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信用档案的特殊性决定了信用档案的管理与其他档案的管理相比有许多不同之处。同时，信用档案工作在我国尚处于初创阶段，没有太多的理论与实践经验可供借鉴参考。因此，我们必须转变观念，开拓创新，积极探索信用档案管理的最佳方式和有效途径，在构建社会信用体系，完善国家信用制度中发挥应有的作用。
一、信用档案的管理原则
我国档案工作的基本原则是“统一领导、分级管理”，这一原则同样适用于信用档案工作。因为，信用档案的特殊性并没有改变信用档案是档案家族中一员的事实，更没有影响信用档案遵循档案运动的特点而运动的规律。这一基本原则在信用档案工作中的具体内容是：要在党和政府的统一领导下，凡是具有一定信用关系的有关单位均应按地区、分系统地开展信用档案工作。信用档案管理部门要按照国家制定的有关法律法规，在宏观上加强规划与协调，在微观上进行指导与培训；要制定信用档案管理制度和工作标准，明确监管范围，督促建档工作，从总体上建立起统一的信用档案管理体系，确保信用档案的完整与安全。
此外，根据信用档案的特殊性，信用档案管理还应遵循以下原则：
1.动态管理原则
信用档案是市场主体在市场经济活动中的产物。随着市场的发展变化，个人或企业等市场主体的经济和社会活动必然会发生变化，这些市场主体的信用状况和信用记录也必然处于不断变化之中。因此，保证信用档案的准确与完整，避免信用信息老化和残缺不全是信用档案管理的首要任务。否则会导致一次信用好的个人或企业可以一劳永逸、不思进取，甚至信用倒退；一次信用差的个人或企业永无翻身之日，自身利益受到终身遏制。这有悖于市场公平原则。正因为如此，信用档案在管理过程中必须随着时间和环境的变化实行动态管理，做到及时、准确、全面地收集补充能够反映市场主体信用状况的最新记录。国际上一般将信用档案中的优良记录保存10年，不良记录保存7年。同时，及时收集新的信用记录，定期更新信用等级，以保证信用记录的连续、完整、准确和有效。
2.协调管理原则
信用档案涉及面宽泛，只要与信用主体的道德品行、经济活动有关的记录都包括在内。因此信用档案的形成单位很多，有政府部门，如工商、税务、质检、技检等；有金融部门，如银行、保险公司、证券公司等；有司法部门，如公安、法院、检察院等；还有各类企业。目前，这些单位形成的信用档案都存放在本单位，保存分散。然而，这些信用记录是相互联系、相互应照的，从而构成个人或企业信用记录系统，全面地反映它们的信用状况。为了积极发挥信用档案的作用，防止同一受信人在不同地方不同单位的信用记录彼此不相关联，信用信息难以集中共享，各相关部门应本着积极合作的态度，并借助于计算机技术、网络技术等现代化技术手段，以统一的标准与要求进行信用档案的管理和信用信息的开发利用，最终形成全国性的统一的信用档案管理体系。
3.规范管理原则
信用档案是社会信用体系的基础和重要组成部分，因此信用档案的管理水平会直接影响到社会信用体系的运行状态；另一方面，信用制度和信用体系的完善程度又决定了信用档案管理水平的高低。目前，在我国缺乏独立的资信评估机构及监督机构，征信制度、信用评估制度等方面也存在许多问题，这些都影响着信用档案工作的建立与开展。因此，加强与完善信用档案管理的法律法规与制度标准是构建我国信用档案管理体系的基础性工程。只有抓住制度建设，才能规范人们在信用档案收集、整理、鉴定、保管、利用等过程中的行为；才能保证信用档案的真实性，实现信用信息的共享，正确处理信用档案利用中公开与保密的关系；才能使信用档案工作有章可循、有法可依。
二、信用档案的管理模式
信用档案的管理模式与该国的征信体系模式是相对应的。
所谓征信就是指对个人或企业的资信状况进行系统调查和评估，它是信用体系的基础。其工作方式就是征信机构代理客户对个人或企业的资历、信用等方面进行调查和判断，以供决策人在经济活动中参考。因此，征信机构是信用档案产生和利用的集中之地。国外的征信体系大致有两种模式：集中征信模式和分散征信模式，所以信用档案的管理模式大致也可分为两种：集中管理模式和分散管理模式。
1.集中管理模式
在欧洲许多国家由中央银行建立起征信体系，这是一个政府性的、全国性的征信数据库和网络系统。这种集中征信模式是用国家强制力采集信用信息，社会信用体系以中央银行建立的中央信贷登记为主体。个人或企业信用档案的建立和提供利用通过政府出资兴建的全国数据库来实现，为社会提供无偿服务。这种征信体系下的信用档案集中管理模式，使信用档案的建立和管理具有明显的强制性和高度的集中性，可以充分利用国家行政部门的权力资源。它的优点在于：信用档案建立的成本较低；信息内容全面、及时；相应的法律问题较易解决；并且利用时可采取免费的方式。其局限性在于：信用信息采集时只能保证在行业范围内的全面、及时，从社会联合征信的角度来看是远远不够的；也容易造成征信业的垄断；信用信息可比性不强、准确性不高。
2.分散管理模式
