信息化与管理改革_信息技术的发展论文

办公自动化(OA)使用信息技术工具来提高办公室工作人员的效率和效能。办公室工作人员的工作主要是处理文字信息、处理数字信息、存档、沟通和决策。前几项工作可以借助信息工具完成得更快更好，确实提高了办公室工作的效率和质量。

把在生产控制和管理中不同的应用结合成一体，构成一种多功能集成一体化系统，就更能发挥信息技术的作用。例如20世纪60年代出现的依据产品结构所需物料和完工日期进行生产计划和物料控制的物料需求计划系统（MRP系统），商业中从收款机、POS到数据采集、核算以及指导经营管理的总系统所构成的集成系统等等。

信息技术在管理中半个世纪的实际应用，当然收到了一定成效，但比起其他领域来却是十分逊色的。在基层的数据处理系统的应用中，确实收到了很好的效果，许多系统一直使用到现在（有些虽然也经过了升级更新改造），但一些高层次与深层次的应用却并不理想，不成功的是多数。

根据国外一些典型的分析报告所列举的几组数据可以看出，已开发的信息系统失败的占多数。1979年发表的一份报告指出，对57个项目的调查结果是：46%的项目拖延工期，平均拖延7个月。59%的项目超出预算。1982年的一篇文章报导说，有75%的系统长期没有结束开发工作，或者开发出来也不能用。1995年一份报告对365家公司的调查结果是：有31%的项目在完成之前被取消，53%的项目超预算并且没有达到预定功能。在3682个项目中只有12%的项目按时和按预算完成。类似这样的宏观数字在国外其它文献中也大同小异地出现过。

至于国内的情况，至今还缺乏统计，据有关材料报导，大约有70-80%的大型系统是不成功的。根据洛桑管理学院对世界46个国家和地区的统计和研究，中国的计算机拥有量占全世界1.1%，排名第12，但在信息技术满足企业需求程度上排名是倒数第三（第44位）。

据著名的华裔企业家王嘉廉的估计，美国近十年来在信息化方面投入3万亿美元，其中三分之一是白白浪费了的。这也就引起美国有些论著在评价这方面的工作时，认为在人类奋斗的历史中，还没有像今天这样付出如此大的代价而取得如此少的成果。

当然，从开发方面和从用户方面的评价和估计并不一致，开发方总认为系统完成建设的是多数，但对用户来说，即使开发出来了，未能达到原定要求和指标，或者在时间进度上与经费开支上未能符合原定计划，以及不能长期正常使用，也不能算是成功。

近年来，国内外对于这种不成功的原因进行过许多剖析，发现问题多半发生在下列几方面：

（一）用户方面，在思想上和工作上缺乏开发和使用的准备，目标不明确；

（二）开发工作组织得不好，缺乏用户配合，开发者对管理业务不熟悉；

（三）技术方面选择不适当；重硬件而轻软件；

（四）数据准备不足或不符合需要；

（五）系统的规划设计跟不上管理业务的变化。

总的说来，就是信息技术与管理业务的脱节，形成了两张皮。

如果我们从信息技术在管理领域中应用的动因来分析，可以看出，过去相当一段时期内，大多数企业的系统建设是由技术推动而不是由需求牵动的。这些企业受到信息系统开发商或信息产品推销商的鼓动，或者看到国内外企业信息化的大趋势、同行的信息化建设举措，希望自己也不要落后，在过去计划经济年代还有上级领导的信息化计划的指令，在不明确本企业信息化的实际要求的情况下盲目上马。而信息系统开发或产品推销部门只顾推出自己的技术或产品，对用户的业务未做认真调查就匆忙进行规划设计、开发，这就难免做出削足适履的事来。

近年来国内外信息界都注意到要想使信息化获得成功，必须与管理相结合，需要开发一方对管理业务有深入的而不是浮光掠影的了解，启发企业的领导和业务人员提出符合实际的信息技术应用的方式，使信息工具在管理业务中真正发挥作用。

但是仅仅与当前的管理现实情况相结合常常是不够的。当前由于经济发展引起了管理的变革，如果不考虑这一变化，即使建成了满足现有情况的信息系统，不但无法适应变革的新形势，甚至会成为变革的障碍。因此，我们必须采取一种新的思维方式不失时机地抓住变革的时机，研究信息化与管理变革之间的相互影响，使它们相互促进，共同发展。

