电子档案移交与接收工作之思考
——以南京市审计局电子档案移交与接收为例
任冬莉 华 宏
（南京市档案馆，江苏南京，210019）
中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《国家电子文件管理“十三五”规划》（以下简称《规划》）中提出“十三五”电子文件管理工作目标，“到2020年，电子文件管理体制机制和法规制度更加健全，电子文件法律地位和行政效力得以确立；电子文件保管利用更加规范，国家对核心电子文件资源的管理进一步加强；主要基础标准和重点行业标准制定发布，逐步形成比较完备的标准体系；电子文件管理在重点领域和重点信息系统中得到广泛应用……”并在主要任务部分中提出“明确各类电子文件归档范围和构成要求，推进立档单位向同级国家综合档案馆移交电子档案”。《规划》确立了电子文件管理工作在档案事业中的重要地位，提出的工作目标也成为“十三五”期间档案工作的主要任务之一。国家档案局基于《文书类电子文件元数据》（DA/T 46-2009）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）和《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）标准制定并于2012年发布的《电子档案移交与接收办法》，则成为各级国家综合档案馆开展电子档案移交与接收工作的标准依据。
南京市档案馆为配合国家档案局的测评工作于今年初开展了电子档案移交与接收的试点工作。通过试点，结合工作中发现的问题和困难，我们对如何开展好电子档案的移交与接收有了一定的认识，也多了些思考。
紫坪铺洞内混凝土衬砌工作缝、错台、突体控制标准垂直水流方向不超过3 mm，顺水流方向不超过5 mm。水布垭对放空洞混凝土质量控制措施包括：制定混凝土表面平整度控制标准，按分类要求处理混凝土蜂窝麻面，对混凝土气泡、错台、内部架空、漏水点进行处理等。
一、试点目的和试点单位选择
1.试 点的目的
随着社会信息化程度的提高，OA系统的广泛使用，特别是近年来档案信息化进程的推进和数字档案室的建设，大量的电子文件、电子档案应运而生。《电子档案移交与接收办法》规定，电子档案自形成之日起满五年就应该向同级国家档案馆移交。按此规定的年限，电子档案的移交和接收必须提上日程。但对档案馆而言，电子档案的接收完全不同于传统的接收工作，不仅是形式、流程和标准的不同，更重要的是手段和方法的不同。单靠《电子档案移交与接收办法》无法很好地完成电子档案的移交和接收，必须结合实际，提出一个科学、有效、实用的移交和接收办法。我们力图通过试点工作，为全面开展电子档案的移交与接收提供一个范本式的模型，并根据国家的相关标准和要求，对电子档案移交与接收工作的流程、方法和要求制定一个实施办法，即出台《南京市电子档案移交与接收实施办法》，以规范全市的电子档案移交与接收工作。
2.试 点单位的选择
截至2017年底，在进馆名录的一级单位中共有9家单位的档案室通过了4A以上数字档案室的评定。其中一家档案室还通过了国家档案局示范数字档案室的验收。我们从高起点、高标准的立意上选择了该档案室作为试点单位。旨在通过试点对提升全市的电子档案移交与接收工作起到促进作用，也突出其示范、标杆的作用。同时我们对9家4A以上的数字档案室进行了问卷调查，调查内容包括:电子档案类别、电子档案的文件格式、是否使用封装包、是否使用CA、与OA衔接情况和电子档案备份情况等。由于调查问卷的回收率不能令人满意，后期我们又通过电话询问和实地调研走访对未提交问卷的单位进行了调查。
二、试点工作内容及情况
1.拟 定工作草案
我们在参考了大量的文献资料后，根据对相关标准、要求的理解，特拟定了一个关于电子档案“四性”检测具体内容和方法的草案，明确工作内容和要求，据此进行电子档案的接收工作。
