天津市勘察院 天津 300191
摘要：我国信息化发展迅猛，企业传统的档案管理方法已经越来越不适应社会的发展，而利用电子信息化手段，把以前年份的档案都存储为电子资源，供对象查询和阅读，其包含范围广，传播速度快，保存时间长，相对安全和稳定。既提升了档案管理的工作效率，又能实现企业的可持续发展。因此，档案信息化在企业管理工作中的作用和能带来的核心价值体现，成为了众多学者研究的重要问题。
关键词：现代企业；档案管理；信息化建设
1企业档案信息化分类及内容特点
1.1运用信息技术对生活经营活动中产生的档案进行存储
数字化档案管理系统通过对现有资源的对接和其他业务的整合，对档案信息实时归档，完成档案从收集整理到归档再到分析利用的一体化服务。从自动化办公软件、财务管理系统及一系列生产制造过程中产生的档案中提供数据，使用户查询更加高效直观。在企业发展过程中，信息技术、数据库和网络技术的应用较为广泛，更多的收集和管理企业的各种数据和数据流程，在企业档案管理中应用以后，极大地提升了企业的办事效率，为企业日后资料的查询也提供了很大的方便，达到了企业内的信息共享和有效利用，提高企业的市场竞争力。然而先进的档案管理手段和方法必然依附在先进的信息技术的理念，这是档案现代管理理念的创新，这一创新被企业加以利用和改造，使企业的价值日益增长。
1.2运用信息系统在人员管理上建立人力资源档案
在员工入职之初，企业就建立好新员工的电子档案信息平台，运用不同的检索方式便于日后查询员工相关信息，包括及时更新数据库后能查到相关奖惩和人事变动。如发现有遗漏的信息方便及时补充，保证档案资料的完整性，形成一套健全的人力资源档案体系。档案信息化实现了档案信息资源的动态性，规避掉了传统纸张管理的不易保管和工作繁重的问题，使人事档案管理工作的效率大大提升。对于不同部门的人力资源档案严格分类，保证员工工作中的权责分明，在此基础上强调企业的整体性，不管是各部门各层级的员工都要互相协作，增强员工的积极性和凝聚力。
1.3运用电子档案信息资源加强企业文化建设
档案作为企业的历史积淀带有很大程度的文化属性，实现企业档案信息化，从内部看，使员工更好地了解自己所在企业的深厚底蕴以及经验发展，从而强化自身职业归属感，认同企业价值。同时，员工的这种企业认同感也能更好地投身于企业活动中，为企业创造更多的利润和价值，更加提升了企业文化价值理念。从外部看，通过网络平台和一些开放性的档案，使用户能更多地了解企业文化、认同企业文化、对企业品牌或产品产生依赖感、增加用户“黏性”，从而保证企业稳定发展。
2现代企业档案管理信息化建设对策
2.1树立企业档案信息化观念
企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。
2.2加强对企业档案信息化的规划和指导
为了更好地促进企业档案信息化建设的水平，在今后的企业档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业档案管理条例的指导下，不断的在企业档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业档案管理信息化建设指明方向。在进行具体的规划与指导的过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后企业档案管理信息化发展提供方向层面的指导。
2.3建立健全企业档案信息化法律规章与标准
企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上，一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断地按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度的提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。
2.4重视企业档案信息化人才建设
目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极的与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。总之，在今后的现代企业档案管理信息化建设过程当中，应该不断地从观念层面、科学规划方面、法律规章与标准制定方面以及人才建设方面进行系统的改进与提升，只有这样，今后的现代企业档案管理信息化建设才会不断的朝向科学化方向发展。
2.5提高档案信息化水平和档案信息系统的利用率
目前很多企业对档案信息化建设重视程度不够，档案信息系统建设不完善，利用程度较低。通过档案信息化建设，企业可以通过历史数据，优化运营流程中的各环节，控制成本，减少损失。完善档案信息化建设，要完善企业网络平台硬件，应用网间互联、路由、网络交换、网络管理、数据库技术、防火墙以及虚拟专用网等技术，同时包容现有网络应用支撑系统，支持上层应用软件的运行，建立起先进、安全、可靠、稳定、开放的网络应用平台，尤其是对网络安全的重视，更是对企业档案资源和核心价值的保护。
结论
对于企业发展而言，档案信息化建设工作的开展为企业的发展提供了新鲜血液和不竭的发展动力，档案信息化管理已经成为了目前信息化时代背景下企业必须要关心且关注的重要内容。一个企业想要更好地发展就必须要做好信息化建设工作，才能够保证企业自身具有充足的竞争力，才能够紧随时代发展的步伐，只有提高企业档案管理的工作效率、提高企业档案资源的利用率才能够促进企业管理决策水平和能力的提升。
参考文献：
［1］李新霞．论新形势下企业档案信息建设［J］．机电兵船档案，2015（4）：23-25.
［2］张伊欣．工程公司档案管理的信息化应用研究［J］．机电产品开发与创新，2015，28（6）：143－145.
论文作者:高莉
论文发表刊物:《防护工程》2018年第22期
论文发表时间:2018/11/28
标签：企业论文; 档案论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 员工论文; 现代企业论文; 水平论文; 《防护工程》2018年第22期论文;