当今世界经济发展及其所引起的管理变革

当今世界新的科技革命正在引起社会经济结构、生产方式和消费结构的重大变化，深刻地改变着世界的面貌，推动着世界经济的持续发展。这个时期世界经济发展的主要特点表现为：

1、经济全球化；

2、经济发展高科技化与知识化；

3、市场需求的多样性和多变性；

4、“虚拟经济”的形成和发展。

上述几方面的特点引起了企业之间的激烈竞争，许多新兴企业纷纷进入市场，产品迅速更新换代，产品生命周期变短，以价格、适销对路与优质服务为基础的竞争异常激烈。这种充满了竞争的局面使得长远计划和设想变得越来越困难。在这种形势下，企业要想求得生存和发展，特别需要创新精神。创新是新时代企业的生命。

应当指出，世界经济的这些发展趋势直接或间接地与信息技术的发展紧密关联，全球经济一体化与企业经营国际化，首先要依靠信息技术所提供的条件。高科技化与知识化需要信息技术作为支撑。虚拟经济的技术依托正是信息网络和信息工具。如果没有发达的通讯基础设施和完备的信息网络，要达到这种一体化、国际化、高科技化与虚拟化是不可想象的。

随着经济与科技的发展，传统的管理思想和管理模式越来越不适应当前的要求。二十世纪九十年代以来，在发达国家兴起了管理变革的浪潮。一些有代表性的新思想和新模式陆续创立，并正在接受实践的考验。

我国在实现九五计划与2010年远景规划的过程中，要实现两个具有全局意义的根本性转变：经济体制从传统的计划经济体制向社会主义市场经济体制转变，经济增长方式从粗放型向集约型转变。它们都关系到管理变革，而其涉及因素与影响深度较之国外的管理变革实有过之而无不及。但建立社会主义市场经济毕竟是前无古人的事业，没有现成的经验和模式可以借用，只能从中国的国情出发，以先进的理论为指导，在实践中总结提炼自己的经验，并借鉴国外的先进思想、模式和方法。当前国外的一些可资借鉴的管理变革思想和模式，可以列举出下面这一些，它们都直接间接关系到信息技术的应用。

（一）再造工程：这是90年代初提出的一种管理变革思想。所谓再造工程（也有人译为业务重组），就是对业务过程所进行的基本再思考和根本上的再设计，以显著改善像成本、质量、速度、服务等关键性绩效指标。它不是对旧过程修修补补，而是破旧立新。要跳出旧有思维模式，以一种高屋建瓴，势如破竹之势，对过程进行根本改造。

它着眼于“过程”，简化原来需要历经多个部门的复杂信息流程，消除由此产生的失误、延迟、返工，大大提高工作效率和工作效果。

再造工程需要借助于信息技术这种有效的工具，它可以在工作流程的重新组织上作为一种强有力的沟通手段，促使流程简化和高速化，而且还可以在一些计划、调度、协调方面引入定量分析与仿真方法，使新流程建立在科学化管理方式之上。

（二）学习型组织：这是指一个组织（如企业）如何进行自我调整和改造，以适应迅速变化的环境，求得自身的生存和发展。它强调一个组织应具有学习这一素质，这种学习是组织化的（集体的）学习，涉及整个思维方式的转变，系统思维的建立，以及对目标远景的共识。这种基于系统、适应、学习诸多概念的管理变革思想，若干年前已经萌生，但最近几年通过信息工具的应用，把它发展到可操作的阶段，作为一种转变管理思维的思路，在管理学术界和企业界产生了很大影响。

（三）组织重构：当前出现的组织重构，主要有组织扁平化、网络型组织和虚拟组织等形式。

最早的组织模式是以直线式为主，自上而下具有明显的金字塔结构，是一种纵深分层的组织结构。中间层次的职能是向下传达高层领导意图，向上反映所收集的大量基层信息。这些职能大部分可用现代信息技术来实现，而且可以减少延迟、失真并进行信息过滤，信息技术的应用可以减少组织层次，促成组织结构扁平化。