数字档案室要求归档的电子档案格式为PDF格式，非PDF格式文件要转换成PDF格式归档。这里我们不讨论格式转换的可行性和可靠性等问题，指定单一格式本身就不合理。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）及《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）标 准 的 要 求 ，CEB、PDF、OFD、HTML、XML等格式都是允许归档的文件格式。目前广泛使用的网络资源存档格式WARC也已成为国家标准，如《信息和文献WARC文件格式》（GB/T33994-2017）。早在2014年，美国国家档案与文件署（NARA）就更新了《永久电子文件移交格式指南》（NARA Bulletin 2014-04），以列表形式明确了NARA接收电子文件类型和格式范围，共10类约70种格式。每类电子文件的格式都明确了推荐格式、可接收格式及压缩算法。在信息技术高速发展的环境中，档案部门如不能采取开放的态度，不仅会影响档案资源的丰富和完整，还将与整个社会渐行渐远。
完整性检测，主要是对电子档案总量、目录项目完整性、电子档案完整性及电子档案封装包完整性进行检测。包括电子档案数量与预定的移交接收数据量是否一致，档案目录项目是否填写齐全，具有连续编号的数据（案卷号、件号、文号）是否有漏号现象，反映重要问题的电子档案是否包括主要修改过程和办理情况记录，电子档案内容是否齐全完整，电子档案封装包的必填元数据是否完整等。
可用性检测，主要是对目录数据可用性、电子档案内容可用性、电子档案内容软硬件环境进行检测。包括电子档案目录数据是否可以被正常访问，电子档案内容是否可以被正常打开和浏览，电子档案格式是否有利于长久保存，电子档案的内容大小是否与元数据记录的大小一致，数字化加工的电子档案内容的相关指标是否符合移交接收和长期保存的规定要求，电子档案元数据中记录的软硬件环境是否符合移交接收和长期保存的规定等。
在河湖周边区，结合平原区造林，在城市河道两侧50～100 m范围内，按照乔灌草立体配置模式，建设河滨植物过滤带，进一步过滤、净化入河水质。
其他还有关于移交载体的检测。包括了移交数据的组织结构等内容。
2.接 收电子档案
本次档案室移交的为2008—2013年永久、定期30年的电子档案。包括电子档案目录2132条、电子档案2060件（EEP包）和封装软件2件。移交方式为离线移交，移交载体为移动硬盘。
1.2.2 差异表达基因的筛选 原始数据用FastQC检测数据质量，使用Tophat进行“序列比对”，再由Cufflink系列软件分析阴性对照组和miR-1254模拟体组的DEG。其中，以倍数变化(fold change，FC)表示单个基因表达变化的倍数。以q<0.05且|log FC|≥1考虑差异有统计学意义。
南京市审计局自2008年起通过OA系统形成电子文件，并根据本单位的“归档范围和保管期限表”对电子文件进行了归档，形成了电子档案。档案室2013年起启用了根据江苏省地方标准《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB32/T1893-2011）制作的封装包（EEP）。2016年根据《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）标准重新制作了封装包，且部分文件进行了CA认证。现使用的档案管理模块是嵌入本单位的OA系统，由本单位自主研发，真正意义上实现了无缝连接。
三、存在的问题与困难
南京市审计局的档案工作多年来一直处于全市机关档案工作的前列。档案管理基本做到了有制度可循，有流程可控。在全市率先创建了5A数字档案室，并于2017年通过国家档案局的示范数字档案室的验收。良好的工作基础为我们开展电子档案的移交与接收创造了很好的条件，也可以说试点单位的选择具备了示范性和参考性。
我们根据“电子档案‘四性’检测方法（草稿）”的要求，对移交的电子档案逐项进行了检测。（下列的问题仅限于本次试点工作）
当前，思想政治教育工作的主要矛盾已经变为学生需求的多样化和有效供给不足之间的矛盾，大学生思想政治教育亟需“供给侧改革”和“新旧动能转换”，深入系统开展专业教师与思政老师思想政治教育协同创新、协同育人工程机不可失、势在必行。
