黄桂萍
中山火炬开发区临海工业园规划管理所广东省 中山市 528400
摘要：新形势下，企业的文书档案管理工作应突破传统，改变陈旧的观念和行为，创新管理方式，采用规范化和标准化的工作方式，提高文书档案管理的现代化水平，以适应新时期档案事业发展的需要。文章分析了文书档案管理工作中的问题，提出了文书档案管理工作的建议
关键词：文书档案；档案管理；
引言
文书档案是机关、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。文书档案为企业管理等经营行为提供了第一手资料，也为领导决策提供了科学依据。文书档案管理工作承载着推动单位整体发展的任务。因为大到全局规划小到问题解决，无不需要借鉴文书档案。新时期，文书档案管理服务对单位事业可持续发展具有不可或缺的作用。
1 文书档案管理工作中的问题
1.1对文书档案管理的重视程度不够
文书档案不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可，换句话说就是档案意识不高。这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到文件在形成的时候就不规范，导致最终文书档案管理工作质量不高。
1.2文书档案不集中统一保管
目前很多企业存在各部门之间对档案工作缺乏配合和协作，文书档案按类别分散在各个部门，例如党务的存放在党群部，安全的放在安全部门，经营的存放在经营部门，基建的放在基建部门等，很多部门觉得自己留档方便工作，不愿意将文件资料交给档案管理人员统一保管。由于得不到相关部门的配合和支持，随着人员的变动，导致一些重要文件档案不能及时归档或者被相关人员带走，长期下来，一些重要文件档案容易流失和不能归档。
1.3档案收集整理不规范
档案收集整理不规范体现在以下两方面：一是所收集的材料不规范，很多企业从文件形成开始就存在不规范的现象，不按照《国家行政机关公文格式》规定，如用错文种，格式不对、文件用印不当、行文不规范、纸张大小、装订不符合要求等。二是归档文件整理不符合规范材料不完整，如归档材料使用字迹易消失的传真纸；只重视收集纸质材料，忽视其他材料，只收集正文，不收集附件和补充说明等。
1.4档案管理人员专业培训不足
企业各方面对文书档案管理工作的不重视，导致单位部门内部文书档案管理人员经常出现人员不足的情况，情况紧急时大多由其他工作人员临时顶班补缺，临时补缺人员档案管理专业知识不足，不具备专业能力，且没有经过系统性、专业性的技能培训，对档案管理资料的采集、筛选、利用等方面不熟悉，无法做好档案管理工作。
2 文书档案管理工作的建议
2.1建立健全文书档案管理制度
文书档案管理制度是文书档案管理工作的行为准则，是规范化文书档案管理的关键所在。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，企业领导应当根据《档案法》《国家行政机关公文处理办法》等相关的法律条文，结合企业文书档案管理工作的实际状况，制定一个健全的文书档案管理制度，其中必须包含文书档案的收集、整理、统计、处理、鉴定、借阅以及销毁等一系列环节，以此提高企业文书档案管理工作的规范性，使文书档案管理工作中的各个环节都能够实现规范化、标准化以及统一化，不再仅仅只重视文书档案保管、整理，还要重视挖掘文书档案的内在价值。
2.2加强各部门之间的沟通与协作
文书档案中许多利用价值较高的档案往往来源于部门，为确保文书档案工作的顺利进行，应处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构和质量，档案人员应做到嘴勤、脚勤和脑勤：嘴勤是指经常主动了解业务部门新开展了哪些工作；脚勤是指经常到业务部门走动，以获取和掌握比较全面的相关信息；脑勤是指要经常根据单位的工作实际，思考档案检索如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作。要加强各部门之间的协作与沟通，保证档案信息收集渠道的畅通。着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展的信息、资料，为开展实际工作和科学研究服务提供参考信息，切实发挥档案管理部门在经济社会发展中的参谋依据作用。
2.3建立健全文书档案管理的规范化体系
随着科学技术与信息技术的飞速发展，也必须要将现代化科学技术应用在文书档案管理工作中，从而促进文书档案管理规范化体系的建立健全。要想合档案管理工作走上制度化、法制化的轨道，就需要建立健全不同岗位、不同级别工作人员的岗位责任制，各把项任务落实到人，实行目标管理，进行年度考核。建立严格的档案归档制度、保管制度、借阅制度、统计制度及保密制度等，尽可能细化要求，简捷明确，操作性强。同时要严格执行按照规范程序办理公文。同时加强文书管理的网络科技管理模式建立，使人工管理模式逐渐转化为自动化管理模式，从而促进知识的快速及有效的传播，并加强建设文书档案管理的软件及硬件技术，促进规范化、现代化管理水平的实现，从而对文书档案的管理绩效进行有效提高。
2.4加强文书档案管理人员的教育培训
文书档案管理工作是一项技术性、实践性强的工作，所以需要档案管理工作人员具备相应的专业素质，文书人员素质高低影响着企业发展，提高素质是做好文书档案管理工作的前提条件。所以大多数企业在招聘文书档案管理人员时，更加重视应聘者工作经验与专业知识能力。文书档案管理人员需要加强自身专业素质，主动参加专业培训课程，及时掌握文书档案管理专业知识，能熟练完成文书档案管理工作的资料采集、分类、归档利用等。例如企业联系专业老师对文书档案管理人员进行定期培训，培训的内容根据企业档案管理工作的具体情况定。文书档案管理人员在接受专业知识培训的同时还需要进行计算机、网络等知识的培训，增强文书档案管理工作人员在档案管理工作中对高科技手段的运用，从而满足现代企业中高标准的文书档案管理的工作需求。采取员工竞争方式，使文书档案管理工作人员放开心态相互切磋，将工作与学习结合起来，取人之长补己之短。例如公司可以制定相应的补助和奖励制度，对档案管理工作表现优秀的文书工作人员进行嘉奖，促使文书工作人员积极提高自身学习能力，提升企业工作效率与工作能力。
2.4加快档案管理的信息化建设
文书档案管理水平低下的原因，除了领导的忽视，更主要的是工作工具的低效。在新时期，基于信息技术进行各种改革可谓层出不穷，但最主要的文书档案管理系统却并没有体现出应该的价值。这个信息管理系统是跟不上日新月异的环境变化的。当前情况下，文书档案管理服务应该与时俱进。首先要解决文书档案管理的风险问题。让文书档案管理更方便、快捷、准确。基于信息技术的档案层次，针对整个文化档案管理体系进行编号管理，提高信息的安全性、便捷性，并且在查阅上只要输入相关信息就会出现相应的档案，和传统的形式比，效率提升了许多倍。信息技术的介入，衍生了许多特色服务，比如通过扫描二维码的形式来进行档案的检索，节省了大家的时间，提高了整体工作效率。
3 结束语
终上所述，文书档案的整理工作，有利于维护公文的完整、安全，有利于公文的保存和管理，文书档案整理工作对于充分发挥档案的作用具有重要意义。文书档案管理是一项专业性很高的工作，对文书档案管理人员的实践能力要求较高，信息社会的到来，企业要想管好用好档案管理资料，需要结合信息化技术，对文书档案资料进行资源共享与备份。完善健全的文书档案管理制度，文书档案管理人员不断提高的专业素质，文书档案的信息化应用，是做好文书档案管理工作的基础。
参考文献：
[1]朱鸣.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2013.
[2]黄小宁．以服务为中心的机关文书档案管理路径探讨[J]．中国科技博览，2015（29）.
论文作者:黄桂萍
论文发表刊物:《基层建设》2016年3期
论文发表时间:2016/5/28
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