字化依赖被称为“记录革命”的计算机信息存储技术、光缆通信、网络技术等现代信息技术支持，技术上更先进，给档案管理带来新的管理方式和新的管理空间。
总之，档案数字化是有其特定内涵的，其给档案管理工作带来的影响是深刻的、革命性的，给档案管理工作带来的变化是全方位的。它既因现代高新技术的迅猛发展所使然，又是未来档案管理工作发展及档案信息化、现代化的基本趋向。因此，在档案数字化浪潮已经到来之际及其发展过程，亟待深入研究和探讨档案数字化建设的一些主客观条件与时代使命，主动迎接档案数字化时代的到来。
三、支持环境：档案数字化需要具备一定的主客观条件
档案数字化是人类历史上档案管理的一次革命，在它的产生、发展过程中，既会遇到一些技术难题，又会对档案管理人员的素质提出新的要求，需要进行技术变革、观念变革，创造条件推进档案数字化进程。
1.技术条件。档案数字化本身就是当代高新科学技术发展的产物，其建设必然依赖相关高新技术的支持。就档案数字化建设的具体对象——数字档案馆而言，其本身就是一个大规模的技术集成系统工程，在这个工程中需要大规模的软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等的有机组合。档案数字化建设还要以宽带高速网为传输通道，使丰富多彩的档案信息、多媒体信息在馆际间互换，并传递给利用者。档案数字化还要依赖众多的档案管理技术，诸如档案分类、索引、检索技术，数据存储技术，数据压缩技术，数据加密技术，数据传输技术，条码识别技术，版面识别技术，影像自动处理技术等等。这些相关技术的成熟程度及其普及程度与研发能力在很大程度上决定着档案数字化的进程。从我国目前的现状来看，大面积铺开档案数字化建设的技术条件尚不成熟。诸如，在传统档案馆向数字档案馆变革过程中，面对一个主要的技术问题是，档案信息资源数字化的技术还不成熟且不经济。现阶段信息资源数字化的主导方式是键盘录入和光学字符识别扫描输入两种。前者的主要缺陷是速度慢、效率低和成本高，后者则存在图像质量不高、字符分类、源文献的“背景干扰”、扫描速度和单位成本高等缺陷。在网络技术开发与档案信息网络建设方面，目前我国档案信息的网络化建设由于缺少统一的技术标准，故无法对各馆档案数据库进行搜索，从而造成数据库资源无法共享。因此可以说，我国的档案信息网络工作总体上仍处于理论的探讨阶段，尚未形成实践性推广。
2.人员素质。档案数字化首先意味着现代计算机技术、多媒体技术和现代网络通讯等技术的广泛应用，而这些新技术在传统档案管理中是没有接触到的，即使随着20世纪80～90年代以来档案管理自动化的推广，多数档案管理人员开始接触使用计算机技术，但同档案数字化的要求相比，亦是无法适应的。同时，档案数字化后，档案信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、销毁、统计等全过程都在发生巨大变化，档案管理者所担当的社会角色也会随之发生重大变化，他们不再是单纯意义上的档案保管者，他们应当成为：信息资源的管理者；信息资源的分析与组织者；信息提供与传播者；信息利用的导航者。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。这是档案数字化对档案管理者素质水平提出的极大挑战。
3.管理理念。由于档案数字化与传统档案管理工作相比，发生了许多实质性的变化，因而传统的档案管理理念必然受到巨大冲击，必须重构新的管理理念。
(1)档案馆将不再是一个实体机构，而是一个以数字化方式存在的，开放有序的信息运营管理系统。在传统档案管理中，档案馆是一个库房式的管理机构，是一个实体机构。而档案数字化后，档案馆变为数字档案馆，或称虚拟档案馆，它建立在现代信息技术的全面应用基础上，以数字化方式存在，用户借助互联网，不需到实物形态的馆（室）去，便可在其数字化的信息空间查阅有关的目录、索引和档案全文，从而成为纯粹的信息运营管理中心。由此可知，档案数字化后，档案馆将不是侧重实体机构建设，而是数字化信息运营管理系统建设。
(2)档案馆工作中心将不再是馆藏而是用户。传统档案馆主要为到馆利用者服务，其服务对象的区域性、地域性很强，服务半径十分有限。而数字档案馆则截然不同，它通过互联网，面向全球利用者服务，开放性、国际性特征突现。在此背景下，馆与馆之间的竞争显性化，各馆不再可能“划地为牢”，“锁住”本地区的潜在用户。如果档案馆不以用户及其动态变化的信息需求为中心，不在网络时代更加重视馆藏的特色及其内容的优化与充实，那么，就会因为馆藏档案信息的贫乏、重复、低质量而不受欢迎，而流失原有用户，更无法吸引新用户，从而影响档案资源的利用及其开发价值。因而，档案数字化必然要求档案馆工作中心由馆藏向用户转移，重点抓好特色、丰富、高质量的数字化信息资源库的建设。
(3)档案管理理论和方法的扬弃与创新。档案数字化后，我国过去长期实践中形成的一套较完整的具有中国特色的档案管理理论与方法将会不完全适用。例如，传统档案学的重要原则之一是集中原则。但是对于数字档案馆，其馆藏是集中保存好，还是分散式保管好？从国外档案界和中外图书情报界的数字化实践看，人们倾向于分布式管理，它也是网上信息管理的一种通用模式。显然，“集中统一”这个神圣不可侵犯的原则受到了严重的挑战。