在美国，由征信公司以商业运作方式而形成征信体系，这种分散征信模式是由商业性服务公司通过市场化的运作方式实现，有利于市场竞争下的优胜劣汰，逐步达到行业优化。能否建立起信息全面、准确的信用档案，成为各家征信公司能否生存发展的核心竞争力之一。这种征信体系下的信用档案分散管理模式，使信用信息的提供方与信用档案管理部门之间没有强制性的义务关系，信用信息的提供遵循自愿互利的原则。它的优点在于：信用档案实现完全商业化的管理，充分体现了“信用是商品”的理念；引入竞争机制后，信用档案的管理水平可以得到不断提高。其局限性在于：它只有在高度发达的信贷、完备的信用记录、良好的市场环境、健全的法律体系和较高的社会信用意识缺一不可的条件下才能建立起来。这种模式也削弱了行政力量的干预，会造成信用档案管理体系的重复建设和资源浪费；征信公司的经营受市场利益的驱使，影响到信用档案的公信力。
纵观以上两种管理模式的优缺点，人们普遍认同在中国特殊国情下，应将这两种模式有效地结合起来，吸取两种模式的优点，建立起以集中管理为框架，以市场化运作为管理机制的具有中国特色的征信体系管理模式和信用档案管理体制。中国征信业的发展、信用档案管理体系的建设离不开政府的支持，也须按照市场经济的规则来运作。也就是说要在政府的监管下建立起由中央银行牵头的信贷登记为主体的社会信用体系，通过商业性的征信公司实现信用档案的市场化管理。1992年我国第一家专门从事企业资信调查服务的公司—北京新华信商业风险管理公司成立，1999年我国首家个人信用征信机构—上海资信有限公司建立。1995年拥有世界上最大的资信数据库的美国邓白氏征信公司在中国成立了邓氏国际信息(上海)公司，专门从事企业资信调查服务。随后有更多的外资公司成立，如华夏国际企业资信咨询公司、上海中商征信有限公司、台湾中华征信所等。与此同时，由人民银行牵头，国家经贸委、国家计委等16个部委与有关商业银行组建的中国个人信用信息基础数据库将在今年年底实现在全国所有商业银行联网运行，这是继2002年全国企业信贷登记系统建立后，我国信用体系建设的重大举措。2002年上海成立了个人信用档案中心，北京成立了个人信用局，等等。这表明了我国正在政府的监管下，逐步建立起政府倡导的以信贷登记为主体的社会信用体系，并通过商业性的征信公司实现信用档案的市场化管理。
三、信用档案的管理体制
信用档案管理体系的正常运行，需要相应的管理体制作为保障与依托。信用档案管理体制主要包括以下四个方面内容：
1.国家立法
信用档案工作涉及到诸多法律问题，例如信用档案的收集问题、信用档案的鉴定问题、信用档案自身的信用保证问题、信用档案公开时的法律依据问题，等等。如果不能正确处理好这些问题，信用档案工作就不可能顺利开展。信用档案管理中的法律问题需要通过国家立法从两个方面去解决：一是加强信用体系的法制建设，包括建立完善的信用体系法律和个人信用制度；建立和完善统一的征信制度和信用评估制度；修订并完善与信用制度有关的法律规定。二是加强信用档案管理的法制建设，包括对信用档案管理各个环节的规范；对信用档案公开与利用的法律规定；对征信部门进行法律监控。这些法律法规将确定我国信用制度的基本规范，为信用档案工作提供法律依据。
2.政府监管
在信用档案管理体系的建设与运行过程中，要充分发挥市场的作用，调动各类信用主体的积极性，这是毫无疑义的。然而，这并不意味着可以忽视政府的作用。尤其是我国市场经济体制尚不健全，政府的功能仍较强大，在有关信用制度没有形成之前，只有政府才有能力要求有关单位开放其信用资料，保证信用档案工作的顺利开展；只有政府才能对信用档案管理体系进行总体设计和成规模投资，并提供国家司法支持，使建立的信用档案管理体系全面、及时、准确，具有全国共享性。为此，国家应成立专门的信用档案管理部门，行使监管的职责。
3.市场运作
为了保证信用档案的真实性，方便快捷地提供最新的信用信息，信用档案管理应当是非政府行为，以商业运作来形成信用信息服务。为此，应由国家授权信用档案专门服务机构进行信用档案的有偿采集和有偿服务。这类中介机构是商业性、非官方的，并且以客观、中立、高效为其工作的基本原则。国家通过专门的信用档案管理机构负责对这类中介机构进行监督，以确保中介机构工作的合法合理，提供的信用信息真实可靠。
4.技术保障
由于信用档案散存于不同的行业和部门，故给信用档案的收集和利用带来很大的困难。在建设信用档案管理体系时应充分利用现代信息技术，搭建一个资料完善、界面友好、开放性的信息平台，实现信用档案的电子化、网络化。作为信用档案管理体制的技术保障，建立信用档案数据库可分两步走：第一步是扩大信用档案数据库建设的试点，推动行业或部门的信用档案数据库的建立；第二步是以市场化手段经营和管理信用档案数据库，即各行业或部门的信用档案数据库的运行以自愿和互换的原则进行，采取有偿服务的方式向社会开放，实现以自然人或法人为建档单位的信用信息的汇总。
鉴于我国社会主义市场经济体制还不完善，在建立信用档案管理体制时应采取整体设计、分步推行的方针。政府应充分发挥主导作用，建立信用档案管理的专门机构，在此基础上整合现有的档案资源，建立完善的归档制度。并逐步引入企业化运作的信用评估制度，最终形成政府主导的管理机构与市场化运作的中介机构相结合的、统一完整的信用档案管理体系。
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