(国网濉溪县供电公司办公室 安徽淮北 235100)
摘要：档案管理工作是不容忽视的内容，是单位管理工作的关键构成部分。它可以直接影响整个单位的工作效率和工作质量，也反映了一个单位管理水平的高低。所以说，做好管理工作有着重要的意义。同时，在信息化不断深入发展的当下，做好档案管理工作更是大势所趋。本文将从档案管理工作的重要性入手，谈及新时期给档案管理工作带来的新要求，另外简单分析新时期档案管理工作现存的一些问题，并针对如何解决这些问题提出了一些相应的对策和方法。
关键词：办公室；档案管理；不足；完善；策略
引言
随着信息时代的快速发展，网络信息化技术在各个领域得到广泛的应用，企业工作也对办公管理的高效性和严密性提出了更高层次的要求。做好档案工作，是办公室的一项重要职责。档案管理情况对提高内部工作质量有着密切的影响。文章分析了办公室档案管理工作对管理人员工作效率的影响，并阐述几点解决办法。
1办公室档案现阶段存在的问题
1.1种类较为冗杂
办公室档案的种类比较多，整理工作任务量大。档案内容涉及了多个方面，如合同、文件、协议等。也会有录音、视频等电子档案。需要管理者结合到公司实际情况的需要，分门别类，便于后期应用时能够及时准确查找。
1.2现今的档案管理人员普遍素质不高
一方面，他们知识面狭窄，缺少专业的知识培训，同时也缺少主动学习新知识的积极性，导致知识脱节，无法跟上社会发展的步伐。另一方面，他们眼界狭窄，缺乏经验。只知道终日埋头于档案工作中，两耳不闻窗外事，守着办公室闭门造车，没有意识到要走出去多跟别人交流工作心得，多吸取别人的经验教训，互相学习取长补短。其次，他们传统的工作理念还没有完全改变，墨守成规，更缺乏创新意识，创新能力更是无从谈起。所以在这样的情况下，新时期的档案管理工作难以找到突破口，更难有好的发展。
1.3档案管理安全存在隐患
在大数据时代背景下，网络技术、信息技术都获得了十分迅猛的发展，但也使得社会当中存在很多黑客，这些黑客能够进入防火墙当中窃取医院的数据。在对医院系统的数据进行窃取之后，这些人就能够利用这些数据采取非法活动，使得人们的权益受到严重侵害。而产生这种现象的原因，一方面是技术的进步促进了黑客技术的进展，另一方面一些医院当中的管理人员缺乏足够的安全意识，没有有效防护数据，使得数据容易遭到窃取。
2提升办公室档案管理工作效率的几点思考
2.1改正思想观念
办公室档案的管理不能一直跟不上时代前进的步伐，要想让企业的发展充满生命力和积极性，就应该对办公室档案管理工作重视起来。单位领导人员在谋划和实施工作部署的同时，应改正思想观念，通过教育宣传等工作，强调档案管理的重要性，重视管理人员的工作。要加强对档案管理人员的业务考核，完善奖惩制度，重视管理人员的工作，多多鼓励他们，使他们改变思想观念，对办公室档案管理工作更加重视起来，这样，工作效率也能得到极大的提升。
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2.2紧跟时代发展，运用网络信息化管理档案
现在是互联网的时代，网络信息化之前的管理档案以手抄和转录加工为主的方法早已不能顺应时代潮流，这就要求档案管理跟进时代的发展，不断创新管理档案的方法，很多领域都强调“互联网+”，网络信息可以跨时间和空间进行资源共享，不但可以加强保密，还可以系统管理，做到管理有条不紊地进行，能够减轻档案管理人员的负担，也为档案管理工作有条不紊地进行形成保障。运用网络信息化管理档案不仅可以做到无纸档案，还可以对档案进行补漏和修改。还可以减少办公室档案占用空间，避免了纸质档案霉变、损坏带来的不便，纸质档案要专门有几个空室进行存放，占用用地资源，档案管理人员查找时也不方便、快捷。借助网络信息化技术的优势，着手进行档案管理建设，在高素质管理人员的操作下，将各项新技术运用在管理上，推动档案管理工作顺利发展。在网络信息化技术改革引进单位使用时或许有些艰难和阻碍，管理人员不适应，或者系统不会运用，以及管理档案系统会需要专业的团队进行维护和维修，但是为了跟进时代的发展，不得不改变自己的现状而得到更多的发展机会。在网络信息技术和档案数据库的协作配合下，形成单位共享式的档案数据，做到切实改进办公室档案管理工作的管理方式，切实为单位的需要而服务。
