档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？
1必须加快档案管理基础平台建设
档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。
档案管理信息化建设要发展就必须要实现硬件体系的投资。首先，要加强档案基础设施的建设。档案信息化的基础硬件设施建设包括信息化设备的建设，这些系统的建设目前很多单位已经配备了，但是要注意适时更新，确保管理工作的全面发展。其次，要加强档案信息资源的建设。档案信息资源是档案管理工作的重点，相关的档案信息必须形成资源库，主要内容包括：对需要存储的档案进行数字化归档、对原始没有电子档案化的问卷设计归档计划，进行有计划地处理，便于形成资源库。另外，应用系统的建设工作也要逐步开展。随着信息时代的不断发展，计算机技术也在日新月异的变化，各个单位利用计算机信息化进行管理的程度逐步加重。层出不穷的计算机设备给我们的生活带来方便，但对于网络设备的维护，应设立完善的设备维护档案管理系统，更有助于网络设备的维护工作顺利开展。
2档案管理信息化与电子政务建设同步发展
档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。
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3提高档案管理现代化水平
在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。
4加强档案管理中信息技术人才的培养
在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
5统一档案信息资源管理规范
档案管理标准化是档案信息化建设的重要基础。档案信息化建设是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。所以，档案信息资源的管理规范必须统一。比如：必填的项目该如何填写，选填项目可否由填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格规定电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。档案管理的统一规范通过制定和贯彻各种管理准则、管理规范，使档案管理内的分工协作得到了统一，保证了档案管理中各项工作分而不乱，使各项工作有机地联系起来，在档案管理中取得更佳的效果。
档案信息化管理工作要明确责任，确保信息化数据的安全运行。首先，要明确档案信息管理人员责任，具体来讲档案管理组织应该建立相关的责任明晰制度内容，例如，《电子文件归档与电子档案管理办法》。在责任划分下能够更好地从实际出发，对出现问题的环节能够及时找到人员解决信息化安全问题。其次，要注意数据安全的处理工作：其一，严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。其二，存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来存储介质禁止在档案计算机上使用。另外，要健全和完善档案管理业务的流程和技术规范。归档流程必须严格按照规范要求去做，不可以自行处理；技术管理则需要统一使用软件，规范档案形式。档案管理标准化包括：其一，档案整理标准，要求整理能够实现全面细分。其二，统计标准，例如：组织档案统计调查是一项科学性的工作。必须确定统一的调查目的和任务，确定好调查对象、单位、时间、地点，调查方法和调查提要，这样才能使统计调查按最必要的项目和统一的口径进行，从而获得所需的原始材料。其三，服务各项技术标准等，例如，信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行；信息录入要准确，只有准确的数据，数据库的后期维护才会有意义。
综上所述，在科学技术不断发展的今天，档案管理信息化的建立和运作，虽然牵涉到工作方式和观念的转变，但这无疑是档案管理发展的必然趋势，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识、注重实际。总之，档案管理信息化的实现将会使档案事业迈上一个崭新的台阶，为社会创造出更多、更好的利益。
论文作者:王玲
论文发表刊物:《基层建设》2018年第30期
论文发表时间:2018/11/15
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息资源论文; 信息化建设论文; 信息管理论文; 人才论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第30期论文;