1.档 案移交中的问题
（1）电子档案目录不规范。“日期”项中填写的为封装日期而非文件形成日期；“密级”项中虽标识了文件密级情况，但限制和内部使用文件均只在“备注”项中标识；目录字段中缺少“文件大小”项。
（2）目录数量与文件数量不一致。移交目录2132条，减去71件涉密、限制和内部使用文件，应收EEP文件2061件，但实收数量为2060件，缺少1件（重复一次后仍缺少件），说明系统导出有缺失。需要说明的是，这里的文件数量实际是EEP的数量，而每个EEP内还包括了从起草到正本的过程文件，数量是定稿和正本的几倍。仅以此次移交为例，目录是2132条，而文件总数却是12081件。
安全性检测，主要是对目录数据安全性、电子档案病毒及软件系统安全性进行检测。包括目录数据著录项目中的密级和控制标识是否规范，电子档案是否感染病毒，系统是否有隐含的安全漏洞等，确保电子档案利用安全；防止电子档案被删除、更改。
（3）部分文件缺少数字签名。因我馆于2017年11月进行网络改造，造成两端不通，现无法进行CA认证。
因为是连续运动，着陆过程还会继续，但碰撞时间已经记录下来，做分析处理，将本文的改进算法与一般碰撞检测算法进行对比，可得到如下的检测效果，如表2：
（4）部分原文打不开。造成此问题的原因是原发（收）文即为PDF格式文件，系统进行批量数据格式转换存在缺陷。
（5）在文件的命名上有不妥之处。收文（CEB格式）命名为“定稿”，转换格式后的文件（PDF格式）命名为“正文”，这个命名方法不符合文书学中稿本定义的规则，有待商榷。
（6）压缩文件不醒目。有压缩文件4件，因在封装包内，一时难以发现。
生态清洁小流域建设是统筹水利、市政、环保、林业、交通、国土等多部门的综合性公益事业，是跨水利工程、环境科学、农学、林学、生态学等多学科的艰巨任务。强化部门联动工作机制、推动宏观与微观领域科学研究，是落实和发展生态清洁小流域建设的必备条件，也将不断推动北运河流域水土资源的可持续利用、经济社会的可持续发展和生态环境的可持续维护。
需要说明的是，（4）（5）问题的出现都是因为数字档案室要求归档文件必须为PDF格式而导致的。
（7）档号的命名需修改。新的《归档文件整理规则》的档号命名方法应从2017年起，而本次移交的电子档案的档号命名已经通过系统重新统一更改。
2.档 案接收中的困难
（1）检测自动化水平低。因无检测软件，所有检测项目全靠人工分步、分项进行，检测质量很难保证。同时检测效率低下，如遇大批量电子档案移交，将无法应付。
（2）有些检测项目无法界定和落实。例如杀毒的问题，不同的软件针对不同的病毒，且病毒也是不断地变化形式。我们不可能用一个软件杀尽所有的病毒，因此就无法界定是否有病毒。
（3）封装包的问题。本次进馆共移交了两个版本的封装包。2013年起启用了根据江苏省地方标准《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》（DB32/T1893-2011）制作的封装包（EEP）。2016年根据《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）标准重新制作了封装包，且2016年版的封装软件不能兼容2013年版的封装软件。但在具体的电子档案封装检测时却不能完全对应封装包研发年度。在2008年到2013年的封装档案中既有2013年研发的封装包文件，也有2016年研发的封装包文件。因此，在检测中如果遇到文件打不开的情况，就必须要分别用两个不同的封装软件进行试用。本次移交的2016年版的封装软件不能兼容2013年版。
（4）关于“四性”检测的问题。我们拟定的“四性”检测方案只是对“四性”的初步认识，一定会有不足之处。但“四性”测什么？如何测？也一直是困扰档案界的问题。国家档案局近期颁布了《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018），为我们更好地开展电子档案的“四性”检测工作提供了依据。
