进口物资采购审计的几个关键控制点，本文主要内容关键词为：几个论文,物资采购论文,关键论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、供应商选择审计 进口物资的供应商一般分为两类，一类是直接从国外生产厂家采购，一类是通过国外生产厂在国内的代理商采购。一般情况下，多数大型企业会建立物资采购供应商名录作为采购的内控手段之一，采购实施时首先从该名录中选择对应供应商，超出名录外的采购应履行相应的审批手续。实施审计时，除了要审查供应商名录、供应商选择与管理的制度建立和执行情况外，还应重点关注以下特殊问题：一是对于直接从原厂采购的供应商，由于采购物资的特殊性，往往很难再找到该类产品的第二家供货商，因此表面上看采购活动未经过任何选择和对比就确定了供应商，若按传统的“货比三家”的标准来审查供应商选择，此环节肯定存在问题。对于此种情况，建议重点审查该供应商的历史供货情况。如果之前本单位有过历史采购经历，或对于集团内其他兄弟单位有过供货经历，可审查历史采购文件中是否有对该供应商的“仅此一家”、“独家供货渠道”之类的细节描述，并结合其产品是否为市场上的特殊商品来综合判断其选择理由的充分性。二是对于从国外生产厂在国内的代理商进行采购，此时也分两种情况：一种情况是该生产厂在国内仅有一家代理商，即独家代理，那么此时审计的关注点与上面第一种情况类似，需要结合以往采购经历和产品类别综合判断；另一种情况是该生产厂在国内存在两家以上的代理商，此时应重点审计供应商选择过程中是否执行了有关比价、商务谈判等环节，在谈判和比价材料齐备的基础上，对于直接选择其中一家代理商而未对其他代理商进行说明的情况，应考虑几种可能性：一是由于任务急需的产品有现货，此时直接选择现货供应商符合企业的实际利益，但需对相关材料进行鉴证判别；二是为了保持渠道的多样性，在多次通过其中一家代理商采购后，选择另一家代理商采购以平衡渠道内的竞争关系，利于企业议价和供货渠道的持续性，此时也需通过历史采购经历的相关文件进行证明；除了以上两种可能，如果不能提供其他证明材料而直接从多家代理商直接选择一家，可在实施面谈和调查等工作的基础上，综合考虑采购行为中是否涉及舞弊和违规问题，如采购人员与供应商存在利益关系、采购存在回扣返点等多种违规违法的可能，也要考虑是否存在上级领导直接“指定”供应商实施采购的问题。 二、采购比价审计 传统的物资采购价格审计一般会关注询价报价的过程记录、采购价格的合理性、真实性，是否符合市场公允价值，是否存在价格虚高等。对于进口物资采购价格的审计来说，在审查上述内容的同时，还需要关注一些特殊的细节问题。一般情况下，由于很多进口物资难以在市面上找到其参考价格，此时历史购买价格就成了实施采购价格的重要参考依据，笔者认为，对于进口物资采购价格的审计应首先审查该类物资的历史采购价格数据库，重点审查历史价格的形成机制和变化趋势，在此基础上，可明确各类物资的基本价格区间，才能对后续审计实际采购价格的合理性、合规性发表相对科学和客观的意见。在审查询价与报价记录方面，由于进口物资的特殊性，其价格因素受到国际形势、市场变化、渠道制约、经济形势等多方面因素的影响，往往具有很大的不确定性，审计过程中在与历史采购价格进行对比分析时可能会发现价格涨幅较大，此时应考虑以下情况：一是由于采购最低起订量等数量原因造成的阶梯式价格涨幅，此时可重点关注数量与价格的匹配关系；二是由于采购渠道受限、厂家原材料价格上涨等外部不可控因素带来的价格上涨，此时应审查相关的证明材料，如生产厂对因国际形势紧张造成渠道受限后供货运输成本增加导致价格上涨的有关说明；三是由于部分物资的质量等级要求提升，导致其原始成本增加而价格上涨，例如，引进元器件采购时，如将质量等级由军用或民用级别提升为宇航级，或附加大量质量等级证明的测试试验，都将导致其价格大幅上涨，此时应重点审查元器件附带的测试项目价格、质量等级说明等材料。除上述情况外，进口物资采购经查涉及“定制”类产品，此类产品每次采购时具体型号和规格都与之前不同，但审计仍应从历史价格入手，即使在历史价格数据库中没有完全一致的产品，但一般情况下会有同类别或同系列的产品，其价格区间也具有一定的参考价值，然后再结合任务需求等其他证明材料来综合判断其价格的合理性、合规性。此外，对于最终采购价格的确定，其谈判议价过程的审计也必不可少，除常规的现场议价谈判记录的真实性、合规性审计外，进口物资采购有时会采用传真议价、电话议价等方式进行询价比价，此时应对过程中产生的相关文件记录进行审查，以明确最终采购价格的确定是否合规。 