上世纪70年代美国一些企业已经感觉到规模大并不一定就经济，应该借用其他组织的力量来进行更有效的生产，自己只生产一些核心零部件，以及进行最后装配与调试。它们选择一些供应商作为长期合作伙伴，这样就形成了企业网络，形成一个合作性的企业组织群体，在这个组织群体中，每个组织都是独立的，通过长期契约和信任，与核心组织联结在一起，优势互补，形成命运共同体，共同发展。信息网络的应用是企业网络化的技术基础。

虚拟企业是由不同的企业（或其中一些部门）按某一特定任务要求而临时组建的企业，没有看得见的有形的公司，但却是一个经济实体。任务完成后便宣告解散。这样容易发挥各组成部分的专长，顺应多变的市场形势，抓住机遇，迅速组建虚拟企业；可以简化管理；更重要的是可以采用新的产品开发方式。这样的企业可以跨地区甚至跨国跨洲，可以跨行业组成。它的存在以具备发达的信息网络为前提。

（四）精捷灵（或简称捷柔）生产：精益生产、敏捷生产与灵活（或称柔性）生产这三种先进生产方式有一定的交叉，所以可将三者合并起来称为一种综合的生产方式。要形成这样一种生产方式，构成这样一种系统，必须有一个强有力的信息网络来进行支撑，将技术、管理与人力综合集成为一体，相互依存，相互协调。

除了上面列举的几种变革思想与模式之外，还有像“核心竞争力”的思想，即如何发挥企业的核心优势去占领市场的思想；“并行工程”：把原来串行的开发过程尽可能并行起来以缩短开发过程的思想等，也都是现代管理变革的新思路，而它们无一不与信息技术的应用有关。

我国当前提出的两个根本性转变的具体化——三改（改制、改组、改造）一加强（加强管理），就其内涵而言，包含了上述管理变革思想的内容，应该结合国情，探索和实施有实效变的革方式方法。

管理信息化建设应与管理变革相结合

为使信息化有效地在管理中发挥作用，必须通过信息化与管理变革相结合来实现。历史的经验与教训已说明了这一点。30年来管理信息系统的开发成败的历史表明，凡是能与管理业务紧密结合，并对不合理的业务流程加以改造的，就取得成功，否则就会遇到挫折，导致失败。

从电动机的应用历史中也可得到启发，电动机刚发明出来时，代替蒸气机用天轴传动带动多部工作机，这给厂房布局和工作机的操作带来许多不便；后来发展到单机传动，增加了许多灵活性；再发展到工作机各部件单独用各自的电动机驱动，就更容易控制了。随着特种电机的出现，像仿型、数控、加工中心等就都出现了，这表明电动机与工作机的相互靠拢，是以工作机的改革为条件的。现在电动机已经是无处不在，并嵌入到各种工作与生活设备之中了。如果把信息技术工具类比于电动机，管理业务类比于工作机，就会发现，这里同样有一个相互靠拢的需要，并以管理变革为前提。

我们认为，要使信息化事业与管理变革相结合，健康而顺利地发展，应该注意下面几点：

（一）“统筹规划，分步实施”，既有长远战略考虑，又有近期实际安排。处理好点、线、面的关系。“点”是指某一具体事务处理环节的信息化，“线”是指某一业务流程按管理变革的思想加以重组并加以信息化；“面”则是指整个企业、组织进行革新重组，利用信息化工具来形成企业的神经中枢。

在现在这样一个全球经济迅速发展、管理思想、组织、方式方法都面临重大变革的形势下，信息化的战略要与组织中的战略相匹配，信息化的规划和实施必须从全局着眼，从“面”上加以统筹研究。但其中包含了许多业务流程“线”，还要具体分析研究，加以改造重组，而流程中每一个环节，每一个“点”也要具体加以考虑。

（二）要重视信息化过程中人的因素问题。根据当前国内外对信息基础设施的理解，它应该是一个能给用户随时提供大量信息的，由通信网络、计算机、数据库与日常设备以及人员组成的网络，人员不仅指的是提供信息与服务的人员（信息专业人员），还包括使用信息改进自己工作的各界人士。

