摘要：总体会签管理信息化建设目前国内的模式都比较碎片化，相关主管部门、发包方、承包方完成的项目成果管理都是以独立的部门、或企业的形式存在。本文通过对总体会签管理信息化体系建设的初步探讨，希冀形成一种与项目全寿命管理相适应的，更加完善的工程项目信息管理平台模式的建设。
关键词：会签；管理；系统设置
一、概述
城市轨道交通建设的发展迅速，项目建设周期趋于跨度大、总投资金额大、子项目之间接口复杂的模式，对项目的进度、质量等控制难度也随之增加，对设计管理专业化分工的要求越来越高。设计总承包管理模式经过广州已有地铁线路建设的检验，对项目进行全阶段的计划控制、跟踪管理方式已非常成熟，使得轨道交通工程各工点与外部相关要求和内部各专业之间接口协调统一，确保工点设计始终处于受控状态，让顾客得到了满意的服务。而设计总体会签工作就是各专业之间协调统一的关键所在。设计文件总体会签，是保证各专业之间高效沟通的重要手段，通过合理进行会签时间、各会签环节的把控，保证了设计成果技术标准、接口协调一致设计质量要求的落实。传统上各设计院通常会采用建立会签室，由专人集中在某个时间段内将各专业间的协调意见进行收集、统计，再反馈给设计人员进行改进的方式。相对于传统的纸质会签模式，随着时代的发展，信息化是当今时代发展的大趋势，代表着先进生产力，跨区域的专业合作、数据库的积累、信息的及时反馈都令传统的纸质会签方式不再能完全满足工作的需要，会签信息化建设势在必行。
二、合同信息化管理目标
信息化是实现管理的手段，要对信息化有正确的认识，在信息化过程中，人是最重要的决定因素。信息化是一个长期过程，要有一个长期规划，在过程中不断完善这个系统，将行业中的优秀经验及行业法律风险逐步整理到信息化系统中去，建立各种不同的信息资源库。总包会签信息化系统工作的开展，为企业专业技术负责人、系统负责人、总体、部门负责人等各层级领导实时、全面掌握项目进展情况，实现信息共享，并及时收集、分析项目数据形成大数据，为决策、设计检查提供数据支撑。带动梳理各环节专业分工，责任明确，规避各会签环节的风险，为项目成果提供过程痕迹留存，对合同纠纷进行高效追责提供档案库的功能。
三、会签管理流程
我院承担的某市城市轨道交通三号线施工图总承包项目的部分工作由广州地铁设计院总部分配给我们分院进行主管，图纸的会签管理是跨区域进行的，专业会签人员分跨广佛两地，每周至少2次的会签，如果按照纸质会签的模式，就要求广州的总包审图人员每周2次到达佛山进行会签，这显然是不可取的，出于频繁的会签管理需求，项目采取了一种电子会签的模式进行会签管理。
1.送签材料及要求
（1）已签字盖章的图纸蓝图
（2）工点内部校审单
（3）三号线总包会签记录表
（4）设计文件提交总体会签自查表
（5）向会签管理平台发送与送签纸质版文件相一致的CAD、PDF版。
（6）在《会签登记本》登记，会签管理人员和工点设计人签名双确认；
**市城市轨道交通三号线施工图会签记录表
2、会签管理人员发会签通知
会签管理人员按“会签记录表”名单通过会签平台（目前采用的是专用会签QQ号的形式）通知专业人员和总体/副总体按时会签。原则上会签人员5个工作日内完成会签，到时仍未签完的，工点设计须主动与会签人员沟通，会签管理人员督办，根据不同的滞后时间根据相应的生产管理办法进行奖金处罚。
3、总体会签
（1）“会签意见表”（附件3）中意见的签名和日期必须手签，纸质版或扫描件电子版提交会签管理人员；
（2）会签无意见将在“会签记录表”中反应，不单独给工点设计下发意见回复单；
（3）会签管理人员集齐会签意见后通知工点设计领取“会签意见表”、“会签记录”并回收送签材料，工点设计须于领取通知当日内到会签管理人员处领取并在《会签登记本》签收，如未按时领取，造成的项目滞后由项目组承担；
（4）工点设计在收到“会签意见表”（含电子版）2个工作日内完成总体意见修改；
（5）“会签意见表”和“会签记录表”一式两份（由会签管理人员打印/复印），总体组和工点设计各留存一份；
（6）如总体/副总体要求送二签，须在“会签记录表”中写明“需送二签”，会签管理人员通知工点设计。工点设计送二签要求：
①送签文件要求参照送一签要求；
②第二次会签需提交总体会签意见回复（包括纸质文件及扫描件）。
4、会签流程图
四、电子会签存在的问题
1、信息系统平台的缺失
目前三号线采用的电子会签模式，只是处于总体会签管理信息化建设的初级阶段，简单的把纸质会签利用现有QQ等通讯平台，以电子版的形式进行发送、接收。过程中还是要由一名专职的会签管理人员对文件进行收集、整理、汇总、跟踪、最终下发的过程，是一种对会签电子管理的粗糙处理，没有形成系统化的管理模式，过程中是人与人直接交流的繁琐工作模式，造成了人力资源的大量浪费。
2、系统载体的非专业化
目前广州地铁设计院总部采取的在院办公OA平台嫁接接口的方式，专门开辟的会签子系统，已实现图纸的上传、编号、审阅、会签的模式，是对总体会签信息化系统载体的进一步探讨，但是这种方式，只是在一个独立的企业内部进行了自有图纸会签的管理，没有与市级项目主管部门进行整体协调管理，一定程度上不利于上级主管部门或业主对项目高效的管理，没有与现有的ISO质量管理体系进行整合，独立专业项目管理系统载体的建立目前还是空白。
3、数据库的统计功能简单化
目前所有的各企业独立开展的项目电子管理模式，功能设置比较固化，没有对各个模块进行独立分解。工程项目管理系统应是一种现代化的管理平台，平台的便捷性（电脑和手机APP多重接入入口）、功能的全面性要与项目全过程管理模式相适应，使主管部门和参与项目的业主部门通过不同的权限，从前期的投资决策、到建设期的进度控制、质量控制、投资控制、合同管理、工程信息管理、内外沟通协调管理；再到后期的投资效果评价等都能进行查阅管理、数据统计分析；针对每个子系统还可进一步进行详细功能分类。拿质量控制子系统中的会签管理模块来举例，应将会签管理的各个环节进行分解，上传的图纸、形成的编号、最终修改的会签意见都可在系统中进行上传、储存和记录，这样免去了设计单位到了国检、业主审查或ISO质量管理体系检查的时候就开始大量补找资料的繁重工作。规避了虚构项目出图过程文件签名、设计人与总体会签人关于图纸意见修改纠纷等风险点，多版备案文件，造成的版本错乱问题，对过程时效的控制也可更加透明。项目出版的图纸都应为从系统中导出的图纸，形成纸质与电子文件的双储存、双印证，当然无疑这种更加透明化的管控模式对各部门和企业来讲都提出了工作上更高的要求，实施起来的难度可想而知，但是这是符合时代发展要求的，当政府对工程项目的管控有了更多要求的时候，这种系统平台的建立反而是对环节工作流程的简化，届时将大大推动对工程项目管理水平的提高。
论文作者:李昂
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第18期
论文发表时间:2018/10/24
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