（湖南医药学院 湖南怀化 418000）
【摘要】科研档案管理是高校科研的重要组成部分，科研档案的建设与管理与高校科研水平密切相关。在新生代本科院校科研档案管理中，由于组建升格、机构改革等多种原因，还存在重视不够、管理不规范、制度不完善等很多不足，如何运用科学、合理、规范的手段管理科研档案，笔者结合自身的工作经验提出应对策略，促进科研档案工作制度化、科学化的管理。
【关键词】新生代；本科院校；科研档案管理；应对策略
新生代本科院校是指1999年以来经国家教育行政部门批准所设置的由不同类型、不同层次专科院校合并或独立升格的本科院校[1]。科研档案管理是高校科研的重要组成部分，科研档案的建设与管理与高校科研水平密切相关。做好科研档案的收集、整理、编号、分类、存储、统计、检索、目录制定、利用、服务等工作，将有助于高校在人才培养、科学研究和社会服务的职能发挥上起到积极的推动和促进作用。高校科研档案管理的主要内容包括：科研项目档案、科研成果档案、科研人员档案和科研人文档案等四个方面。
1. 新生代本科院校科研档案管理工作存在的问题
1.1 重视不够，意识不强。
做为科研管理工作的基础，科研档案的管理工作直接影响到学校整体科研工作的质量。受传统思想的影响，新生代本科院校的领导、科研管理部门忙于科研的事务管理，均未意识到科研档案工作的重要性，普遍认为科研档案管理工作是一项辅助性工作，对科研档案管理法规、归档范围、归档要求及保密性等更不知情。由于科研管理部门人少手，任务重，很少会顾及科研档案的及时归档和立卷的质量等工作。同时担心劳动成果被别人窃取，很多科研人员不愿意将自己的科研成果材料交由科研部门统一管理，造成原始的科研文件材料残缺不全。
1.2 制度不完善，管理无专人。
新生代本科院校受自身发展的局限，在管理等规范化建设方面本身存在的不足，使其在科研档案管理方面没有具体规范和要求，出现分类标准不一、编档不规范、归档范围不清等问题，工作的重点主要停留在验证文章的真实性上面，很多有价值的科研文件资料没有列入收集和归档范畴，直接影响科研档案的原始性和完整性[2]。大多数新生代本科院校科研档案的管理均无专人，大部分都是综合干事兼管，由于本身承担的事务工作很多，不可能投入过多精力放在科研档案管理工作。很多的兼职科研档案员没有进行过档案业务培训，没有从事科研项目的申报、立项、验收结题等工作的经历，在科研档案材料进行整理与立卷过程中无法判断归档资料的完整性。
1.3 资料收集不全面，连续性不够。
科研档案的完整、准确、系统和安全是进一步对其进行开发利用的前提，但科研档案管理员没有进行过档案业务培训，更多的时候只是收集来源性材料、成果性材料和鉴定性材料，而对原始性材料和过程性材料的收集，仍是空白，对于资料是否有用或是否需要收集其他资料以充实档案管理内容并不清楚。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案的收集本身是为了将来起到参考、借鉴、引用的作用，它是对过去历史的最真实的记录，资料收集在时间上有连续性，具有承前启后的作用。但对于新生代本科院校而言，由于学校组建合并、机构改革、人员流动等原因，造成档案资料收集的连续不够。
1.4 档案管理不规范，管理手段落后
科研项目档案的归档无统一明确的规定，有的按年度分散立卷；有的按课题项目集中立卷。在课题档案保管期限方面也没有统一、权威的标准，均是各自为政。对新生代本科院校而言，不要说专门的科技档案馆舍，就是微机、扫描仪、除湿机、消毒灭菌机等设备都不一定配备。而以纸质材料、文字材料居多，电子文档、影音资料、图片资料等资料较少的新生代本科院校来说，仍然采用的是传统人工管理为主的方式，在档案软件使用、网络查找、档案利用、日常管理等方面都存在很大的问题。
2. 新生代本科院校科研档案管理工作的应对策略
2.1 提高认识，建章立制。
要积极宣传，引起新生代本科院校领导和科研管理部门的重视，要让其意识到科研档案管理工作在人才培养、科学研究和社会服务的职能发挥的重要性。应根据《科学技术研究档案管理暂行规定》，提出对科研档案管理工作的要求。要将科研档案管理工作列入发展规划内，在人员、经费、设备上给予重视[3]。同时制定适合自身特点的科研档案管理工作制度,如《档案保管和利用管理办法》、《档案接收移交工作制度》、《档案归档与管理办法》等等，把科研档案管理工作的目标、原则、任务和要求等以制度的形式进行体现，对档案管理的制度化、规范化、科学化运行提供保障。
2.2 强化队伍，明确责权。
科研档案工作管理必须安排专人管理，应从专职的科研管理人员或档案专业人员中进行遴选。专职科研档案管理人员应经常参加档案管理方面的培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。能够承担和准确识别科研项目档案、科研成果档案、科研人员档案和科研人文档案是否完整、准确、系统；在科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计等项业务工作中发挥积极作用，并遵守国家有关科研保密的规定，保证科研机密及档案的安全。同时由于合格评估等工作的要求，科研档案管理工作模式也应由传统的人工管理、纸质档案居多情况逐步向电子化档案管理过渡。
2.3 规范管理，改善设施。
认真学习上级相关文件和制度，一是明确归档范围。以项目级别、经费来源、管理时限等来划分归档不归档。二是明确归档内容。根据自然科学和人文社会科学的课题研究对象与方法，制定相应的归档内容。三是明确档案保管期限标准和归档时间。四是明确归档流程，要求科研档案工作实行科研工作和建档工作“四同步”管理。 同时，可以适当地完善组织机构设置，在院校经费有保障的前提下，适当加大对科研档案馆舍、硬件设备的投入。
2.4 信息共享，提升服务。
要加强档案信息化建设，要对档案资料逐步实现电子化，形成档案资料的数据库，通过编制各种目录、索引和摘要等，增加档案的信息资源，建立档案信息资源库，使档案文献资料信息化，借助网络平台建立共享机制。同时，充分发挥科研档案在社会需要、学校需求的方面的积极作用，实现服务模式的创新，在服务对象、服务内容、服务方式等方面有质的提升。
总之，科研档案建设与管理是新生代本科院校科研的重要内容，要实现科研档案管理的规范化、科学化，使其发挥更大的作用，不仅需要领导重视、全员提高认识，更需要我们的档案管理人员改变观念、创新思维，做好档案的收集、整理工作，不断提高档案管理和服务水平，使科研档案管理真正在人才培养、科学研究、社会服务等领域发挥更大的作用。
【参考文献】
[1]谢凌凌.透视新建本科院校的三重发展困境[J].当代教育科学2011(15):42-45．
[2]张磊,包丽敏.高校科研档案管理中存在的问题及对策[J].《科技信息》,2013年第25期.
[3]张燕.对新建本科院校教学档案管理的思考[J].安康学院学报,2009(5).
论文作者:王秋花
论文发表刊物:《医师在线》2016年1月第2期
论文发表时间:2016/5/25
标签：科研论文; 档案论文; 档案管理论文; 新生代论文; 院校论文; 本科论文; 管理工作论文; 《医师在线》2016年1月第2期论文;