信息基础设施的四个组成部分中，最关键的是人。在信息化工作中的人有三个层次：

1、从事信息装备制造和信息系统开发的人员，这个层次的人员主要工作在信息产业中信息装备制造为主的企业、单位之中。

2、从事信息系统运用、提供信息技术服务的人员，这个层次的人员主要工作在政府机关、企事业单位的信息中心或信息服务咨询企业之中。

3、使用信息系统来进行或协助自己的业务活动的广大从业人员，这包括各行各业的专业人员中直接使用信息工具的那一部分。随着信息化的日益发展，信息工具的日益普及，这部分人员愈来愈多；直到所有机关、企业的领导和办事人员都将进入这个层次。

在上述三个层次中，前两个层次的人员是信息专业人员，后一个层次是其它专业人员，要求他们掌握信息技术与工具的使用。

信息基础设施的建设与运用过程中，人的因素是成败的关键，特别是第三个层次的人——用户，他们是信息技术应用的需求的代表。如果他们能正确反映信息化需求，并积极参加信息化工作，便能使信息基础设施的建设顺利，运用成功，他们就是信息化的动力。倘若他们对信息化认识不足或者心存疑虑（如怀疑信息化会使他们丧失权力，丢掉工作等），便会成为信息化的阻力。

正因为如此，在推行信息化时，首先应该把人的行为与各种生产业务活动所组成的人机系统作为一个整体来加以考察研究，正确分配人与工具的分工。因为在这样一个有众多人员在内的复杂巨系统中，发挥人的主观能动性比发挥信息工具效能更为重要。要把“人围着计算机转”转变为“计算机随着人转”。

为了使信息化深入业务实际，因此信息化建设的队伍不能单纯由信息专业人员组成，必须有各个业务领域的专业人员参加，相互配合。不但有专业人员参加，还要有领导人员参加，特别是高层主管人员必须亲自参加领导，明确目标与方向，全面筹划、组织实施并协调内外各方面的关系。还应该培养各领域中的领导与专业人员的信息意识，使他们结合自己的业务提出自己如何利用信息工具来改进自己工作的想法，与信息专业人员密切合作，开发和使用信息系统。

此外，人员的教育培训问题也应加以研究。当前在学校教育与各类培训中，有重技术、轻管理、忽视有关经济、法律、社会问题的偏向，对领导人员的培训与一般工作人员同样对待，忽视在宏观上向他们介绍信息化的应用前景与可能遇到的问题，尤其是组织行为方面的问题，而这恰好是他们领导信息化建设时最需要解决的。

（三）为使信息技术和信息资源更好地服务于未来的管理模式，对于信息资源的管理与转化应当加以重视。信息的获取、传递、处理与有效利用是极为重要的任务，因而信息管理作为一个重要的问题，开始受到人们的关注，成为一个跨部门、跨学科的领域。特别是当前信息化建设进程中，出现了重视信息装备建设而忽视信息资源建设的倾向。为克服这种偏向，对信息资源建设与管理的规划与实施更是刻不容缓的事。

当信息基础设施有了一定发展，信息纷至沓来时，如何运用人的有限注意力资源来选择吸取有用的信息，是信息管理中的重要问题，由于信息的无处不在，而各个领域中的信息又各有其特殊的复杂性，对于它的本质属性、特征、产生、流动、处理、利用等的分析研究，应该作为一个独立的领域来看待。

我们应该从广义信息系统工程的角度研究信息系统中各种信息设施（硬件与软件）之间以及各种信息与各种人员之间的相互依存关系，要着重研究信息的支配权问题，对系统的持续发展与演化，并和资源投入结构相联系进行经济分析。

（四）适合国情的信息化进程的方法与步骤，也应加以重视与深入研究。企业的再造与信息化不是一蹴而就的，如何兼顾需要与可能，使工作能分阶段、有步骤地进行，应结合我国具体情况来研究可行的策略和步骤。例如结合实际情况确定在(1)自动化、(2)合理化、(3)流程再造、(4)组织再造、(5)经营模式转变这五种不同变革程度中，怎样按点、线、面来选择适当的进程。

（五）对于一些容易忽视的问题，如信息安全问题、法律法规问题、标准规范问题、信息伦理道德问题（它和信息意识、信息能力共同构成人的信息素养）等都应给以关注。

结合改革与发展重点进行信息化

在我国当前形势下，结合各行各业的改革与发展重点进行信息化工作，更有现实意义。为此应当研究当前与今后各类管理变革的趋势以及信息化对它的促进作用。这需要考虑：

在传统产生的更新改造方面，生产方式及其管理的变革。由于采用先进制造技术，应该着重推广应用计算机辅助设计与制造(CAD/CAM)、企业资源规划(ERP)、计算机集成制造系统(CIMS)等，使得信息技术工具成为生产变革的有力手段。