2.3建立专业化管理人才队伍
在大数据背景下，档案管理工作的核心是专业化的管理人才队伍。如果只有较好的档案管理设施却缺乏专业的人才，那么也难以发挥大数据档案管理工作的重要价值。因此，为了使档案管理质量能够得到有效的提高，就需要为专业人才队伍。医院应加强对人才的培养，利用定期培训等方式来使得相关工作人员的信息化水平得到提高，确保工作人员能够有效地利用大数据信息。
2.4建立反馈机制
在完善档案管理的期间，在强化各类制度的基础上，要建立管理工作意见反馈机制。这种管理机制主要是在管理档案过程中，根据实际情况提出意见，再反馈给管理人员，管理人员根据意见反馈及时进行改进。将意见及时反馈，能够使管理工作更加完善，同时这种反馈机制能积极调动管理工作人员的积极性，从而提高管理人员工作的效率。
2.5 档案管理科学化
档案管理人员是档案管理的主体，其个人综合素质对档案管理也有很大的影响，随着档案管理数量的增多和管理要求的增加，对档案管理人员提出更高的要求，所以我们必须要加强对其的综合素质培养。在加强管理人员综合素质的时候一是我们要加强管理人员的专业理论知识，我单位管理人员积极参加了业务知识的培训，努力地提高自身的专业知识理论，这一点是非常值得肯定的;二是我们要注重对管理人员职业道德和素养的培养，一个管理人员对专业技术的掌握再到位，没有责任心和创造能力，那他的 管理工作也是无法做好的。只有拥有责任感，并能在工作中不断进行总结创新的人，才能更好地为国家和社会服务。
2.6完善的办公室档案是改善管理的基础
作为核心部门，办公室的档案管理制度不完善，结果会使单位内部其他工作部门不能顺利工作，对单位整体运行形成不良影响。要改进办公室档案管理工作，单位的领导者或者管理者就要高度重视，积极研究和推动办公室档案管理机制工作，健全办公室档案管理制度。要将成立的资料单独放在一个文件室里，按照不同类别有序排放，将类别和顺序写在标签上贴在档案袋便于查看的地方。如果不严格按照制度存放，对档案的管理人员要实施惩罚，工作表现较好的人员可以得到适当的奖励，以此来约束管理人员依照制度行事。有些单位档案管理制度比较完善，可是缺乏执行力度，仅仅制定档案管理制度而不强调实际执行是不靠谱的，是对单位极度不负责任的行为。单位不能只是对管理档案的人员进行管理知识培训，还要对他们的执行方法进行指导，使得管理人员能将管理档案的工作运作自如。
结语
总之，办公档案管理工作，需要信息技术管理系统以及完善的保障制度作为基础，才能更好地提高档案管理的工作质量。办公室档案管理与其他工作密切相关，在企业的发展中起着至关重要的作用。办公室档案涉及面广，需要其他各部门人员的共同配合，多听从工作人员的建议，逐层进行完善。只有不断提高办公室档案管理的工作效率，才能满足办公室管理的需求，才能使企业稳定地发展。相信在企业人员的共同努力下，办公室管理档案管理的水平会得到很大的提升，有力推动各项事业快速健康地发展。
参考文献:
[1] 陈艳云.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务,2017(02).
[2] 许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务,2012.
[3]张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江科技信息,2013.
论文作者:丁艳
论文发表刊物:《电力设备》2017年第35期
论文发表时间:2018/5/10
标签：档案论文; 管理人员论文; 办公室论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 工作论文; 单位论文; 《电力设备》2017年第35期论文;