本次移交的电子档案是包括元数据的。在元数据问题上我们没有过多的纠结，因为目前实施的归档电子文件目录的著录项基本包含了《文书类电子元数据方案》中的关键元数据。但我们必须注意到2016年颁布的《党政机关电子公文元数据规范》（GB/T33480-2016)中的关键元数据仅有18个，且与《文书类电子元数据方案》的关键元数据存在一定的差异。下一步如何调整与统一非常重要，否则就失去了元数据的本来意义。也有研究人员发现，元数据在迁移过程中有损失，特别是在两个不同系统间的转移时甚至有丢失的情况，这个问题应该引起我们的重视。
四、存在问题的原因分析
液相－电感耦合等离子体质谱联用仪 （美国安捷伦公司）；超纯水仪MILLI－Q （美国Millipore公司）；亚砷酸根分析标准溶液（GBW08666），浓度为1.011±0.016 μmol／g；砷酸根标准溶液（GBW08666），浓度为 0.233±0.005 μmol／g；乙二胺四乙酸二钠。
1.电 子档案类别单一
本次接收的电子档案来源于数字档案室，因此必定会受到数字档案室的局限。本次接收的电子档案是通过OA管理系统导出，主要是收文和发文，没有公务邮件，也没有网络资源的归档。接收的电子档案不包括数码照片和业务档案。我们分析是由于系统建设时没有考虑到或无可参考的标准规范。如《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）和《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63-2017）等标准颁布滞后，一旦系统研发基本完成，很难作大的修改和补充。
四十年的农村改革历史进程，按照市场化推进逻辑及我国经济体制改革四个重要转型时间节点，即1978、1992、2002、2012年，也可以分为四个发展阶段。
问卷调查的“档案类别”项也同样反映出此问题，归档类别简单，绝大部分为公文，照片、影像少许，网页、邮件为零，仅有一家填写了有业务档案。
2.电 子档案格式问题
准确性检测，主要是对目录信息准确性、目录和电子档案内容关联准确性、电子档案内容准确性及电子档案封装包准确性进行检测。包括电子档案目录信息是否符合档案著录规则要求的类型、长度、格式和值域，目录信息内容是否合理；电子档案内容与目录信息是否关联，电子档案元数据和目录信息标注是否一致；数字签名和电子印章的档案内容的有效性；电子档案封装包的有效性等。
针对以上问题，结合对数字档案室的问卷调查和对部分数字档案室的调研，我们对一些问题进行了分析，有了一些新认识。
问卷调查的“文件格式”项的情况要比试点单位多些，有CEB、PDF和XML等。
3.元 数据问题
目前，我国相继出台新能源的管理政策，采用创新的服务模式，明确系统的评审职责，对新能源管理给予了政策支持和保护。但是，在实际管理过程中，并没有明确各个环节的职责，导致工程项目漏洞百出，一旦出现问题找不到出错的环节，也无法找到责任人，进而出现推诿的现象，严重影响后续工作的顺利进行。
4.CA的问题
本次移交因特殊原因此项没有进行。我们以为，有关CA的问题必须从OA或公文系统源头上解决，单靠一个数字档案室不可能解决电子公文管理方面的所有问题。CA认证要具备一些条件和环境，除此之外，还涉及移出方、接收方和第三方，其中一方有变化就无法进行认证。
5.封 装的问题
这里的封装不单指封装包版本的问题，还包括封装在哪个阶段进行，封装哪些文件等。关于封装包的利用问题，我们在调研中也听到了不同的声音。问卷调查显示仅有一个单位实施了封装。
对于检测电压信号，若其伏秒特性包围的面积太小，则由数字滤波器将其滤除。综合考虑高速电气化铁路过电压的伏秒特性，数字滤波器把持续时间小于100 μs且幅值不超过29 kV的脉冲过滤去除。阻抗匹配电路的作用是对接收天线的输入、输出阻抗进行匹配，避免接收天线中的极化波被多次反射而衰减。该检测电路设计的天线的输入阻抗约为75 Ω，阻抗匹配是由可调电阻和可调电容构成的一个复合网络，通过该网络可不断地调节输出阻抗，当输出阻抗与天线的输入阻抗共轭时，则检测电路具有最佳的输出特性。阻抗匹配电路也决定着整个检测电路的频率特性，本检测电路高频特性良好，能够较好地跟踪高频测量信号。