在企业组织结构与业务流程的变革方面，当前企业组织结构为适应经营销售方式的改变，通过社会化协作与契约关系进行外包，已逐步转变为扁平化的网络结构，我国东南沿海民营企业已经和正在形成这种企业网络，虚拟企业也在迅速形成与发展之中。这也许会成为改革与发展的一个亮点。无论是企业还是各种组织机构，业务流程也需要从根本上加以根本改变和重新设计，如何实施基于信息技术的再造工程，便是一项重要的创新任务。

在营销方式的变革方面，传统的营销模式由于信息技术的应用开始发生变化，网上营销开始建立和发展，推动了电子商务的建立和推行。为了与世界接轨，我们必须事先作好各方面的准备，在商务活动中，物流作为物质实体从供应者向需要者进行物理性的移动，是社会再生产过程中不可缺少的中间环节。

我们这里所说的“物”，广义地讲，是一切有经济意义的物质实体，包括生产过程中的原材料、零部件、半成品与成品，以及流通过程中的商品，还有消费过程中的废弃物品。物流就是物质资料从供应来源处经过生产和销售到最终消费的整个过程中的一切物流活动。在流通费用中，物流费用所占比重是很大的。1995年我国对北京、郑州、石家庄三地50多种生活用品的调查测算，在不计税金的商品零售价格中，各种费用所占百分比如下（以零售价为100%）：生产费占54%，流通费占46%，其中物流费占24%，销售费占12%，利润占10%。

在物流费的24%中，运费占14%，包装费占3%，装卸费4%，保管费3%。个别离产地较远或容易变质的商品，物流费可占零售价的60%以上。这时流通费就不止是46%而要大大超过生产费了。因此，西方经济学家把在生产中由于降低物质消耗而增加的利润称为第一利润，把因节约活劳动而增加的利润称为第二利润，把因节约物流费用而增加的利润称为第三利润。现在由于科学技术的进步，第一利润来源可供挖掘的潜力越来越小；由于管理水平与手段的进步，第二利润来源的潜力也不太大，因此开始从第三利润来源上去挖潜。

物流的信息化，表现为物流信息的代码化、数据库化，物流信息处理使用计算机，物流信息传递的标准化与实时化等。当前在管理领域中兴起的供应链管理(SCM)，是物流系统的充分延伸。

现在先进国家开始实行的横向一体化，是在产品的整个生产过程中，核心企业在设计、制造、销售环节上各选全球最优秀的企业，形成一个企业群体，构成了一个从供应商、制造商、分销商到最终用户的物流和信息流网络。由于这一巨大的网络中相邻的节点（企业）都是供求的关系，形成一个链路，所以称为供应链。供应链管理是将供应商、制造商、分销商直到最终用户连成一个整体的管理模式。这不仅涉及商业系统，而且涉及运输、银行、证券、海关、税务以至于政府有关部门。我国当前企业信息化与银行信息化水平与真正实现电子商务还有较大差距，但为了与世界接轨又不能不迎头赶上，这就需要研究如何从网上营销起步、逐步发展的策略与步骤。

世界经济的发展引出的金融市场的建立和发展，使得财富的形式由过去的实物形态逐渐转向货币形态、知识形态与实物形态并存，使财富日益无形化与虚拟化。由于信息技术的应用，资金流动非常之快，使金融市场成为世界经济中机遇和风险都极大的一个领域。我国正在建立规范化的金融市场，股份制企业与金融市场有着密切联系。

如何利用信息技术建立我国金融监管体系，并使企业能够充分利用金融市场的积极作用，以趋利避害，是一个极有挑战性的任务。上面几方面又是互相关联的，可以通过价值链把它们贯穿起来。信息系统正是贯穿的工具。

为适应市场环境的不断变化，企业的经营战略、组织结构、运作方式也都要进行变革，这就要求企业是一个学习型的组织，发挥集体智慧。如何藉助信息系统使企业变成学习型的组织，也是当前受到重视的课题。

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