总之，档案数字化要靠先进的理念来支持，只有根据档案数字化的特性，在新技术应用与传统思想的碰击中，扬弃传统理念，创立新型数字档案管理理论与方法，才会促进档案数字化进程的健康发展。
除了技术条件、人员素质、管理理念外，档案数字化的支持环境还包括物质条件、财务资源、法制环境等。
四、迎接挑战：我国档案数字化建设将是一项长期、艰巨的战略任务
2000年，我国制定了《全国档案事业发展“十五”计划》，在“工作任务——档案信息化建设”中明确提出：“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、上海、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点。建立完善一批内部局域网，有条件的档案馆要实现馆藏开放档案目录的网上查询和浏览服务。”这就是现阶段我国档案数字化建设的战略方针。它明确了现阶段我国档案数字化建设处于试点阶段，也就是初始阶段，从中可知档案数字化建设的长期性，其任务也是艰巨的。为此，在加快档案数字化进程中，应根据档案数字化的主客观条件的要求以及我国的国情、国力，把握全局，抓住要领，突出重点，科学推进。
就现阶段而言，我国档案数字化的战略任务主要是：
1.加强宏观规划，推动一体化的档案信息网络的创建
创建一体化档案信息网络是档案数字化的物质基础，是实现更大范围内档案信息资源共享的必然趋势，更是建设和发展数字档案馆的“前奏”。美国、加拿大，欧盟等的做法值得借鉴。结合我国国情，我国档案信息网络一体化建设的基本思路与对策是：
(1)建立专门的档案数字化、一体化、网络化协调组织机构，组织国家档案信息网络的总体设计与技术攻关，加强档案信息网络一体化的宏观管理。
(2)研究、选择档案信息一体化网络的具体的组织与实现方式。从国际上的做法来看，一体化网络的组织方式有两种较为典型，一是数据库方式，即将全国／整个地区的全部档案信息资源组成各种通用或专用型数据库；一是联机目录方式，它是以国家档案馆作为全国联机目录中心来对其他入网档案馆的档案信息进行统一编目。加拿大档案信息网络建设采取了由省级到国家级、由分散到集中的渐进型发展模式，既强调了整个网络一体化进程的最终实现，又兼顾了各地区网络化发展不平衡的实际。我国可借鉴加拿大的经验，采取联机目录方式与渐进型发展模式来实施档案信息网络一体化。
2.分阶段推进档案数字化进程
档案数字化是由传统档案馆向数字档案馆转变的过程，它不可能一蹴而就，有一个转变过程。一般来说，它需要经历三个发展阶段：第一是档案馆工作自动化阶段，包括档案自动编目和检索、档案自动标引、计算机局域网与档案信息共享。第二是单个档案馆的数字化阶段，核心是馆藏档案的数字化并上网。第三是联合数字档案馆阶段，即通过网络互联技术，将个体数字档案馆联合起来，实现数字化信息共享。
从我国的情况来说，目前档案工作自动化已有一定基础。截至1998年底，全国各级各类档案管理部门已有计算机18818台，开发了上百个各种类型、各个层次的档案管理实用系统。另据吉林市2000年初的调查，全市一级立档单位中微机普及率已达到了100%，其中有单独微机室（有2台微机以上）的单位有52家，占61.2%；采用了WPS2000或Word97、Word2000的单位有71家，占83%。同时，近年来我国辽宁、青岛等地已开始建设数字档案馆的试点工作，到2001年已有17个省档案馆建立了自己的网站，各级档案部门通过政府信息网开通档案网站近200个，深圳市数字档案馆建设项目列入了2001年度国家高技术产业发展重点攻关计划、进展顺利。据此，可以说我国档案数字化建设已开始进入第二个发展阶段，即个体档案馆数字化阶段。
在此阶段（即第二阶段），我国档案数字化建设存在以下一些主要问题：(1)数字档案馆缺乏统一规划、统一标准，数字档案管理标准化、规范化进程滞后；(2)各馆数字化建设以本馆为中心，独立进行，缺乏馆际合作、交流与分工，耗费更多的人力、财力、物力，违背信息资源共享的最终目的以及网络化建设的初衷；(3)上网档案馆数量少，并且存在着“少、慢、差、难”等诸多问题（即有特色服务的档案网站少、档案网页内容少、访问的网民少，网页内容更新慢，网页制作质量差，进入网站难、联网难、沟通难等等）。因此，应当加紧档案数字化标准的制订；加强馆际之间的合作，通过分工，开发出各有特色的丰富实用的档案数据库，提供计算机网络；加强档案信息网站的建设，一方面扩大上网档案馆的数量，另一方面提高档案馆上网的质量，在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案馆形象等方面实实在在下功夫，从而更好地推动档案数字化建设。
3.加强档案数字化基础建设
主要是两个方面：技术基础建设和人才基础建设。在技术基础方面，要加快建立现代化的通讯设施，还要加强档案数字化技术的研究开发、应用与推广。在人才基础方面，要做好四方面工作：(1)根据档案数字化建设的需要，吸引一批具有现代科技知识的专业人才；(2)通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；(3)对现有档案人员进行业务和科技知识培训；(4)在高校中加强数字档案管理人才的培养。通过上述种种途径，尽早造就一支高素质复合型的档案人才队伍，为档案数字化建设提供最根本的人才支持。