（1）封装时间。是在年度归档时完成封装，还是在档案移交进馆时进行封装各有利弊。封装的目的是防篡改，根据文件的生命周期理论，档案在档案室保管阶段的利用率是最高的。在档案室保管阶段，封装了的文件体量在利用过程中会越来越大，而大部分数据会变成冗余数据。一般档案室的电子档案利用都是在系统中通过申请、审批、批准后方能使用。且会根据设置的权限，只能浏览或下载，要通过系统去篡改是很难的。所以，绝大部分档案室没有采用归档就封装的方法。
（2）封装内容。是封装所有（从文件起草至正本）文件，还是仅封装定稿和正本？对应纸质档案的归档要求，我们认为仅封装定稿和正本就可以。我们也分析了封装所有文件的情况，有相当一部分的文件为无重大修改、指示的过程文件，且在系统中操作人员用代码替代的情况非常普遍。若干年后要查找代码对应的人员名单难度也会不小，故全部封装的意义不大。
（3）封装软件。一般封装软件是由各单位委托科技公司研发的。科技公司不仅要根据各单位的OA情况、基于一个操作系统定制软件，还会因标准规范的更迭，更新版本或打补丁包。当新版本兼容老版本时，只要新版本即可；但若新版本不兼容老版本时，问题就很多了。要在两个版本间交替使用，无形中增加了工作量，还会造成判断失误，同时会因操作系统的原因，影响封装软件的使用。并且，若每个进馆单位都要移交封装软件，那么档案馆仅单一用途的软件就要保留若干个，后续很难维护。虽说封装软件是基于XML开发的，但要在系统中利用一个封装软件去浏览所有移交的封装文件，还存在很多的问题和不便。
五、对策思考
电子档案的移交与接收工作是我们即将面临的一项新工作。古人云“工欲善其事，必先利其器”，根据全市的情况，结合本次试点，我们建议当下要抓紧做好两件事情。
与轻质薄板相比，ALC板、AS装配式墙板的保温、隔热、防火性能较好。对比ALC板与AS装配式墙板，ALC板更多地是替代了传统建筑维护墙体，其缺点是强度低和本身不具备装饰性。AS装配式墙板的各项性能均非常优越，外墙板为混凝土清水色饰面，质感厚重大气，可作为墙体和外饰面使用，不需要做额外的外装饰。由于AS墙板安装方便，施工周期短和防水防火性能优越，也可用于露天防火墙和围墙。AS墙板全干作业且施工安装效率高，耐久性强，维护成本低，更符合装配式变电站的发展趋势。
一是编制并出台《南京市电子档案移交与接收实施办法》。以国家档案局的《电子档案移交与接收办法》为依据，细化条款，力求做到科学、合理、可操作、可实施。在《实施办法》中要明确移交电子档案的基本要求、基本流程、类型与格式、“四性”检查要求等。
二是开发“电子档案移交与接收”模块。在现有的文档一体化系统中增加“电子档案移交与接收”模块，实现电子档案的在线移交。“电子档案移交与接收”模块要具有“四性”检测功能、CA认证功能，并提供统一的封装软件。提供统一的封装软件非常重要，它不仅有利于电子档案的永久有效保存，更有利于档案馆的档案利用。
互联网、大数据、人工智能等信息技术对档案工作产生了极其深刻的影响，极大地改变了档案工作的内容、方法和手段，档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管理档案实体到管理电子数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到互联网共享的变革过程。需要加快推进档案工作的转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。我们通过试点，结合工作实践提出了一点认识与建议，目的是希望大家重视，能有更多的人参与讨论，进一步做好档案馆电子档案的移交与接收工作。
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