摘要：随着社会的不断进步和科学技术的飞速发展，现代文件管理，特别是依靠手工调整和手工检索的文件管理已无法满足时代的需求，如今，档案管理的目标是通过结合一系列现代先进技术（例如远程通信技术，网络技术和数字技术）来形成一个完整的服务系统，并以此为基础，实现信息资源的共享和档案信息的远程传输，使人们更易于管理和查询档案。
关键词：档案管理；创新；信息化
1、前言
档案管理一直被忽视，导致发展相对缓慢，无法跟上时代的发展，档案记录着非常重要的信息，应该认真对待，目前，档案管理仍然使用手动收集，整理和存储档案，当人们不可避免地犯错误时，某些档案可能会丢失，为了提高档案的管理水平，应该对档案管理进行信息化，解决许多问题并具有许多优势，实现档案的信息管理，并促进信息和资源的共享。
2、档案信息化管理的重要意义
2.1有效提高了传递速度和传递的安全性
公文办理过程中，常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，传统的文件传递是靠邮政系统，由于传送时间受到距离长短的限制，加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。在应用计算机网络技术进行管理后，可直接通过网络进行传递，有效的提高了文件传递的安全性和及时性。
2.2提高了办公效率
在传统的文件管理工作中，工作人员过分依赖手动操作，并且需要完整而完整的数据收集以避免遗漏或遗漏，它要求严格的笔规格和笔迹，并且分类和统计数据必须准确，在将计算机软件应用于文件管理之后，文档的收集，存储，分类，统计和检查变得非常方便和快捷。无论是起草文件还是处理转账，它都变得简单有效，有效提高了效率。
2.3方便资源的共享
传统的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息难以快速查找。在运用了计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征管理发展到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，把档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联，这极大地提高了档案利用工作的质量和效率。同时，通过网络服务这个宽广的平台还可以了解其他档案工作部门的概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到了资源共享。
2.4保存具有稳定性
与纸质档案载体相比，电子档案载体材料的最大优点是存储时间长。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在高温，高湿，酸，酶，氧化剂等环境下容易损坏，归档工作中的粗心大意可能会造成无法弥补的损失，通过使用基于信息的电子文件，可以有效避免此类情况，电子文件载体的一般特征是易于访问和阅读，易于转移，存储时间长，不易受到外部环境的破坏并且具有很强的稳定性，随着电子技术的发展和电子文件读取设备的日益成熟，可以根据工作中的不同需求选择不同的电子载体。
2.5档案管理信息化的落实要以创新档案管理理念作为前提条件
档案管理信息化的落实，就要打破传统的档案管理理念，从档案管理工作实际出发予以创新，将档案管理信息化所具备的优势充分发挥出来。档案管理理念的创新，需要从意识形态上就要对档案管理重新界定，注重信息技术的合理运用，使得信息技术在管理中的效能得以充分发挥。
3、档案管理信息化的优势
3.1提高档案管理工作效率
传统档案管理多是采用人工作业管理模式实现的，工作效率低下，且会因为人为失误导致档案数据存在偏差，进而降低档案资料的准确性。而在信息时代下，信息技术被应用到档案管理中来，通过计算机技术、网络技术等的联合运用，构建了较为完善的档案管理信息化系统，人们只需通过鼠标点入或指令输入即可调取相关档案资料，大大提高了档案翻阅和查询效率，节省了更多人力、物力上的损耗。
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3.2资源共享
在传统的档案管理模式下，档案和数据的查询需要与多个部门协商，以确定检索和审查档案的准确时间，工作效率低，时间长，一旦发生紧急情况，将会阻碍工作，但是，信息化档案管理的建设和应用规避了上述问题，工作人员只能通过计算机操作与档案所在部门进行沟通，并根据自己的权限完成对档案和资料的及时检索和审查，以加快资源共享，更好地发挥档案的作用。
3.3信息存管时间长且稳定
传统档案管理以纸质资料为主，随着时间推移，纸张会出现风化、破损等问题，很难重新修复。而信息化档案管理则不存在这一问题，其将档案资料转化成数字化形式存管在系统或U盘中，延长了档案资料存管时间，增强了存管的稳定性。
4、档案管理信息化面临的挑战
4.1网络媒介对档案管理保密性的影响
信息技术的发展和应用虽然对资源共享带来了便利，但是由于受网络开放性特征的影响，为档案管理保密性带来了挑战。在档案信息化管理中，因管理人员安全意识水平不高，信息技术操作不规范，很容易导致档案数据的泄露或丢失，进而带来较大的风险及经济损失。
4.2电子档案管理水平较低
随着档案管理信息化建设水平的提升，电子档案数量也在逐渐增多，电子档案管理成为人们需要思考的重点内容。在电子档案管理中，不但要注重数据转化的准确性，还需加强数据存储空间及容量的合理性，确保数据存储安全性，这样才能为档案信息化管理提供保障。
5、档案管理信息化的实施路径
5.1转变工作理念，创新服务方式
信息时代下的档案管理需要转变传统工作理念和模式，将信息技术融入到档案管理工作中去，将原本被动管理转变成主动管控，提高管理人员的服务意识，进而实现档案管理的创新和优化，落实信息化管理要求。同时还需通过实践活动的开展，了解档案管理工作要点和难点，做好信息资料的收集和整理，构建完善的信息数据库，加快资源整合，以实现信息资料的高效利用，提升档案信息化管理水平，推动行业发展。
5.2创新管理模式，提升信息共享效率
档案管理信息化建设中，提高资源共享效率是较为重要的内容。在信息技术应用的过程中，不但要构建信息化档案管理系统，还应构建完善的档案资料网络传输体系，通过相关软件的应用，实现资料数据的实时上传和传送，加快资料调取和翻阅速度，为相关工作的开展提供更多服务及保障。
5.3完善更新系统，创新管理和服务形式
档案管理工作人员需转变传统纸质档案管理的模式，将其转变成数字化形式录入到数据库中，并定期对档案信息实施更新处理，确保档案资料作用的充分发挥。同时还需要创新管理和服务模式，加强电子设备与互联网的有机结合，加快档案资料更新，以加强资料的全面性和准确性。再者，简化搜索模式，改进档案资料翻阅和查找效率。
5.4构建档案信息化管理团队
为达到档案信息化管理构建目标，建立专业性强，服务意识高的管理团队是尤为必要的。这就要求相关部门结合信息化建设需求，合理规划人员招募计划，引进先进人才，加大现有人才教育培训力度，增强其专业能力，深化其服务意识，为档案信息化管理的建设奠定基础。此外，还应构建完善的激励机制，通过物质和精神奖励的方式来调动员工工作积极性，加快信息化管理的深入。
6、结语
如今，档案管理信息化建设已经成为相关部门未来发展的重要目标，只有提高档案管理的信息化水平，更新管理理念，才能有效加强档案数据的全面性、完整性和准确性，进而增大档案资料利用率，为社会提供更多优质服务。
参考文献
[1]汝玉平.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公室业务.2017 (20)
[2]邵文宁.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公室业务.2017 (01)
论文作者:李文进
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/11
标签：档案管理论文; 档案论文; 信息论文; 文件论文; 信息技术论文; 档案资料论文; 传统论文; 《基层建设》2019年第29期论文;