三、采购合同审计 传统的物资采购合同审计一般涉及对合同审批程序、合同文本内容、合同签署、合同付款与验收等环节的审查。进口物资采购审计在审查上述环节时，除了采用常规的审查模式和方法，还应结合进口物资采购的特点对部分关键环节进行有针对性的重点审查，主要包括以下方面：一是注意进口物资采购合同文本的特殊性。由于进口物资采购一般会涉及国际贸易行为，如需求方作为最终用户通过外贸代理公司采购并与国外厂家签署三方外贸合同的模式，其合同文本内容与国内传统物资采购合同有明显的不同，审计人员需要重点关注涉及违约条款、索赔、争议处置方式等内容。例如，某采购合同文本中提及“如卖方未能按照合同规定准时交货，除本合同第10条款规定的不可抗力因素之外，买方应同意卖方延期交货，但卖方需支付一定的罚金，其罚金会从应付货款中抵扣。但罚款金额不能超过合同货款总值的5%。罚款率为每7天合同货款总值的0.5%，少于7天按7天计算。如果卖方交货期比合同规定时间延迟超过了10周，买方有权撤销合同，卖方需退还全部预付款”，“本合同中提到的贸易条款受国际商会提供的贸易条款和国际法所约束。”审计人员在审查此类条款时，需要关注合同条款中是否存在责权利不对等或存在重大法律风险的可能，由于进口物资采购渠道的特殊性，其供应商经常是该类采购产品的唯一供货商，此时为了保护渠道并维护买卖双方关系，往往对卖方的延期交货难以实施合同中约定的罚则。笔者在开展此类采购合同的验收执行情况审计时发现，一般情况下买方不会对延迟交货的卖方实施任何处罚行为，而若买方未及时付款则会由卖方按违约条款或国际贸易有关法规实施处罚，合同条款在操作执行层面存在明显的不对等且存在较大法律风险，因此审计人员在审查此类合同文本时应重点关注其违约条款的实际可执行性和权责利对等情况，并对存在诸如法律风险的问题给予改进建议。二是重点关注采购合同与原采购方案的一致性。由于传统的国内物资采购对象多为一般市场上的通用产品，其采购过程相对简单，从需求分析到采购执行的周期短，一般情况下采购需求和采购方案与最终合同的一致性较好；而进口物资的采购环节相对复杂，且由于采购渠道和采购产品的特殊性以及采购周期长等各方面原因，往往采购需求、采购方案和最终的采购合同可能无法保持一致，比如，计划采购的元器件数量低于采购起订量，导致最终采购合同的采购数量和采购金额增加，或由于上文中提到的采购周期内产品价格上调，也会导致最终合同的采购金额与最初采购方案不一致，此时审计人员需要查证相关的起订量证明和涨价说明文件，并审查方案变更后带来的合同变更审批程序的完整性，以排除采购人员擅自篡改原始采购方案的可能。 四、其他重点审计内容 上面提到进口物资采购审计需要关注的三个重点审查环节，除此以外，采购流程中还包括采购验收与付款等内容的审计，审计检查的内容主要是程序的完整性、合规性。对于进口物资采购的验收付款环节的审查与常规国内物资采购审计的重点内容基本一致，在此不再赘述。对于进口物资采购的审计重点，建议关注以下两方面内容：一是在依据文件开展合规性审计的基础上，要关注单位在进口物资采购领域制度体系建设的全面性和完整性。由于进口物资采购涉及需求分析、询价比价、商务谈判、供应商选择、合同审签、付款与验收等多个环节，一般情况下单位对每个环节均应建立明确的制度和规范作为操作依据，特别是对于询价比价、供应商选择、合同审批与签署等环节，必须明确具体的流程、权限和责任，以规避重点操作环节“无法可依”的管理漏洞。二是要关注采购实施部门的内部管控情况，特别是人员岗位设置和岗位轮换情况。由于进口物资采购的特殊性，采购人员往往长期负责某个领域的采购实施工作，且存在从需求分析到询价比价、再到供应商选择和采购实施全流程一人负责的“一肩挑”模式，在单位制度体系没有对岗位轮换调整进行规定和约束的情况下，存在较大的舞弊风险，也不符合财政部等五部委联合下发的《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引》中明确的不相容岗位设置与轮岗的相关要求，因此审计人员在审查时，要统筹结合单位制度体系和上级机关以及国家法规的相关要求，按照《国际内部审计专业实务框架》等行业要求，揭示单位在进口物资采购领域的有关内部控制风险，并提出改进意见和建议，帮助被审计单位逐步完善内部控制体系建设，有效发挥审计工作对单位的建设性作用。标签：物资采购论文; 采购合同论文; 供应商关系管理论文; 合同管理论文; 采购流程论文; 审计计划论文; 审计质量论文; 审计方法论文; 审计流程论文; 供应商论文;