哈尔滨市档案局（馆）黑龙江 哈尔滨 150000
摘要：新一代信息技术的发展重构了物联网、云计算、大数据等信息技术的新形态，改变了人们的生产、生活和工作方式，电子信息化档案管理也开始进入了一个新时代。档案管理面临着全新的机遇和挑战，传统的档案管理模式已经很难适应现代大量的数据和信息，档案工作人员的业务能力也有待提升，因此，只有不断强化档案管理工作的创新思路，制定全新的管理理念，革新档案服务手段，才能够与时俱进，真正适应大数据时代的到来。本文就档案管理的现状和存在的问题及创新策略进行了简单的分析。
关键词：档案管理；创新；信息化
前言：档案管理工作，是单位内部与档案相关的管理内容，包括文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、实物档案管理等。对于任何一家企业或单位而言，有效的档案管理工作能够提升企业的日常管理工作效果，为单位各项工作的顺利开展奠定良好的基础。档案管理工作作为单位日常管理工作中的重要组成部分，其重要性不言而喻。借助新一代信息技术，实现档案的信息化，建构档案信息化管理体系，将全面提升档案管理效果及利用效能。因此，单位的档案管理者需要采取措施，对档案管理方式进行创新和改革，确保档案管理工作顺利进行。
1档案管理存在的问题
1.1档案收集工作效率低
档案收集是档案工作的前提，收集可以使零散的资料集中化，分散的结构系统化、规范化、科学化。档案收集工作的标准是收集的档案足够齐全，具有参考价值。目前，很多单位的档案收集工作是由档案室工作人员在年初将上一年度下发的收文、单位内部发文、合同资料等分别收集，经过多次筛选，将这些文件分类以件装订保存，并按照一定的要求统一地将其排列整合在一起，完善档案类目编排和存放的工作。但是由于档案收集时涉及的相关部门多，很难保证每个部门资料的完整程度，收集时很难做到统一规范。容易出现档案资料收集的不完善，从而加大了资料收集管理的难度。按照国家档案局关于文件材料归档的规定，归档的文件材料必须齐全完整，文件材料按其内容的关联性合并整理、立卷，归档文件材料的整理必须保持文件材料之间历史的有机联系，做到分类正确，组卷合理。科室业务部门的文件、资料、报表及其它上报材料，由科室指定专人收集，各项管理工作中形成的文件材料，上级来文以及平行机关来文，运转完后，应当立卷归档的材料由单位的党、政文书或者业务机构收集齐全，并进行整理立卷，定期向本单位档案机构或者档案工作人员集中管理、移交，这样更能保证档案的完整性，也更能充分发挥档案的利用价值。但文件档案的种类多、数量多，人工收集整理的效率完全不能满足现代企业的需要。
1.2缺乏专业的档案管理人才
网络和信息技术快速发展极大地改变了档案工作的内容、方法和手段，档案工作正在经历从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化操作，从档案资源分散利用到共享集成利用的变革过程。档案管理工作需要有专业的、有经验的人来进行管理，因为档案管理并不是一件简单的工作，需要管理人员具备系统的管理知识。但是在实际工作中学习档案管理的人员少，在有些单位中，档案管理人员本身就不是档案专业人员，在档案管理中专业水平比较差，工作之前也没有进行相应的培训教育。这些情况的存在导致工作人员在实际工作中效果不佳，无法发挥档案管理真正价值。再加上相对于其他行业，档案管理人员的流动性比较大，专业熟练的老员工少，业务不熟练的新员工比较多，导致档案管理的专业人才严重缺乏，所以单位应该加强对管理人员进行专业培训以提升档案管理整体素质水平。
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2档案管理的创新策略
2.1顺应大数据发展，建立健全档案管理制度
数据时代的到来，社会资源变的日益信息化，各企业单位也产生了大量的电子文件和纸质文件，档案管理的难度和复杂程度也逐步增大，这就需要顺应大数据的发展趋势，不断优化信息管理手段。有了健全档案管理制度，才能保证档案工作规范化的实施和开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。具体来说就是：
首先，将档案管理制度正式纳入本单位管理制度。明确管理档案的部门或人员，制定合理的档案工作规划，从单位发展的具体实际出发，制定完善的档案服务模式，从宏观的角度规划档案管理每个步骤的具体方案。其次，建立关于档案管理的专门网站。在大数据发展的背景下，档案电子化的趋势越来越强，这就有必要建立一个与单位档案管理相关的网站。一方面可以为员工提供档案的查询，另一方面也可以及时发布关于最新档案管理的要求。这样让员工能够随时对自己的档案进行填报和修改，真正实现单位档案管理工作的高效性，更好地实现社会资源的共享。最后，对单位的档案进行电子化的数字处理。信息化时代的到来，档案电子化的趋势加强，传统的纸质版档案已经无法适应新形势的发展，这就需要建立相关的档案数字化网络，要相对档案进行电子化整理，整理之后进行系统的存储，通过建立电子内容网，对电子文档进行有效的控制，并且可以对电子档案数据进行随时处理。同时，单位管理者需要提高对档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入单位年度发展计划中，并划拨专项经费，明确档案管理工作人员的各项职责，严格落实单位内部档案管理制度。
2.2加强业务培训，提升档案管理人员能力
档案管理人员作为人力资源的重要组成部分，其素质水平不仅直接关系到档案管理的工作质量，还关系到企业或单位的整体工作效果。档案管理工作看似简单，实则比较复杂，对管理人员的素质要求较高，为了确保档案管理工作质量，管理者需要提升档案管理人员的素质。首先，应该针对档案管理工作的特点以及岗位实际要求，组织档案管理人员参加业务培训和专业知识培训。档案业务培训是档案工作的重要基础，档案人员的专业能力直接影响档案工作效益。只有提升档案人员的专业能力，才能为档案工作提供更高效、更优质的服务。只有不断的完善自我，更新知识，才能使档案管理人员从理论到实践都有得到提升。
同时，还可以组织档案管理人员前往其他单位进行参观学习，积极引进其他单位优秀的做法，以完善自身工作的不足。此外，档案管理人员还需要树立起强烈的学习观念，积极学习有效的管理办法，提升专业知识水平，掌握最新的计算机设备的应用，灵活运用办公自动化系统，让档案管理工作能够在企业或单位发展过程中发挥重大作用。档案队伍建设是一项复杂的系统工程，决非“一蹴而就”的简单过程，是队伍的思想理念、业务素质、综合技能的高度统一，涉及政策环境、业务培训、绩效考核、文化建设等方方面面，只有实现档案队伍建设的制度化、规范化、系统化，才能充分体现档案工作专业化的价值。
结语：档案管理在企业和单位的日常管理工作中，起到了非常重要的作用，是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的一项极其重要的工作。档案管理工作效果会直接影响企业及单位行政、生产技术、经营管理等工作的质量。对此，应采用有效的措施改善其档案管理现状，并且仔细分析问题出现的原因，然后从健全档案管理制度，提升档案管理人员的专业素质，充分利用好档案资源，建立档案网上管理系统等方面着手进行管理的改革和创新，只有在实际工作中不断的探索和创新，才能顺应时代发展的要求，使档案管理工作能够助力企业的可持续发展，让档案的价值得到充分的发挥。
参考文献：[1]张晓灵.浅谈单位档案管理[J].中国井矿盐，2018,49（05）:41-43.
[2]杨旭中.信息化视域下的高校档案管理创新[J].山西档案，2018,06:47-49.
论文作者:郝静
论文发表刊物:《科技新时代》2018年11期
论文发表时间:2019/1/10
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